האם מקום העבודה שלך מרגיש קצת כמו הקונגרס בזמן האחרון? האם כל אחד עובד עבור הצוות שלו ולא לטובת השבחה קולקטיבית של החברה? האם אתה מתקשה להגיע מעבר למעבר כדי לקבל את המידע הדרוש לך כדי לבצע את עבודתך היטב - או בכלל?
למרות שעובדי מלכ"רים מאוחדים במשימתם של הארגונים שלהם, מצאתי שהנושאים הללו מכהנים ללא מטרות רווח כמו שהם עושים כל סוג אחר של חברה. אנו עשויים לזכור תוצאה סופית אחת, אך אנו מתחלקים בקלות על פי הפונקציות שלנו וכיצד אנו ממלאים את המשימה הזו.
ההתנגשות הנפוצה ביותר בעולם ללא מטרות רווח היא בין צוות התוכנית לצוות גיוס כספים. עובדי התוכנית מאשימים לעיתים קרובות גיוס כספים בהתמקדות בכסף על רקע שליחות, בייצוג מוטעה של עבודת הארגון או ניצול לקוחות. מצד שני, מתגייסי התרומות מתוסכלים כאשר צוות התוכנית לא מפתח אותם בפיתוחים חשובים, מה שמקשה עליהם לגייס את הכסף הדרוש לתוכניות לתפקוד. הוסיפו את העובדה שעמותות הן בלתי מוחלשות באופן תמידי, ויש לכם צוות לחוץ ומומה - מה שעלול להוביל להתנהגות חריפה ולגיוס כספים לא יעיל ופיתוח תוכניות.
בין אם אתה גם משתתף בעמותה ובין אם החברה שלך פשוט מחולקת לממגורות בלתי נראות שלא יכולות להיראות יפה, הנה כמה מהטיפים הטובים ביותר שלי לקבור את הצוהר עם עמיתים לעבודה ולברר כיצד לתקשר טוב יותר.
1. הבהירו את תפקידכם
זה נראה בסיסי, אך ככל הנראה שורשן של רבות מהבעיות שלך. במצבי, כגיוס כספים, אני מצפה שכל הצוות - לא משנה את תפקידם המיועד - ישתתף בגיוס כספים ברמה מסוימת. עם זאת, אם הם מעולם לא נאלצו לעשות זאת בתפקיד קודם או לא מבינים לגמרי מדוע אני מגישה את הבקשה, לעתים קרובות אני נתקל בהתנגדות מסוימת. כדי להחליק את הדברים אני מסביר מה אני צריך ולמה אני צריך את זה. אחרת, לאנשים שאין להם הרבה ניסיון בפונקציה שלי, נראה כאילו אני מבקש מהם לעשות את העבודה שלי עבורי.
כמו כן, לעיתים קרובות מועיל לציין בבירור כיצד התפקיד שלך יכול לעזור להם בתמורה. למשל, כמי שמתקשר בקביעות עם נותני כספים, אני מסביר מה הארגון שלי עושה ואיך אנחנו עושים זאת על בסיס יומי. אני גם נפגש עם קרנות התומכות במספר עמותות אחרות בתחום שלנו ויש לי תחושה של שיטות עבודה מומלצות. זה הופך אותי למשתתף מושלם בכל פגישה בתכנון תוכניות, במיוחד אם המנהיג חושש אם תוכנית חדשה יכולה לקבל מימון או לא.
ברגע שחבריך לעבודה יודעים בדיוק מה אתה צריך מהם כדי למלא את תפקידך ואיך אתה יכול לעזור להם בתמורה, תגלה שתקשורת ושיתוף פעולה הופכים להרבה יותר קלים.
2. להשתתף בפגישות הצד השני
בכנות, בעיית התקשורת הגדולה ביותר בארגונים רבים היא לרוב שאנחנו לא מתקשרים זה עם זה! עכשיו, אני יודע שאף אחד לא צריך אירוע אחר בלוח השנה, אבל אם שמתם לב להתמוטטות בשיתוף פעולה או בתקשורת בין מחלקות, אולי הגיע הזמן להיכנס למפגשים הקבועים של הצד השני. ככה, הם לא צריכים לרשום הערות, להקליד אותם ולשלוח אליכם (מה שבוודאי לעולם לא תקראו בכל מקרה). במקום זאת, על ידי הימצאותך, אתה יכול לפרש את המידע באופן מיידי.
אני אוהבת שהקולגות שלי ישבו בישיבות התרמה - לעיתים קרובות יש להם רעיונות נהדרים או משוב בנושאים שעומדת בפני המחלקה שלי. לפעמים סדר היום פשוט כמו עדכון תכנית, אך לעיתים מישהו ממחלקה אחרת יציע דרך חדשה לחלוטין לחשוב על פרויקט - שמשמעותו דרך חדשה גם לגייס עבורו.
פגישות אלה מאפשרות לך להבין טוב יותר את האתגרים של הקולגות שלך. אם אתה חושב שהם מגוחכים על כך שהם רודפים אותך במידע מסוים או מתעצלים על אי התייחסות למה שאתה חושב שהוא רעיון מהמם, זה עשוי להשתנות כשאתה מתחיל להבין את כל האסטרטגיה שלהם או כשאתה מגלה כמה עבודה נכנסת לאחת מהאסטרטגיות שלהם פרויקטים.
3. תכנון הוא כוח
בארגון שלי, החיכוך ביותר בין הצוות מתעורר בגלל לוחות זמנים וציפיות. עובדי התרמה אחראים על ניהול הצעות ודיווח על מועדי זמן לקרנות ולעיתים מועדים אלה דורשים זמני תפנית מגוחכים למדי.
אם עובדי התוכנית לא מצליחים להימנע מאותם מועדים לאיסוף ולנתח את הנתונים הדרושים, הם יכולים - כמובן, להבין - מתוסכלים ולחוצים. ולפעמים, בגלל המורכבות של הנתונים והמידע הנחוצים, יתכן שאי אפשר להפוך אותם למסגרת זמן זו. אם זה המקרה, צוות גיוס הכספים יכול לנהל משא ומתן ולקבוע ציפיות שונות עם המממנים, אך גם הם צריכים זמן לעשות זאת - כלומר צוות התכנות לא יכול לחכות עד הרגע האחרון לבקש הארכה.
בהתאם לארגון שלך, דבר פשוט כמו הגדרת לוח שנה משותף יכול לעזור לך לתקשר מועדים פנימיים וחיצוניים. זה גם לא רעיון רע להתייחס לחששות ממש בזמן שהם צצים, כמו כשמגיע מכתב אישור מענק, כך לצוות הגיוס יש יותר זמן לנהל משא ומתן או שכל הצוות יכול לעבוד יחד כדי ליצור תוכנית B.
כמו דוא"ל, טלפונים ניידים והאינטרנט עזרו לנו לשמור על קשר, תקשורת אפקטיבית נותרה אתגר לכל מקום עבודה. בסופו של יום, זכרו שכולכם נמצאים ביחד ושההצלחה שלכם תלויה בכך שכולם יעשו את העבודה שלהם בצורה טובה. (ואם כל השאר נכשל, הקשיבו לאוטיס ונסו מעט רוך.)
