יש שם הרבה עוזרים אדמיניסטרטיביים מוכשרים. פגשתי אנשים רבים, גברים ונשים כאחד, שהפכו קריירות כעוזרות מנהלים, מנהלי משרדים או רכזים אדמיניסטרטיביים, ומטפחים את כישוריהם של תכנון אירועים, ניהול פרויקטים ושוער לקוחות לקריירה שמשלמת היטב. סוג זה של עבודה הוא חשוב ושומר על עסקים.
עם זאת, אני לא עוזר מנהלי - וגם לא מוכשר במיוחד במשימות הניהול האלה. אני נהדר עם לקוחות, אבל כשמדובר בתיאום נסיעות ותחבורה של אנשים רבים, אני לא הילדה שלך. אני ידידותי, אבל הקול שלי, שדומה לגובה של ילד בן 10, אינו מתייחס לנקיטת התנהגות טלפונית מקצועית. אני לא יודע באופן טבעי כמה קילוגרמים של סלט תפוחי אדמה להזמין לארוחת צהריים של 20 איש. למעשה, מעולם לא תכננתי מסיבה גדולה - אמי תכננה את כל החתונה שלי.
ובכל זאת, פעמים רבות ההנחה שהייתי לוקח על עצמי תפקידים אדמיניסטרטיביים בעבודה - רושם פתקים, מזמין ארוחת צהריים, מכין עותקים - מכיוון שאני האישה היחידה המעורבת בפרויקט. נשים מקצועיות רבות חלקו איתי חוויות דומות. למעשה, עמית לשעבר בענף ההוצאה לאור והתקשורת אמר לי לאחרונה שעמיתיה הגברים קיבלו כמובן מאליו שהיא תשלח הזמנות ללוח שנה, תזמין חדרי ישיבות ותירשום הערות לפרויקט חוצה מחלקות. היא מנהלת בכירה ובעלת ניסיון של למעלה מ -15 שנה, בשווי זה או גבוה מזה של הקולגות שלה.
מה שמרגש עוד יותר הוא ההנחה שנשים איכשהו מצוידות יותר לעשות את הדברים האלה מאשר עמיתיהם הגברים. למרות שעשינו התקדמות כה רבה, חלק מהקולגות הגברים המבוגרים שלנו (אם כי, כמובן, לא כולם) לא מצליחים לנער את האמונה שאנו הגאלים פשוט טובים יותר לרשום הערות ולשלוח הזמנות.
אני מהסס לכתוב קטע "איך" על הטיפול במצב זה מכיוון שהאחריות להיפוך מסורות תרבותיות לא צריכה להיות נופלת אך ורק על מין אחד. אבל, אם אתה כמוני, יש לך עבודה (עבודה בפועל, העבודה ששילמת לך) וצריך לנגוס את הבעיה באיבו בזמן שהיא מתרחשת. אז הכרה בכך שמדובר בתיקונים לטווח הקצר לבעיה שיידרשו יותר מכמה ימי עסקים, הנה מה שעובד עבורי.
1. שאלו את עצמכם: האם זה רגע "כל הידיים על הסיפון", או שזה לא מתאים?
לא אכפת לי להיכנס בזמן "כל הידיים על הסיפון". לדוגמה, אני עובד כרגע בהפעלה קטנה וכתוצאה מגודלה ותקציב החברה, לקחתי על עצמי את האחריות הנוגעת לתפעול, כספים, משאבי אנוש שבדרך כלל לא יידרש ממישהו בשיווק. אני לא מחשיב את האחריות הנוספת הזו כבלתי הולמת, אלא את שכבת האדמה בעולם ההפעלה.
אם לעומת זאת, אתה מגלה שחברי הצוות שלך שוב ושוב מבקשים ממך (במקום אנשי מקצוע אחרים שאינם בעלי יכולת לב, ובעיקר במקום הקולגות הגברים שלך) לדאוג למשימות אדמיניסטרטיביות שאינן קשורות לתפקידך - כמו להזמין או איסוף ארוחת צהריים - המשך למס '2.
