כשמדובר בדוא"ל מעקב, אני חושב שהם מתחלקים לאחת משתי קבוצות ברורות: צ'ק אין כי אתה מקווה נואשות לתגובה או מעגל חזרה כי אתה נואש לתגובה.
אם אי פעם חיפשת עבודה בעבר, סביר להניח שאתה מכיר את התרחיש הראשון הזה. בטח חזית בתמימות חזרה לתיבת הדואר הנכנס של מנהל הגיוס מספר פעמים בתקווה קלושה שתשמע סוף סוף משהו על השלבים הבאים בתהליך ההעסקה. כן, שקט הרדיו הזה יכול להיות מאכזב.
אבל, בכנות, מדובר בקבוצת המעקב השנייה - אלה שבהם אתה בהחלט, בטירוף, ללא ספק דורש תגובה - שיכולה להיות מקוממת לגמרי.
בין אם אתה ממתין לקטע של פרויקט שעבור עמית לעבודה או שאתה עדיין שומר על העיניים קלופות לתשובה ההכרחית הזו מהבוס שלך, לא מקבל את מה שאתה צריך כשאתה צריך את זה יכול להיות מתסכל במקרה הטוב . ורוב הזמן, זה דורש גישה מסוג שונה מאלה ההודעות הידידותיות "פשוט לבדוק!" שאתה רגיל לשלוח למעסיקים פוטנציאליים או לקוחות פוטנציאליים.
אז הנה ארבעה טיפים עיקריים שיעזרו לכם לבצע מעקב יעיל כשאינכם רוצים סתם תגובה אלא זקוקים בהחלט לאחת.
1. התנגד לדחף להתנצל
נשמע מוכר? ככל הנראה, כל השורות בהן השתמשת בכדי להדוף הודעת מעקב. וכאשר אתה שולח דוא"ל מנומס למישהו כמו מנהל שכירות, הם יכולים להיות דרך אפקטיבית מעט להתפלג לבקשתך.
אבל, כשאתה מחכה בשקיקה לתגובה שמישהו חייב לך באופן לגיטימי? ובכן, אין ממש צורך להתנצל על זה. מגיע לך תשובה כדי להמשיך להתקדם בעבודה שלך - וזה לא משהו שאתה צריך לרחם עליו. לא עשית שום דבר לא בסדר.
אז, עמדו בפני הדחף המוחץ להתחיל בדוא"ל שלך עם חבורה של התנצלויות וחביבות מחצי לב. הם באמת לא נחוצים.
2. עשה את זה קל
אם אתה עוקב אחר המעקב, סביר להניח ששלחת לאדם זה לפחות דוא"ל אחד (בסדר, כמה ) לפני זה. וכן, רוב הסיכויים שההודעות הראשוניות שלך הכילו הרבה מידע רקע: מה שאתה צריך, למה אתה צריך את זה, למי אתה צריך אותו, וכן הלאה, וכן הלאה.
כמובן שמספק מעט הקשר הוא חשוב - הנמען אמור להיות מסוגל ללקט את היסודות מדוא"ל אחד בלבד (מבלי שיהיה צורך לדפדף באותו חוט אינסופי לכאורה). עם זאת, זכרו שמילת המפתח שם היא היסודות .
כשאתה זקוק לתגובה, הדבר הטוב ביותר שלך הוא להקל על אותו אדם ככל האפשר לחזור אליך בפועל - מה שאומר שאתה צריך לדלג על המוך ולהגיע היישר אל הזוהר הנחמד.
אל תסתמכו על הנושא הסטנדרטי של "מעקב", ובמקום זאת ערכו את שורת הנושא כדי לתאר בבירור את הנדרש. השתמש במשפטים ופסקאות קצרות ואפילו השתמש בנקודות תבליטים אם זה מקל על ההודעה שלך.
רוצים נקודות בונוס? כלול מועד אחרון למצב שאתה זקוק לתגובה - מודגש אם אתה מרגיש אמיץ במיוחד. ככל שההודעה שלך קלה יותר לקרוא ולהשיב לה, כך סביר יותר שתשיג בפועל את מה שאתה צריך.
להלן דוגמה למראה סוג זה של דוא"ל:
- תרשים צמיחת לקוח
- תרשים תעשיות לקוחות
3. נסה שיטות אחרות
כולנו הסתמכנו מאוד על אימיילים - ולא בכדי. זו דרך נוחה וקלה לתקשורת.
עם זאת, בהתחשב שכולנו טובעים תמידית בתיבות הדואר הנכנס שלנו, קל להודעות האלה ללכת לאיבוד לחלוטין בתוך הדשדוש. אנשים קוראים את הדואר האלקטרוני שלך ונודרים להשיב לה מאוחר יותר, רק כדי שיקברו אותו יותר ויותר - כלומר "מאוחר יותר" לא יבוא לעולם.
במצב שאתה רק מקווה לקבל תגובה, בדרך כלל לא הייתי ממליץ על גישה זו (בכנות, עובדים שכירים לא אוהבים להיות עוקב). אבל, אם אתה עומד בקיפאון ומחכה למידע הדרוש לך, ייתכן שהגיע הזמן לצאת מאחורי מסך המחשב שלך מתוך אינטרס לקבל תשובה זו.
הרם את הטלפון, עצור ליד השולחן של אותו אדם, או ציין אותה בפניה כשאתה מתאסף סביב סיר הקפה בבוקר. כן, זה עשוי לדחוף אותך מעבר לקו ממתמשך למזיק. אך לעיתים זמנים נואשים דורשים צעדים נואשים.
4. תאר את השלבים הבאים
כאשר כל השאר נכשל, הגיע הזמן לתאר כיצד תתקדמו אם לעולם לא תקבלו את המענה הדרוש לכם. לא משנה כמה טיפים וטקטיקות שונות תנסו, ישנם אנשים שפשוט לא יחזרו אליכם. ולצערי, זה לא אומר שאתה יכול פשוט לנגב את הידיים מכל העניין. אתה צריך להסתגל ולהמשיך הלאה.
בדרך כלל אתה יודע כשאתה שולח את הודעת המעקב הסופית שלך - מאמץ התעלה האחרון שלך לגרום לאדם ללחוץ סוף סוף על כפתור "התשובה". לכן, כשאתם שולחים את האזהרה הסופית הזו, סיימו את ההודעה על ידי פירוט מה יהיה הלאה אם לא תקבלו את מה שאתם צריכים.
אני יודע - זה כנראה נשמע מעט מאיים. אבל, חשוב שתבהיר זאת למקבל שלך. בעזרת הדוגמה שלנו מקודם, תוכל להוסיף שורה כזו בתחתית אותו דוא"ל:
קצת יותר קשוח ממה שהיית רגילה להיות? כן. יעיל? בהחלט.
שמיעת צרצרים בתגובה להודעות הדוא"ל שלך היא תמיד מתסכלת - אבל זה הופך להיות מרגיז במיוחד כשאתה באמת זקוק לתשובה. בנוסף, תרחיש זה דורש לעתים קרובות גישה שונה מזו המנומסת שאתה רגיל אליה.
יישם טיפים אלה ותשפר את הסיכויים שלך סוף סוף לקבל את התשובה עליה חיכית. אם לא? ובכן, לפחות תדעו שניסיתם הכל - קצר מלשלוח יונה נשאת (שלמעשה לא הייתי ממליץ עליה).
