פגישות יקרות. לא בגלל שאתה מחייב אנשים להשתתף (ברור), אלא בגלל שהם משתמשים בזמן של אנשים; זמן שניתן להקדיש לו לעשות הרבה דברים אחרים מניבים הכנסות. למעשה, מחקר אחד מצא כי פגישה חוזרת ונשנית של מנהלים ברמה הבינונית עלתה לחברה אחת 15 מיליון דולר בשנה.
15 מיליון דולר בשנה!
שלא לדבר על זה, עליך לקחת בחשבון גם את זמן ההכנה ואת זמן מעבר ההקשר. פרופסור גלוריה מארק מאוניברסיטת קליפורניה, אירווין גילתה שלעובד לוקח בממוצע 25 דקות לחזור למשימה המקורית שלהם לאחר הפרעה.
הכרת סטטיסטיקות אלה פירושה שכשאני מתלבטת אם אני צריך להתקשר לפגישה, אני שואל את עצמי מה זה שווה (תרתי משמע). האם זה השימוש הטוב ביותר בזמני כולם, כולל שלי? ולא לעתים רחוקות, התשובה היא "לא."
אז מה לעשות אז? קל! שלח דוא"ל פשוט אך קריטי כדי לעדכן את כולם ומעקב.
מה לכלול
ישנם שלושה דברים עיקריים שאתה צריך לכסות:
- לוגיסטיקה : מדוע הפגישה בוטלה, ואם מדובר בפגישה חוזרת, למה לצפות לפעם הבאה
- פעולה : כל פריטי פעולה קריטיים שהושלמו או ממתינים
- מידע : כל עדכונים או קבצי FYI כלליים לקבוצה
הערה: אל תיפלו למלכודת של אחרון פריטי הפעולה והלוגיסטיקה. העלאת המידע הקריטי ביותר מעלה מבטיחה שהוא ייראה כאשר הקולגות שלך גולשים על הדוא"ל שלהם. אה, וטיפ בונוס עבורך: שים שמות של אנשים מודגשים אם הם צריכים לעשות משהו כדי להבטיח משולש שהם ישימו לב.
דוגמא לדוא"ל כיצד להפוך פגישה לדוא"ל
- פנה לחמישה לקוחות לקבלת משוב על העיצובים - מריה
- שלח את התזמון הסופי של תוכנית השיווק לאישור - ג'ייסון
- עותק שיווקי נעול
- סיום רשימת הקצרים של הלקוח
- בקשת תקציב נשלחה לצוות הכספים
- תאריך ההשקה אושר (14 בנובמבר!)
זה אולי נראה פשוט, אך הוספת דוא"ל המפנה לפגישה אל תיק הטריקים המקצועי שלך היא דרך נהדרת להגדיל את המיקוד והפרודוקטיביות בצוות שלך. כשאתה מכבד את זמנם של אנשים אחרים ומוודא תמיד שהצעדים הבאים יהיו ברורים, סביר להניח שאחרים סביבך יעשו כך. ומי לא אוהב שעה אחורה לעשות עבודה ביום עמוס?
