אימייל: זה מוצא את דרכו לכל פינה בחיינו. דוא"ל אישי. אימייל לעבודה. דוא"ל לבית הספר. דוא"ל אישי שני (לספאם). עולם העסקים הוא מנהל הדואר האלקטרוני הבולט, המפיק יותר מ -108 מיליארד מיילים ביום.
כאשר דוא"ל שולט בשיחות שלך בכל תחומי החיים שלך - במיוחד החיים המקצועיים שלך - אתה תשלח המון בקשות מדי יום. מלבקש ממישהו בחשבונאות לנהל דוח לפנייך עם מישהו אחר בעיצוב גרפי שיעזור לך לעצב הצעה, אתה בטח שולח הרבה הודעות דוא"ל המבקשות טובות הנאה.
אך כאשר בקשתך אינה נפרדת, זה הופך להיות קל מדי עבור הנמען להתעלם מההודעה שלך עד שהיא נעלמת לשכחה של תיבת הדואר הנכנס - או גרוע מכך, למחוק אותה לחלוטין.
אז כשצריך טובה, איך כותבים דוא"ל שיקבל תגובה? התשובה הקצרה היא: בזהירות. להלן מספר עצות שיעזרו לכם לעצב מסר שלמעשה יקבל את תשומת ליבו של הקורא שלכם - ואת התגובה הדרושה לכם.
השתמש בשורת הנושא לטובתך
דברים ראשונים ראשונים: שורת הנושא נמצאת שם מסיבה כלשהי. השתמש בו כדי ליידע את הנמען בבירור מדוע הוספת רק דוא"ל נוסף לתיבת הדואר הנכנס שלו, ותעלה מיד את הסיכוי שהוא או היא יפתחו אותו בפועל.
שורת נושא מעורפלת (כמו "יש שאלה") אינה מועילה ויכולה להיות מעצבנת - ואתה לא רוצה שמישהו יפתח את הדוא"ל שלך במצב רגזני כשאתה זקוק למשהו. במקום זאת, כבד את זמנו של הנמען, והודיע לו או לה לדעת ספציפית מדוע שלחת את התקשורת. לדוגמה: "זקוק לבדיקה שלך: התאמות לחוברת התוכנית."
זקוק לעזרה מסוימת בכתיבת שורת נושא מעולה? עיין בטיפים האלה.
ברך את הקורא לפני שתבקש
לעתים קרובות אני מקבל הודעות דוא"ל מסטודנטים שמיד מתחילים לבקשה, דרישה או שאלה מבלי לטרוח לומר קודם "בוקר טוב" או אפילו בפשטות, "היי." אתה (אני מקווה) לא תתפרסם במשרד של מישהו ותתחיל לקשקש דורש, אז אל תעשו זאת באמצעות דואר אלקטרוני.
אתה לא צריך לשגר לסביבת ארוחות נעימות ארוכות, אבל לא מזיק לזרוק משהו אישי לפני שאתה מתחיל לבקשתך: "הי רנדי! איך היה ה- 10K בסוף השבוע? חשבתי עליך בשבת ושלחתי ויברציות טובות בדרך שלך. "או, " בוקר טוב, יעקב. איך היה סוף השבוע שלך? זה היה מזג אוויר גינתי נהדר - אני מקווה שהצלחת להפיק את המרב! "
ברכות אלה הן קצרות ופשוטות, אך הן מפגינות רמה נחמדה של עניין אמיתי אצל המקבלים. זוכר מה אמרתי קודם על כך שלא רצית שהקורא שלך ירגיז בעת פתיחת הדוא"ל שלך? קשה להרגיש מעצבנים עם מישהו שמעיר תגובה או שואל שאלה לגבי משהו שחשוב לך. המקבל שלך הוא, ככלות הכל, אדם עם רגשות ואינטרסים מחוץ למשרד. לפעמים הדרך הטובה ביותר להתחבר לאדם ולקבל אותו או אותה על סיפונה עם משהו היא להיות נחמד.
זכור את מה שלמדת בשיעור אנגלית
אם בקשתך דחופה, זה יכול להיות מפתה לפטר דוא"ל ממהר עם קיצורים דמויי טקסט, משפטים שנכתבו בחופזה ופסקאות שוטפות נטולות כל פיסוק משמעותי. אם אתה מוצא את עצמך במצב זה, עצור. קח נשימה עמוקה. כשמבקשים עזרה, הדבר האחרון שאתה רוצה לעשות הוא להקשות על מישהו להבין את בקשתך. אם הנמען שלך לא יכול להבין את הדוא"ל שלך, אתה פשוט פגע בסיכויים שלך לקבל את העזרה הדרושה לך.
