לסלי, המנהלת של עמותה, רצתה לבצע שוב את העלון לתוכנית הארגון המסייע לנוער בסיכון להישאר בבית הספר, והיא העמידה את אמה, מנהלת המשרד.
אמה בילתה שעות בעדכון תמונות, צבעים וגופנים. היא הייתה גאה בהמצאתה הנועזת והבהירה יותר, נרגשת להראות זאת לבוס שלה.
אולם כשעשתה זאת, ברור היה שיש בעיה. "אה, " צפה לסלי על העלון החדש, "זה נראה נהדר. אבל מדוע העותק עדיין זהה? "
אמה המומה, אמה לא האמינה לאוזניה. היא מעולם לא חשבה לשנות את העותק. ולסלי מעולם לא הציעה זאת. איך יכול להיות ששני אנשים המדברים על דבר פשוט אחד הם בעלי פרשנויות כה שונות?
לסלי ואמה חוו את הנושא הקלאסי שהונצח על ידי ג'ורג 'ברנרד שו, "הבעיה הגדולה ביותר בתקשורת היא האשליה שהיא התרחשה."
יהיו אנשים במקום העבודה שכמו לסלי, שהם לא כל כך טובים בלהעביר את רעיונותיהם אליך. וכשלא יעשו זאת, זה יכול ליצור מכשולים. זה יכול לשלוח אותך להסתחרר בלימבו לא תקין. זמן מבוזבז, עבודות עיגון אימה ופגעים מוחלטים עלולים להתרחש כאשר עמיתך או הבוס שלך לא מתקשרים על מה שהם רוצים ביעילות או ביעילות.
אתה יכול לאחל כל היום לאנשים האלה לתקשר בצורה ברורה יותר. אבל זה כנראה לא אמור להיות האסטרטגיה שלך. במקום לרצות, נסה את שלוש הטכניקות הבאות כדי לקבל תקשורת ברורה ויעילה יותר מאחרים.
1. כשאתה לוקח מטלה
אמה חשבה שהיא שומעת מה הבוס שלה רוצה. אחרי הכל, הם עמדו באותו החדר ודיברו זה עם זה. אך במציאות ההוראות של לסלי "לתכנן מחדש את העלון" היו מעורפלות ולא היו מלאות.
אסטרטגיה נהדרת לגרום לאחרים להיות יותר תמציתיים וספציפיים היא לשאול שאלות המספקות בהירות.
הנה איך זה היה נשמע מאמה: "לסלי, כשאומרים 'תכנן מחדש את העלון' אתה יכול לספר עלי יותר למה אתה מתכוון לזה ומה הציפיות שלך?"
אמה הייתה מגלה די מהר שיש לה ולבוס שלה רעיונות ייחודיים לגבי המוצר הסופי. ואז, היא הייתה יכולה להתעמק יותר בשאלות נוספות ולשאול על כל דבר, החל מהגרפיקה וצבעים הצבעים ועד המועד האחרון לטיוטה ראשונה.
שאלות הן הנשק הסודי שלך במקום העבודה. כאשר יש ספק, בקש מאחרים להבהיר את ציפיותיהם. שאל עד שאתה בטוח שאתה מבין. תתפלאו איך זה מייעל את רוב הכל.
2. כשאתה בפגישה
האם היית אי פעם בפגישה שנתנה לפגישות שם רע? ראיתי מנהלים שמתקדמים לכאורה ללא מטרה ברורה או תוצאה רצויה. נוסף על כך, המנהיג נשמע כאילו הוא מעבד את מחשבותיו בקול רם, יותר משהוא מקל על שיחה קבוצתית. איש אינו בטוח ממה לקחת ברצינות כרעיון, וממה להתעלם. וכולם חושבים על ערמת העבודה בשולחן העבודה שלהם. כעבור זמן מה, הצוות שוכח מה הטעם אפילו לדבר ולפנות נפשית את המקום, והתפטר בבדיקת אימיילים בטלפונים שלהם.
הימצאות בעיצומה של כישלון פגישה יכולה להיות מקום קשה לבקש מבוס או קולגה להיות יעילים יותר בנאומו. אבל אתה יכול, ואתה לא צריך להיות מרושע בעניין. פשוט הפסק כשיש הפוגה ובקש הבהרה.
"בוב, אני שם לב לכמה גבות פרועות בחדר. נראה שחלקנו לא עוקבים אחריך בנושא זה. האם תוכלו להחזיר אותנו כמה צעדים אחורה ולסקור את נקודות המפתח ברמה גבוהה? אני רוצה להיות בטוח שאנחנו יודעים מה אתה צריך מאיתנו. "
סביר להניח שתקבלו הנהונים להסכמה ואחרים קופצים פנימה כדי להביע בלבול. תקבל את המידע הדרוש לך, וכך גם עמיתיך, שללא ספק יודה לך אחר כך על הדיבור.
3. כשאתה עובד על דוא"ל
באופן לא מפתיע, רוב התקשורת במקום העבודה מתרחשת באמצעות דואר אלקטרוני. אז כשאתה מקבל טומה ארוך, מטושטש ולא ממוקד מאנג'לה, חבר הפרויקט שלך, אתה רוצה לבכות.
ייקח לך 30 דקות רק לדפדף בפסקאות, להבין מה היא אומרת, לקבוע אם אתה צריך לעשות משהו ואז להבין איך להגיב. מבט אחד ואתה זוכר מדוע אתה שונא לפתוח את הדוא"ל של האישה הזו. אתה יכול לדפוק את הראש בקיר בתסכול.
במקום זאת, תרגלו לבקש מה אתם צריכים, בצורה חביבה ולא עימותית. שאל את אנג'לה אם היא תהיה פתוחה למסגר מחדש את הדוא"ל שלה כדי שתוכל להגיב מהר יותר. וזכרו, אם אתם מתכוונים לבקש ממישהו לעשות משהו אחר, ספרו לה מדוע גם זה טוב בשבילה.
"היי אנג'לה, אני שם לב שלעתים קרובות המיילים שלך ארוכים ומפורטים. זה נהדר שאתה מספק כל כך הרבה מידע, אבל כשאני מסתכל במהירות, אני לא תמיד יכול לפענח בדיוק מה אתה צריך ממני ומתי - ואני שונא חסרים מועדים או הוראות פירוש שגויות. האם תוכל להציב את הנקודה העיקרית בראש כדי שאוכל להגיב לך מהר יותר, או אפילו להפוך את הנושא למפורט יותר? לדוגמה, 'פעולה הדרושה עד יום שישי בשעה 9 בבוקר | פרויקט ACME 'יזכיר לי להכניס אותו ללוח הזמנים שלי מייד. "
סביר להניח שתתחיל לקבל דוא"ל באיכות גבוהה יותר מאנג'לה באופן מיידי, והיית עושה לעמיתך טובה בכך שתעזור לה לתקשר בצורה מקצועית יותר. טפי לעצמך בגב על זה.
זה יהיה נהדר אם כולם היו מתקשרים בצורה שלא הותירה דבר לדמיון. המציאות היא שאנו מתקשרים במקומות עבודה מורכבים ורועשים רצופים הסחת דעת ולחץ. כששיחות חשובות מתרחשות, תרגול טוב לעזור לסובבים אתכם לתקשר בתמציתיות כך שתמצאו מהם את המידע הדרוש לכם. זה יכול להיות קצת לא נוח כשאתה מנסה לראשונה, אבל בטווח הרחוק, אתה תשתפר ונוח יותר לעשות זאת. בונוס, זה יחסוך לך שעות של לחץ ואנרגיה מופנית בתהליך.
