כיצד למצוא את הדוא"ל שאתה מחפש

ככל שעוצמת הדוא"ל שאנו שולחים ומקבלים גדלה, איתה נוצרת בעיה חדשה: מציאת הודעה ספציפית - או פיסת מידע ספציפית - בארכיון העצום שלך.

למרבה המזל, עם כמה הקשות מקדימות מראש וקצת ידע בנושא חיפוש מתקדם, תוכלו לאחזר את המידע הדרוש לכם מהדוא"ל שלכם בקלות רבה יותר מתמיד.

טריק 1: כתוב עכשיו כדי למצוא אחר כך

אחד הדברים מספר 1 שאני עושה לפני שליחת דוא"ל הוא לקרוא אותו לחיפוש. אני חושב על מה הייתי מחפש כדי למצוא את הדוא"ל הזה בהמשך ואז מוודא שהמילים מופיעות בדוא"ל.

ברוב המקרים אני לא משנה דבר, אבל מדי פעם אני מגלה שהקלדתי את "השותפות שדיברנו על הבוקר" במקום "השותפות עם Mashable שדיברנו על הבוקר" או "הערות מהפגישה עם ג'ק "במקום" הערות מהפגישה עם ג'ק סמית 'מאמזון. "כשאתה מחפש אחר הליך משנה זה בעתיד, אני יודע שאחפש" Mashable "או" ג'ק סמית' אמזון ", ובלי אותם תיקונים מהירים, לא הייתי מצאתי דבר.

טריק 2: השתמש בתוויות ותיקיות

אם אתה משתמש ב- Gmail, אתה יכול להשתמש בתוויות - או שתבחר פשוט לארכוב את הכל לאוקיינוס גדול של אימיילים. אני מגלה שהסיבה הטובה ביותר לשקול להשתמש בתוויות היא חיפוש.

לדוגמה: המייסד-שותף שלי, קתרין, ואני שלחנו דוא"ל לעיר שיקגו בתדירות גבוהה יחסית. חלק מהודעות הדוא"ל קשורות להתרחבות המכירות שלנו לעיר, ואחרות אינן קשורות לחלוטין (כמו ועידה שמתרחשת בה, או מועמד שמתבסס בה). היכולת לחפש "קתרין שיקגו" בתווית "מכירות" תעזור לי למצוא את מה שאני מחפש הרבה יותר מהר מאשר לחפש בכל ההודעות שלי באותה השאילתה.

אותו הדבר נכון גם לתיקיות בלקוחות דוא"ל אחרים כמו Outlook. היכולת לחפש בתוך מערך אימיילים מוגבל יותר מקל על מציאת מה שאתה מחפש.

טריק 3: הכיר את פקודות החיפוש שלך בדוא"ל

לבסוף, הכר את אפשרויות החיפוש שלך. ההבדל בין חיפוש דוא"ל הכולל "קתרין" בכל מקום בגוף לעומת דוא"ל שנשלח על ידי קתרין, שנשלח לקתרין, או עם "קתרין" בשורת הנושא הוא די משמעותי. עבור Gmail אלה פקודות החיפוש המובילות שכדאי לדעת:

לחיפוש דוא"ל לאדם ספציפי או אליו: אל: XYZ וממנו: XYZ
טיפ מקצוען: לשתי הפקודות הללו תוכלו לבחור בין כתובת הדוא"ל, שם פרטי או שם משפחה, למשל: [email protected], מ: jane, מ: smith. אם למישהו יש כתובות דוא"ל מרובות, הכנסת שם פרטי או שם משפחה שלו יביא תוצאות מכולם.
לחיפוש דוא"ל עם מילים ספציפיות בשורת הנושא: נושא: XYZ
טיפ מקצוען: אם אתה רוצה לחפש ביטוי, דאג להכניס אותו להצעות מחיר. נושא: נסיעות בניו יורק יחפשו הודעות דוא"ל עם "NYC" בשורת הנושא ו"נסיעות "איפשהו בגוף - אתה צריך נושא: במקום זאת, " NYC נסיעות ".
לחיפוש דוא"ל עם קובץ מצורף: יש: קובץ מצורף.
טיפ מקצוען: ניתן גם לחפש סוגי קבצים ספציפיים באמצעות שם קובץ: doc, שם קובץ: ppt וכן הלאה.
לחיפוש דוא"ל עם תווית ספציפית: תווית: XYZ
טיפ מקצוען: אם תלחצו על תווית ב- Gmail, זה כבר יוסיף את זה לסרגל החיפוש, כך שתוכלו להשתמש בזה כנקודת התחלה עבור החיפוש שלכם.
כדי לצמצם את החיפוש לאימיילים שקראו או לא נקראו: הוא: לא נקרא או הוא: קרא