לדוגמא, פיסקה מטלטלת ללא פסיקים מתאימים הולכת לאלץ את הקורא לקרוא ולקרוא מחדש קטעים כדי לוודא שהיא או הוא יבין מה אתה מנסה לתקשר. זה לוקח זמן נוסף ויכול להיות מאוד מתסכל - שני דברים שאתה רוצה להימנע מהם. התיקון פשוט: כתוב משפטים שלמים. חלק פסקאות ארוכות לפסקאות קטנות יותר. השתמש בפסיקים כראוי.
וטיפ פיסוק אחרון אחרון: אם אתם נוטים לסיים משפטים עם מחרוזת סימני קריאה, אנא עצרו. אלא אם כן אתה מודיע שהקבוצה שלך פשוט זכתה בעסקת בג'יליון דולר, גזר הדין שלך אינו מצריך שורה של סימני קריאה.
אל תכתוב רומן
כן, כשאתם שולחים בקשה במייל, עליכם להפעיל קצת עדינות על ידי הכללת ברכה, משפטים שלמים וניקוד פיסוק מתאים. אבל אפשר בהחלט להשיג את הדברים האלה ולהגיש את בקשתך בכמה משפטים בלבד, ולא בכמה פסקאות.
חלק ממומחי הקריירה מציעים שכתובות דוא"ל צריכות להיות חמישה משפטים או פחות. יש אפילו כלי שיכול לעזור לך להגביל את הדוא"ל למספר המשפט שאתה בוחר.
תלוי במורכבות של בקשתך, יתכן שלא תמיד תוכל לדבוק בהצעת חמישה משפטים, אך עליך לכתוב את הטיוטה הראשונה שלך, ואז לשקול אם אתה יכול לחתוך חומר כלשהו כדי להקל על הקריאה. לאחר מכן, התבונן במוצר הסופי ושאל את עצמך אם הבקשה ברורה או אם יטופלו בצורה יעילה יותר בטלפון או באופן אישי.
לדוגמה:
רואים? מלוטש, אבל לעניין. במקום לכתוב פסקאות על הסיבות לכך שרנדי תהיה המועמדת האידיאלית, הסופרת סיפקה הסבר ברור ותמציתי על מה שהיא רוצה, ואחריו בקשה לדון בזה בהמשך.
אל תשלח את הדוא"ל
אני יודע - אתה פשוט קורא טור שלם על יצירת "בקש" אפקטיבי במייל, ועכשיו אני אומר לך לא להכות שלח. מה העניין?
הקלדת דוא"ל זו לא בזבזה. לפעמים הקלדה ועריכה של בקשה יכולים לעזור לך לחשוב על ההודעה שלך כך שברור לך מה ברצונך לשאול, כיצד תתמוך בבקשתך וכיצד תוכל להתייחס לשאלות או חששות שעולים מהבקשה. זה יכול להיות תרגיל חשוב להכין אותך לבקשה פנים אל פנים.
חלק מהבקשות מתאימות לחלוטין באמצעות הדוא"ל. עם זאת, אם יש לך בקשה חשובה וגישה ישירה לאדם שיכול לעזור לך, שאל את עצמך אם שיחה אישית תועיל יותר מבקשה אלקטרונית. אין קשר, טון דיבור, הבעת פנים או רגש בדוא"ל. לפעמים, לשבת מול אדם ולתת לו או לה לראות את האמיתות שלך, את הרגשות שלך, את החיוך שלך או את המורת רוח שלך - אתה יודע, הדברים שהופכים אותך לאנושיים - יכולים למכור את המסר שלך בהרבה יותר טוב מהמעוצב והמחושב ביותר (אך חסר האונים) דוא"ל.
לצורך השיא, אני לא אנטי-טכנולוגיה. אני כותב הרבה מיילים ומבלה יותר מדי זמן ברדיפת ארנבים דרך טוויטר. אבל אם אני באמת זקוק לרכישה או עזרה של אדם כלשהו, אני מאמין שאני יכול וצריך להתאמץ להרים טלפון או ללכת למשרד שלו או לה להסביר מה אני רוצה ומדוע אני חושב שהאדם יכול לעזור לי.
שמור על בקשתך תמציתית, עד אפסית, ומלוטשת - בין אם היא אלקטרונית או פנים אל פנים - ותהיה לך סיכוי טוב בהרבה לקבל את הסיוע הדרוש לך.
