כמי שדואג לפגוע באנשים בטעות, אני נוטה להתייצב באמצעות דוא"ל - במיוחד כשאתה נותן משוב.
אני משתמש בנקודות קריאה מופרזות, מציג את הביקורת הבונה שלי בצורה שאלה ("אני חושב שהדו"ח הזה יכול להשתמש בכמה חזותיים?"), ותמיד שואל אם הם מעדיפים להיפגש באופן אישי כדי לדון בהמשך.
לפעמים אקרא שוב הודעות ששלחתי ואכנס - סימני הקריאה שהרגישו כל כך ידידותיים כשכתבתי את התגובה שלי עכשיו גורמים לי להיראות כאילו אני אובססיבית מבחינה חזותית עם חזותיים במצגות.
למרות שאני יודע שאני צריך לחייג את ההרגלים האלה לפעמים, קראתי לאחרונה משהו שגרם לי לחייך. מסתבר שכל החימום וההבהלה שלי בעצם נותנת לי רגל.
על פי מאמר שפורסם לאחרונה בנושא המהפכה השקטה, שכותרתו, "7 דרכים לשימוש בתקשורת חסרת כוח", אלה רק חלק מהטכניקות של אנשים בעלי השפעה רבה יותר ומוצלחים יותר דרך הדואר האלקטרוני. בעיקרון, לדבריה, אנשים שמגלים צנועים יותר, הידועים גם כ"מתקשרים חסרי אונים ", נוטים לעורר אמון ולבנות מערכות יחסים חזקות יותר.
וגם ההפך הוא הנכון - כשאתה מבטא שאלות כהזמנות, משתמש רק בתקופות ומשוחח עם יותר מדי סמכות בהודעות הדוא"ל שלך, סביר יותר שתקבל תגובה טובה (או תגובה בכלל). אומר מייסדת QR וכותבת המאמר, סוזן קיין:
זה מסתכם בתובנה זו: כשאנשים חושבים שאתה מנסה להשפיע עליהם, הם מעלים את המשמר שלהם. אבל כשהם מרגישים שאתה מנסה לעזור להם, לשנות את דרכך לתשובה הנכונה, או להיות כנים לגבי פגמים משלך, הם נפתחים בפניך. הם שומעים מה יש לך לומר.
מה זה אומר? זה להיות פחות רשמי, פחות בטוח, ויותר אמוציונאלי בהודעות הדוא"ל שלך זה לא דבר רע - למעשה, אומר קין בציטוט המחקר של הסופר אדם גרנט, "תקשורת חסרת אונים מכניסה 68% יותר הכנסות."
ברור, שפלפל בכל דוא"ל שתשלח באמצעות אמוג'ים, כל הכובעים וסימני שאלה בכדי לבטא את רגשותיך כראוי, יגרום לך ככל הנראה להיתקל כבלתי מקצועית, לא בטוחה ואפילו בלתי הולמת במצבים מסוימים. אך פעמים אחרות זה יכול לעשות את כל ההבדל.
אולי זה אומר לבקש אישור של מישהו לפני שמטילים מטלה אחרת בדרכם: האם זה עובד בשבילך? שמחה לדון כיצד לפצל את העבודה בינינו! במקום שאני צריך את ההערות שלך עד יום שישי.
לחלופין, לקחת רגע כדי שהבקשות שלך ישמיעו אנושיות - למשל, האם תוכל לחזור אלי עם מחשבות? במקום לייעץ בבקשה.
לחלופין, אפילו פשוט להחתים את הדוא"ל שלך עם "תודה!" או "שיהיה סוף שבוע נהדר!" ולא עם "הטוב ביותר" הרשמי יותר.
כמו שלא הייתם מדברים באופן אישי עם עמיתיהם בצורה רשמית מכופתרת, כך אינכם רוצים להיתקל בקור רוח בדוא"ל. כי אם אתה רוצה שאנשים יגיבו, אתה צריך לתת להם סיבה טובה לכך - ומי שהוא ידידותי ולעתים פגיע הוא בסופו של דבר הרבה יותר סביר לזכות בכבוד מאשר למישהו שלא נפתח בכלל.
רוצה לדעת מה עוד ממצה את עמיתיך לעבודה? ריכזנו עבורכם את כל עצות נימוסי הדוא"ל הדרושים כדי להבטיח שכולם באמת קוראים (ומגיבים) להודעות שלך.
