כולם היו שם: אתה מקבל דוא"ל שגורם לך לבצע השתתפות כפולה. בטח, האדם האחר מתוסכל או כועס בבירור, אבל אתה עדיין צפוי לענות. מה עליך לעשות? איך אתה מגיב?
למרות ששירותי העברת הודעות פנים ומשרד טקסטים בפועל הולכים וגדלים בפופולריות, דוא"ל הוא עדיין כלי התקשורת החשוב והמשומש ביותר בעבודה - כך שהיכולת שלך להשתמש בו בצורה המקצועית ביותר האפשרית היא מכריעה. משמעות הדבר היא כי האופן בו אתה מגיב במצב המתואר לעיל, פוטנציאל להשפיע באופן חיובי - או שלילי - על הקריירה שלך. גם אם אתה חושב שאתה פשוט מגיב בנימה דומה.
כן, אני יודע שלהישאר מקצועי כל הזמן קל לומר מאשר לעשות. מענה לדוא"ל בעבודה זו אמנות בפני עצמה, והתגובה להודעות רגשיות מביאה אותה לרמה אחרת.
מדריך זה ינחה אותך בתגובתך כך שתוכל להימנע מעימותים ולבצע את עבודתך.
שלב 1: קח הפסקה
יתכן שתרצה לקרוא שוב את הדוא"ל שקיבלת כדי לוודא שאתה צודק - אתה יכול לעשות זאת - אך אל תתחיל להקליד את התשובה ברגע זה. עמיתך, הבוס או הלקוח שלך נותנים לרגשותיו להכתיב את מה שהוא או היא כתבו. אל תחזור על טעות זו. קחו הפסקה ותנו למצב רוחכם להתקרר.
אחד היתרונות של שליחת דוא"ל הוא שאתה לא צריך לענות מייד. לפעמים ראוי לקחת שעות כדי לחבר תגובה! מינוף אותו. גם אם אתה מרגיש מתח, והצד השני מחכה לתשובה שלך - בוודאי יש לך לפחות כמה דקות. קם מהשולחן שלך, צנן את דעתך ושתה חטיף או כוס מים. זה יעזור לך להימנע מתגובה אידיוטת ברכיים.
שלב 2: אל תקפצו למסקנות
היה כנה: אתה מגיב כמו שאתה בגלל שאתה קורא בין השורות? כשאתה מתמודד עם מיילים רגשיים מדי, אתה עשוי לחשוב שאתה מרגיש את הכעס או את התסכול של אדם הקורן דרך המסך. ואתה תרגיש נאלץ להניח שיש בזה יותר מאשר רק מה שיש.
עם זאת, אתה לא צריך לנחש למה באמת התכוון הצד השני. אם לשפוט את כוונותיהם של אחרים על סמך כמה משפטים (ובאמצעות מסנן המוח שלך ואופן התקשורת) זה רעיון רע.
להתנגד לפיתוי לקפוץ למסקנות כלשהן. פשוט קרא את המילים, קבל את המידע והתכונן לתת מענה מקצועי.
שלב 3: שמור על זה קצר
זכור את האפשרות של פירוש שגוי, זכור כי המשימה שלך היא לספק תשובה מדויקת ככל האפשר - ותו לא. וותר על תגובות מעומעמות למה שאדם אחר יכול היה להתכוון.
בנה את כתובת הדוא"ל שלך כך שתעביר רק הודעה ראשית אחת. זה לא אומר שהוא צריך להיות מורכב ממשפט אחד בלבד, אבל זה אומר שאם מישהו מבקר את המצגת שלך ומבקש עותק של הסטטיסטיקה שציטטת, אתה מבסס את תגובתך סביב אספקת הנתונים הסטטיסטיים (ולא מגן על אישוריך ).
בדרך זו אתה יכול להיות בטוח שהצד השני יקרא את תגובתך ויבין אותה בדיוק כפי שאתה מתכוון אליו. הדבר האחרון שאתה רוצה הוא להגן על עצמך רק כדי ללמוד שעמיתך לא למעשה ביקורת עליך; אבל שהיא פשוט ניסחה את המשוב בצורה מביכה.
שלב 4: היו ישר
זה בדרך כלל רעיון טוב להימנע מעוקצנות ואירוניה בהודעות הדוא"ל שלך - במיוחד אם המצב כבר מרגיש סוער. לפעמים אתה יכול לשקול להתבדח כדי להקל על המתח, אך תוכנית זו עלולה להקל על האש.
זכור כי הקורא לא יוכל לראות את הבעות הפנים או המחוות שלך וייתכן מאוד שתפרש אותך בטעות. אז שמור את הסימן המסחרי שלך לשיחות פנים אל פנים - ולחילופי דברים פחות קשוחים.
שלב 5: בקש עזרה
אם כתובת הדוא"ל שלך אינה חסויה, ראוי לבקש עזרה. אולי עמיתך יודע טוב יותר להתמודד עם הבוס הזועף שלך, או שהמנהל שלך יכול לעזור לך למצוא את הגישה הנכונה ללקוח המבולבל שלך.
פעם הבוס שלי הצליח לפרש דוא"ל שקיבלתי מאחד הלקוחות שלנו מכיוון שהוא מכיר אותה היטב. הוא הבטיח לי שאסור לי לקחת את תגובתה באופן אישי, מכיוון שהיו גורמים אחרים שהיו מעורבים בזה. לאחר מכן הצלחתי להירגע ולכתוב תגובה מתאימה לחלוטין.
כשאתה מקבל דוא"ל זועם, אל תיעלב. אנשים שולחים מסרים רגשיים כאשר הם לא מסתפקים במשהו, או מרגישים מאוכזבים, או אפילו מבולבלים. עליך לפעול מתוך הנחה שזה לא קשור אליך באופן אישי - לכן זה לא אמור לתת לטון להסיח את דעתך מלעשות את העבודה שלך ולהגיב באופן מקצועי.
