כולנו רוצים להיות הטובים ביותר בעבודה שלנו, אבל עבור רבים מאיתנו יש את הדבר האחד הזה שאנחנו פשוט לא יכולים לנער: איחור.
מניפסט הנימוסים של גרג סאבאג 'לא אתה לא' מאחר, 'אתה גס רוח ואנוכי' שותף ושוחזר מחדש אלפי פעמים מאז שפורסם בשנת 2010. שלא לדבר על, אתה יודע שזה לא נראה טוב כשאתה מופיע לישיבת צוות לאחר שכולם כבר ישבו. אבל חוץ מלהרגיש מבוהלת שקוראים לך, מה אתה יכול לעשות בקשר לזה בחייך שלך?
התמודד עם זה ברמה מיקרו.
אם אתה עובד בסביבה משרדית המשתמשת ב- Microsoft Outlook או ביומן Google, הנה טקטיקה דו-שלבית בהיותך גם בזמן ומוכן לחלוטין לכל פגישה שיש לך בלוח השנה שלך. מכיוון שגם ב- Outlook וגם ביומן Google יש אזעקות ברירת מחדל המוגדרות לצלצל 10 דקות לפני כל פגישה מתוזמנת, השתמש בזה כחלון שלך כדי לוודא שאתה באמת מוכן למה שאחריו. ואז, ברגע שזה יוצא:
10 דקות לפני
בין אם זו פגישה שאתה מוביל או סתם משתתף, השתמש בשעה זו כדי לוודא שיש לך את מה שאתה צריך. כאשר האזעקה נשמעת, עצרו כל מה שעשיתם בעבר ותענו על השאלות הבאות:
- האם יש לי את כל החומרים הנכונים?
- האם חברי הצוות שלי הוקמו מראש?
- האם אני מוכן לכל עדכונים או הכרזות שאני צריך לעשות?
- האם שטח וציוד חדר הישיבות מוכנים?
- האם עלי לתת ראש בראש לאנשים שמשתמשים כיום במרחב שיש לי?
כמובן שאתה לא צריך לחכות עד רגע לפני הפגישה בכדי להתייחס לשאלות אלו (למעשה, מועיל להפוך אותם לחלק משגרת הבוקר שלך). עם זאת, אתה מתמודד איתם עכשיו, אתה עושה את שלך כדי לוודא שהפגישה שלך בשעה 13:00 לא תתחיל כשאתה מחכה ליד מכונת ההעתקה.
5 דקות לפני
אם הכל מסתדר עם חמש הדקות הראשונות, טפי לעצמך על הגב ופני ישירות לשולחן הפגישה. גם אם אתה מרגיש נמלים בזמן שאתה מחכה, הימנע מהפיתוי לחזור לשולחן העבודה שלך או להתחיל במשימה מרכזית חדשה. טיול בשירותים והתחלת דוא"ל חדש יכולים להימשך זמן רב מכפי שאתה מצפה ולגרום לך מאוחר לפגישה אחרי הכל.
במקום זאת, הכירו בדחף לבדוק עוד דבר אחד מרשימת המטלות שלכם והשתמשו במה שמומחה ניהול הזמן אווה ויסניק מכנה “מגרש החניה”. לאורך כל יומכם, הקפידו על שולחנכם פתק פוסט-זה יחיד כדי לרשום את אותם אנשים שלא משימות קריטיות שקופצות לראש שלך כמו מודעות קופצות (חשבו לעקוב אחר ה- UPS שמזמין, לסרוק דפי בית חדשות או לבדוק את עדכוני המדיה החברתית שלכם). למרבה הפלא גיליתי שהוספת פריטים לחניון שלי נותנת תחושה של רזולוציה, למרות שאני לא משלים אותם באותו זמן.
ואז, בחמש הדקות האחרונות שלפני פתיחת הפגישה, בזמן שכולם (בתקווה) נכנסים לחדר, בדקו אם תוכלו לפנות אחת מהמשימות הללו מהמגרש שלכם.
תלוי בכמות שטחי המשרדים שלך גדולים, יתכן שתצטרך להתאים את "10 הדקות" לחשבון לזמן הנסיעה בין קומות, אך העיקרון עדיין מחזיק: עצור, התכונן והלך. בכך אתה מתכנן לא רק להיות בזמן, אלא להיות מוקדם. והכי חשוב שתרגיש פרודוקטיבית ותיראה טוב לצוות שלך. אה, ואף אחד לא יצטרך לדעת שבדקת את ה"אהבתי "שלך לפני הפגישה - זה יהיה הסוד הקטן שלנו!
