כאשר נעשה נכון, פגישות וידיאו וירטואליות - במיוחד Google Hangouts - יכולות לקבץ צוותים רחוקים, לוודא שכולם נמצאים באותו עמוד ולאפשר לכולם להיות מעורבים בלי אווירת חדר הישיבות העמומה (שלא אוהבת להירגע על הספה) לפגישה?).
אבל כשנעשים לא בסדר? Hangouts של גוגל יכול להיות בזבוז זמן אדיר, שלא לדבר על הסחת דעת ומביכה במיוחד (הפסקות של 15 שניות אף פעם אינן מהנות).
רוצה לקבל Hangout יעיל ומוצלח של Google שלא משגע את כולם? להלן כמה דברים מרכזיים שכדאי לזכור.
1. תכנן בדיוק כמו שהייתם רוצים לכל מפגש אחר
באופן כללי, רק בגלל שאתה לא צריך להיות פיזית במשרד לפגישה, זה לא אומר שאתה יכול להרפות מההכנות. אחרי הכל, אתה עדיין רוצה שהפגישה שלך תפעל כמה שיותר מהר (וכואב).
משמעות: ערוך תוכנית משחק. אם אתה מפעיל את ה- Hangout, שלח אג'נדה קצרה לכולם לפני כן, כדי שיידעו למה לצפות ולמה להכין. אם אינך מנהל את הפגישה, הצע לאדם שיעשה זאת כדי שהוא ישלח דוא"ל קצר עם נקודות השיחה העיקריות. ישבתי פעם בישיבה וירטואלית, שם האדם שניהל אותה שכח לומר לעובד אחר למצוא מסמך ספציפי (וחיוני) לפני כן, כך שהאדם הזה בילה 20 דקות במהלך הפגישה בחיפוש בתיבת הדואר הנכנס שלו. קדימה שאנו מאחרים יושבים במבוכה ליד המחשבים שלנו ולא יודעים מה לעשות.
אבל אתה יכול בקלות להימנע מהזמן המבוזבז הזה על ידי כך שתוודא שכל אחד יודע מה עליהם "להביא" איתם מראש ומוכן להשתתף ברגע שייכנסו אליו.
טיפ קצת מקצוען: השתמשו בפונקציית הצ'אט של Google Hangout בצד ימין של המסך כדי לרשום במהירות סדר יום שכולם יכולים להתייחס אליו. זה לא צריך להיות מפורט, אבל זה יכול לשמש כרמז לשמור על כולם על המסלול וממוקדים.
2. דונו בפורמט לפני כן
Hangouts של Google יכול להיות מסורבל יותר מאשר פגישות אישיות. כשאתה עם חבורה של אנשים יושבים פיזית בחדר, קל להרים רמזים לגוף כדי להבין מי עומד לדבר הלאה או מה התחושה הכללית של הפגישה. אבל כשאתה יושב ליד מסך מחשב ולא מסוגל לראות שום דבר פרט לפרצוף של אדם? זה לא מעט קשה יותר.
שוב, ניתן להקטין הרבה את הסרבול אם כולם מכירים את פורמט הפגישה לפני כן. האם אדם אחד עומד לדבר הרבה יותר מכולם? בקש מחברי המפגש האחרים להיכנס ל- Hangout כשהמיקרופונים שלהם מושתקים. האם המפגש הוא סיעור מוחות של שולחן עגול? תן לאנשים לדעת באיזה סדר הם יתבקשו להציג כדי שלא תצטרך להתמודד עם כולם מדברים זה על זה או עם אותם "ארוכות, לא נוחות" ארוכות, לא נוחות? " (אלה הגרועים ביותר.)
3. השתמש באפליקציות ה- Hangout של Google
אנשים רבים אינם מודעים לכך שזוג אייקונים יכולים להיות מציל חיים בפגישה, במיוחד אם אתה מנסה לגרום לזה לעבור מהר ככל האפשר.
רואה את סמל המיקרופון הקטן הזה? זה כפתור אילם. השתמש בו אם הסביבה שלך רועשת או אם אתה מקליד משהו בזמן שאחרים מדברים. זו אדיבות נהדרת לשאר האנשים ב- Hangout שלך.
בנוסף, אם אתם בפגישה בה כולכם מנסים להסתכל על מסמך או דף אינטרנט בו זמנית, השתמשו באפשרות לכידת המסך של Google Hangout. הייתי בהרבה מדי Hangouts של גוגל שבהם הרבה אנשים מנסים להסתכל באותו דף אינטרנט במחשבים שלהם (ובכך, לא ממש לשים לב ל- Hangout), ובסיטואציות האלה, זה מסדר אלוהים.
לגוגל יש גם המון אפליקציות אחרות המיועדות במיוחד ל- Hangout, אז הקפידו להסתכל ולראות מה יכול לעבוד הכי טוב עבור הצוות שלכם. מלוח וירטואלי שחבריו לעבודה יכולים לצייר למפגש סיעור מוחות ועד לאפליקציה קטנה ומוזרה שמספקת לכולם שפמים וכובעים מצחיקים, תוכלו למצוא כל מה שצריך כדי להפוך את ה- Hangout שלכם לפרודוקטיבי ומהנה יותר.
בסך הכל, ישיבות Google Hangout יכולות להיות יעילות באותה מידה (אם לא יותר) מפגישות פנים-אל-פנים; הם פשוט עושים קצת תרגול ותכנון לפני כן. אבל אם אתה יכול לגרום לכל אחד מאותו דף להיכנס, זה יהיה שיט חלק ולא מסורבל.
