הימים הכי פחות אהובים עלי בעבודה הם מה שאני מכנה "ערימות סגולות". החברה שלי משתמשת ביומן Google, והצבע עבור לוח הזמנים האישי שלי הוא סגול, ולכן בימים הנוראיים האלה אני לא רואה שום דבר מלבד נתחי זמן שנחסמו משעה 9:30 בבוקר. עד 18:30 בערב. זה תמיד גורם לי לתהות, "איך לעזאזל זה קרה?"
בנוסף להרגשה שאין לי מקום לנשום או לעשות עבודה ממש בימים ההם, אני חושש להיות "אותו בחור" שצריך להצעיר את קצות האצבעות ממפגש מוקדם, ואז לבזבז זמן נוסף אחר כך כדי לגלות מה פספסתי, או מי מראה עד מאוחר לפגישה הבאה שלי כי הקודם רץ יותר מדי זמן. (מכיוון שכתבתי על כך שאף פעם לא איחרתי או לא הייתי מוכן לפגישות, עמיתי לעבודה ממשיכים לבדוק אותי!)
"עסוק" הוא טריק כזה. זה גורם לנו להרגיש שככל שרשימות המטלות שלנו ארוכות יותר, כך אנו מצליחים יותר. זה גורם לנו להרגיש שככל שיש לנו יותר צלחות, אנו מצליחים יותר. אבל ממתי לאכול לך צלחת ארוחת ערב מוגזמת כלום מלבד התכווצויות או תרדמת אוכל? זה לא צריך להיות ככה, ואני מקבל החלטה פתוחה להילחם בה.
פגישות מסתיימות ביומנים שלנו בשני אופנים: מכיוון שאנו מקבלים אותם ומפני שאנו יוצרים אותם. בנקודות ההחלטה הללו אנו יכולים לעשות דברים מעט אחרת כדי להחזיר את לוחות השנה שלנו ולתת לעצמנו (ולעובדינו) זמן להיות מוכנים ופרודוקטיביים. הנה שלוש דרכים לעשות זאת:
1. דברו
לפני שאתה שולח או מקבל את ההזמנה לפגישה, וודא שאתה מבין מה עליו להשיג ואיך עליך להתכונן. אם לא, דבר עם המארגן והקש אם קיימת סדר יום ספציפי. אם אין כזה, בקש ממנו ליצור אותה (או עדיף, להתנדב לעזור). האג'נדות הטובות ביותר הן ספציפיות עם הקצאות זמן כדי להבטיח שכיסויים של כל הפריטים הרלוונטיים. אם אין מספיק זמן ליצור סדר יום, התנדב לעזור למארגן להשגיח על השעון.
אם אתם מארגנים את הפגישה, השתמשו בסדר יום כדי לתכנן כמה זמן צריך להיות הפגישה. ההזמנות של לוח השנה של גוגל הן כברירת מחדל לשעה, וקל ללחוץ על "שלח" בלי לחשוב על קיצורן, אך ניתן לשנות את ההגדרה! תתפלאו כמה תוכלו לכסות תוך 15, 30 או 22 דקות. תלוי במערכת היחסים שלך עם המארגן, אם אתה רואה שפגישה אמורה להיות שעה ואינך מאמין שצריך להיות (מכיוון שאתה מבין את המטרה והתוצאות הצפויות), בקש את קיצור הזמן.
לבסוף, אם קיבלתם הזמנה לפגישה שתסתיים במקביל לפגישה נוספת אמורה להתחיל (ברצינות, איך אנו משכנעים את עצמנו שנוכל להיות בשני מקומות בבת אחת?), תנו למארגן הודעה מראש כי תצטרך לעזוב את המפגש הזה מוקדם. באופן אידיאלי, הדבר יעודד את המארגן לסיים את הפגישה עד שתצטרך לצאת. לכל הפחות תרגישו בנוח לצאת מבלי להפריע, והמארגן לא יתפלא כשאתם עושים זאת. לקבלת ביטוח נוסף, קדימה, יידע את מארגן הפגישה הבאה שאתה עשוי להגיע מאוחר.
2. לרפד את הזמן שלך
ברגע שזמן הפגישה אושר, ואם לוח השנה שלך יש מקום סביבו, הגן עליו! הוסף 15-30 דקות לפני ואחרי הפגישה שנקראת "זמן מעבר". לפני הפגישה, השתמש בזמן כדי לבחון חומרים כלשהם, עשה הפסקה בשירותים והגיע למקום לפני שהוא מתחיל. לאחר הפגישה, זו תקופה טובה שתחשבו על החומר בעודו טרי. סביר לצפות שעמיתים לעבודה יכבדו את כל מה שיש בלוח השנה שלכם; הם רק מתזמנים בכל מקום שיש זמן פנוי משותף. אז אם ישיבה נפרדת בשעה שלוש אחר הצהריים ואתה חוסם זמן להתארגן אחר כך, הם ככל הנראה (יש לקוות?) לא יתחילו לפתוח בפגישה חדשה בשעה 3:15 או 3:30.
3. חסום את הזמן שלך
זהו הגביע הקדוש של הפרודוקטיביות: קיום נתחי זמן - אפילו ימים! - ללא מפגשים. BuzzFeed הכריזה על ימי שלישי וחמישי ללא פגישה. האם אתה יכול? למרות שזה עשוי לקחת מאמץ מכוון בקרב ההנהלה הבכירה של החברה שלך כדי לפנות יום שלם, כדאי להסתכל על הרגלי העבודה שלך כדי לראות מתי אתה מבצע את העבודה הטובה ביותר. האם אתה בן בוקר, או שאתה באמת מתנודד אחרי השעה שתיים אחר הצהריים? בחן את לוח הזמנים שלך ובדוק היכן אתה יכול לחסום שעתיים עד ארבע שעות רק פעם בשבוע כדי להתמקד בעשייה או ביצירה. אתה יכול להגדיר מגמה בחברה שלך מהיסוד!
אז זו המחויבות שלי להחזיר את לוח השנה! מי איתי?