2. אל תקבע תקדים
באחת התפקידים הראשונים שלי מחוץ לבית הספר לתואר שני, הצעתי לאסוף ארוחת צהריים לבוס שלי ביום הראשון. ניסיתי להיות נחמד, אבל ללא ידיעה קבעתי תקדים מסוכן: לאחר מכן הוא ביקש שאביא לו ארוחת צהריים כל הזמן.
אין שום דבר רע בלהיות ידידותי ועוזר, אבל יש המון דרכים להביע נכונות לחרוג מעבר לקריאת החובה מלבד סידורים אישיים או לקפוץ כאשר מישהו זקוק למשהו FedExed. למד מהטעות שלי, וחשוב הרבה לפני שאתה הולך בדרך זו.
למעשה, באפשרותך גם להגדיר את התקדים שלא תרצה: אם אתה בצוות פרויקטים שלא מוקצה לו אדם מנהלי, קח זמן במהלך פגישת התכנון הראשונית כדי להתייחס ישירות לשאלה מי יתמודד לדאוג לארגן פגישות, להדפיס מסמכים וכן הלאה. ממליץ מההתחלה שמשימות אלו מחולקות בין כולם או שחברי הצוות יחליפו.
3. למדו אותם כיצד לדוג
המטרה של התנדבות להשלמת משימות אדמיניסטרציה צריכה להיות להראות את נכונותך לשתף פעולה ולקבל עבודה, ולא להראות שפשוט תעשה עבודה עבור אנשים אחרים. עם זאת בחשבון, אם אתה מגלה שעמיתים מבקשים ממך שוב ושוב לסרוק, לשלוח פקס, להעתיק או לתזמן פגישות, פשוט אמור, "תן לי להראות לך איך לעשות זאת כדי שלא תצטרך להמשיך לשאול אותי. זה ממש קל. "ואז תעביר אותם בתהליך.
זה גם ירתיע את האדם מלבקש שוב את החיבה הזו ויפחית את הסנטימנטיות המטופשת של "אני פשוט חסר אונים וגרוע עם הטכנולוגיה, זה לא חמוד?" שמלווה לעתים קרובות בבקשות האלה. שניכם ואתם יודעים שמשימות כמו אלה אינן דורשות כוחות קסומים, רק כמה דקות של זמן. ואם כבר מדברים על הזמן:
4. לעמוד על הזמן העריך שלך
אם עמית מבקש מכם להעתיק ולאסוף ערימה של מסמכים בני 40 עמודים, הוא מבקש שתקדישו זמן למשימה שאנשים רבים יכולים לבצע במקום לעבוד על הפרויקטים שלכם בפועל, וככל הנראה, רק אתם יכולים לעשות.
פעילויות פקידות הן חשוב, אבל זה לא אומר שאתה צריך לטפל בהם יום-יום. יש לך עוד עבודה לעשות, ולקיחת זמן מזה יכולה להיות השפעה מזיקה. אם הביצועים שלך סובלים מכיוון שבילית יותר מדי מזמנך במשימות אדמיניסטרטיביות, המנהל שלך יראה בכך חוסר יכולת לתעדף באופן יעיל. תוכל גם לשלוח הודעה שאתה מעדיף למעשה עבודה הקשורה לפעולות. זכור, במקום זאת, שכל אחריות "לא חובה" צריכה להיות הזדמנויות להפגין את כישוריך, להתפתח באופן מקצועי או להראות למנהל שלך שאתה חושב במודע על עתידך בחברה.
אני לא יכול להדגיש מספיק שאין שום דבר משפיל בעבודה מנהלית. אבל אם אינך נמצא בתפקיד מנהלי, אין סיבה שעמיתיך צריכים לדרוש או להניח שאתה מנהל ברירת המחדל רק בגלל שאתה האישה היחידה בחדר הישיבות. עמדו בעצמכם וחזרו לעבודה.
