כשמדובר במיילים אני נוטה להיות די מילה.
אני חי עם פחד עז לצאת מכדי להיות קריר או קר מדי, ויש משהו בכל המילים הנוספות, הנחמדות ונקודות הקריאה (במביך) שגורמות לי להישמע קצת יותר חם וידידותי.
אבל הנה הקטע: בסופו של דבר אני מבזבז את זמני - יחד עם הזמן של האדם שקורא את ההודעה שלי.
אף אחד לא רוצה לבזבז את האנרגיה הנפשית היקרה שלהם על השכשכה במוך כדי להגיע לנקודה שלך. לכן, אם יש לך נקודה רכה בלב לשיחות חולין ושפה פרחית כמוני, איך אתה יכול להצליח להפשיר את ההודעות שלך לדברים החשובים באמת?
להלן ארבעה טיפים ניתנים להפעלה שעזרו לי:
1. גזר מילות מילוי וביטויים
רוב הסיכויים שאתה מפזר ביטויי מילוי להודעות הדוא"ל שלך.
אתה לא מאמין לי? הקלד דוא"ל לעמית שלך ובדוק כמה פעמים כללת את המילים "אני חושב." למרות שזה עוזר לרכך את השפה שלך, זה מיותר לחלוטין. ההנחה היא שזה מה שאתה חושב, מכיוון שאתה זה שכותב את ההודעה.
אותו כלל תקף למילה כמו "סתם". כולנו מפלפלים את זה פה ושם. אבל, ברוב המקרים, ניתן היה לחתוך אותה לחלוטין.
כשמדובר בסינון כל העומס האחר שעלול להסתתר, יש עוד טיפ אחד ממדריך העיתונאות לשעבר שלי שעדיין נדבק איתי: חפש איפה כללת פסיקים. פעמים רבות הם עוקבים אחר מוקדמות שתוכלו למחוק. אתה יודע, דברים כמו "מיותר לציין", "עם זאת, " "אכן", או אפילו "אתה יודע" שהתחלתי להתחיל ממש במשפט הזה.
2. השתמש בנקודות Bullet
הכללת ההקשר הדרוש זה דבר אחד. אבל, במיוחד במיילים, זה מפתה לעלות על הסף ולמלא את ההודעה שלך בכל מיני פרטים לא רלוונטיים.
זו הסיבה ששימוש בנקודות כדורים יכול להועיל כל כך - הם מאלצים אותך להיות הרבה יותר תמציתיים ולכוונים בכתיבתך. אתגר את עצמך לזהות אם יש פסקאות שעדיף להפוך לרשימה מקוצרת.
אמנם אינך רוצה שכל דוא"ל הדואר שלך יהיה בסגנון אינסופי לכאורה של נקודות קליעה, אך פירוק נתחי טקסט גדולים יותר יכול לעזור להפוך את ההערה לקצרה יותר (ומסודרת בהרבה).
3. הפנה אנשים למסמכים רלוונטיים
מדי פעם המידע שאתה מנסה לדחוס בדוא"ל שלך כבר תועד במקומות אחרים - בין אם זה במסמך, במצגת, באתר אינטרנט או במשהו אחר לגמרי.
אין צורך שתמציא את הגלגל מחדש. לכן, אם אתה יכול לחפור משאב נוסף שכבר חולק את כל המידע הדרוש לדעת, הפנה את הנמען שלך אליו - במקום לנסות לסכם אותו.
4. דלג על ה- Small Talk
אם אתה דומה לי, התבוננת במבט אחד בטיפ הזה וחשבת שאתה צוחק עלי? דילוג על הנעימות האלו יהפוך אותי ללא ספק למפלצת המשרד!
אני מגיע לאן שאתה מגיע - הקדמת כל אחת מההודעות שלי בשאלה ידידותית נראית כמו הדבר המנומס לעשות. אבל, לעתים קרובות יותר מאשר לא, זה ממילא לא נענה לחלוטין. זה החלק המיותר לחלוטין שרוב האנשים פשוט מבהירים.
אל תהסס לשמור על מהירות ונעימה "אני מקווה שאתה מצליח!" עם זאת, כנראה שהכי טוב ללחוץ על כפתור המרחב האחורי על כל דבר מעבר לזה.
הטריקים האלה בפעולה
רוצה הוכחה שהטיפים האלה אכן עובדים? עיין בדוגמאות שלהלן כדי לראות כיצד הדוא"ל השני מקבל את אותה נקודה ממש כמו הראשונה - עם הרבה פחות מילים.
- מספר המכירות ברבעון יורד. כיצד נוכל להציג זאת באופן שאינו שלילי מדי?
- המצגת עשויה להיות חזקה יותר אם נשליך על ההזמנה. מה אתה חושב?
המייל הראשון הזה הוא 198 מילים. השני? זה 93 מילים תמציתיות וייעלות - כלומר ההודעה הראשונה הייתה יותר מפי שניים מאורך השנייה.
יש להיזהר כי למסר כלשהו יהיה קל יותר ליישם טקטיקות אלה מאשר לאחרים. ואתה בטח לא תוכל לפרוס כל אחד שאתה כותב לשניים.
אבל אל תתנו לזה להרתיע אתכם. במקום זאת, זכור שהמעשה העצום של הניסיון להיות יעיל ויעיל יותר בתקשורת הכתובה שלך הוא באמת מה שחשוב ביותר. כל עוד זה משהו שאתה ממשיך להיות מודע אליו במודע, הדוא"ל שלך בטוח להמשיך ולהשתפר.
