האם ישבת אי פעם בפגישה והאזנת בזמן שהשיחה התנהלה סביב מעגלים? זו חוויה מתסכלת - וכזו שמובילה לפעמים למסקנה לקויה שדיון מהווה מכשול לפעולה. שיחה היא למעשה חשובה באופן קריטי לקבלת החלטות טובות בארגונים, אך עליכם לעשות זאת נכון.
זו הסיבה שדיונים "נתקעים" - ומה אתה יכול לעשות בנידון.
מה באמת קורה כאן?
שיחות עוברות לעתים קרובות במעגלים כשכולם תומכים בדעתם שלהם. המלכוד? רוב הזמן אנשים לא יודעים מה זה שהם לא מסכימים עליהם! בדרך כלל יש אי הבנה איפשהו, אבל כולם הניחו שהאי הבנה הוא למעשה חילוקי דעות. המפתח, אם כן, הוא למצוא את אי ההבנה ולקבל את כולם באותו עמוד.
כדי לעשות זאת, עליכם להבין מעט כיצד פועלים המוחות שלנו. המוח שלנו לוקח עובדות ניטרליות ובאמצעות תהליך מהיר-מודע, מהיר-הבהרה, נותנים להם משמעות וצורות אמונות עליהם. אמונות אלה הן בדרך כלל מה שיוצא מפינו כאשר אנו דנים בעובדות העומדות בפנינו.
בואו נחזור אל ההתחלה: כל יום אנו מופגזים במידע - מראות, צלילים, ריחות, מילים, צבעים ועוד נמצאים סביבנו, ואנחנו בוחרים באופן לא מודע מה לקחת, תוך סינון כל מה שאנחנו למצוא לא חשוב. זה המופע הראשון של מה שכינה הפסיכולוג כריס ארגיריס "סולם ההסכמה".
באדיבות פיטר סנג ', "המשמעת החמישית"
ברגע שאנו בוחרים את הנתונים שלנו, אנו נותנים להם את המשמעות שהחוויה והתרבות האישית שלנו מכתיבה, אנו מסיקים מסקנות וזה הופך ל"אמונה ". זהו שלב הסולם שכולנו נתקעים עליו מדי פעם - וזה הוא השלב בו כולם נמצאים כששיחה עוברת במעגלים.
מה אתה יכול לעשות בקשר לזה?
זה טוב ויפה להבין את התופעה הזו, אבל להרים את היד בפגישה ולבקש מכולם לחזור בסולם ההיקש שלהם כנראה לא יועיל. אז, כיצד תוכלו להעביר את השיחה ביעילות קדימה?
לדברי ד"ר ריי לוחנפלד, דוקטורנט, יועץ ארגוני ופרופסור לניהול באוניברסיטת מרכז מיזורי, אתה מבקש מאנשים להסביר את נימוקיהם - לפעמים עד להגדרת המילה שהם משתמשים בהם.
כדי להמחיש זאת הוא מספר סיפור אמיתי על שניים מתלמידיו שהתנגשו זה עם זה, "ג'ו" ו"סאלי. "סאלי העניק לג'ו הערכות גרועות בכיתה, ולכן לוצ'פלד התיישב עם שניהם ושאל את סאלי. מדוע היא דירגה את ג'ו בצורה גרועה. "לא ליישם את מה שלומדים בכיתה, " היא הגיבה. ג'ו התעקש שהוא אכן מיישם את מה שלמד בכיתה. "הוא התכוון שהוא יצר קשרים בעסק של אביו, " אמר לוחנפלד. אבל סאלי התכוונה שהוא לא מיישם את זה שם בכיתה. "היישום" פירושו דברים שונים לכל אחד מהם, "נודע לוכטפלד - והכול משום שהוא תיגר אותם לתאר את ההבדלים שלהם במקום להמשיך להתכופף ללא פירות.
במילים אחרות, לוחנפלד יודע שהכוח טמון בהוצאת אזורי המחלוקת האמיתיים - ההנחות או המסקנות השקטות שכל צד מסיק. "צריך להגיע למשהו שכולם יכולים להתבונן עליו ולהסכים עליו. אתה חוזר לנתונים הניתנים לצפייה ישירה, "הוא אומר. וזו התשובה: המפתח להתערב כמו מקצוען ולהחזיר את השיחה למסלולם הוא לשאול שאלות על אילו נתונים עמיתיך משתמשים כדי להגיע למסקנותיהם.
לדוגמה נוספת, נניח שהצוות שלך הוטל על הדיווח על ערכים של מדדים תפעוליים למנכ"ל, ואתה נמצא בישיבה שדן כיצד לאסוף את הנתונים הדרושים ממחלקות אחרות. עמיתך סטיב אומר, "עלינו רק לומר למנהלי כל המחלקות שאנחנו צריכים את הנתונים האלה מהם למנכ"ל."
עמית אחר, ולרי, אומר, "ניסינו את זה בעבר, המנהלים אף פעם לא מגיבים."
"עוד לא ניסינו את זה - אתה לא יודע מה הם הולכים לעשות!" אומר סטיב.
ולרי עונה "כן יש לנו! ניסינו את זה עם פרויקט שעשינו רק באביב האחרון. מעולם לא שמענו דבר. עלינו למצוא דרך אחרת להשיג את המספרים הדרושים לנו. "
זה נמשך מספר דקות.
זה כשאתה נכנס ואומר, "סטיב, אני לא בטוח שאני יודע מה בדיוק אתה מציע. אתה יכול להגיד לי כיצד עלינו להשיג את הנתונים? "
סטיב מסביר שהוא רוצה להיפגש פנים אל פנים עם כל מנהל כדי לתאר אילו נתונים נחוצים. אתה מבחין במבט כבשני על פניה של ולרי. אתה אומר "ולרי, אני מבין שהיית מתקשה לאסוף נתונים ממחלקות אחרות בעבר. איך עשית את זה בעבר? "
ולרי נאנחת, "ובכן, מעולם לא נפגשנו פנים אל פנים עם המנהלים. שלחנו להם מיילים וביקשנו את הנתונים. "
"אני לא מציע את זה בכלל", אומר סטיב, "אני רוצה להיפגש איתם ולהסביר לנו מה אנחנו צריכים."
וואלה! ולרי הגיבה למשהו שונה ממה שסטיב הציע, ובכל זאת שניהם הניחו שהם דנים באותו דבר. על ידי כניסה ובקשה מכל אדם להיות ספציפי יותר, הצלחת למצוא את הניתוק האמיתי ולהחזיר את השיחה למסלול.
ה"ניתוק "לא תמיד יופיע אחרי שאלה אחת בלבד, אז המשך לבקש הבהרה. הקשיבו היטב לתשובות, שאלו שאלות נוספות וחזרו על פי הצורך. תאמין לי, מבחוץ זה נראה שאתה האדם הכי חכם בחדר, אבל זה רק קצת מתמצא פסיכולוגי קבוצתי!
רוצים להשפיע חיובית עוד יותר? זכור תהליך זה לפני שהשיחה יוצאת מהמסלול. כשאתה מציין את הנתונים שלך או את דעתך, היה ברור ככל האפשר לגבי המסקנות שאתה מסיק. היה מודע להנחות שלך וחלף אותן היכן שמתאים. הפרופסור של לוכטפלד בבית הספר לתארים מתקדמים, דיאנה מקליין סמית ', אמר שאם שיחה מתנהלת במעגלים, פירוש הדבר שכולם עומדים בראש סולם ההסכמות שלהם, צועקים זה על זה. עכשיו אתה יודע איך לעזור להם.
