אם עבדת במשרד, אי פעם, אתה יודע שמפגשים הם הכבשה השחורה של משימות העבודה. אנו אוהבים לשנוא אותם ואנו שואפים לחסל אותם לנצח, ובכל זאת אנו ממשיכים להחזיק בהם - שוב ושוב עד שנמצא את עצמנו תוהים מדוע אנו מבלים בהם כל כך הרבה זמן.
לכל אחד יש את הסודות שלהם לניווט בנוף המסובך של הישיבות (וחלקם טובים מאחרים.)
אז, ריכזתי אסטרטגיות להפחתת עומס הפגישות שלך (והגדלת התפוקה שלך) מארבעה מובילי חברה מצליחים. מי יודע, ייתכן שתוכל לנסות אחת מהטקטיקות הללו במשרד שלך!
1. יצירת כתבי זמנים "ללא פגישה"
זהו הטריק הוותיק והקל ביותר בספר, עבור כל מי שמתאמץ לתזמן עבודת ראש.
וזה עבד עבור אנדרו פינגרמן, מנכ"ל PhotoShelter:
"במשך קצת יותר משנה סירבתי לקיים פגישות לפני הצהריים. ההשפעה על התפוקה שלי הייתה מדהימה. כמי שיש לו גם הפרעות קשב וריכוז, מצאתי שבקרים הם הכרחיים לעבודה הדורשת את רמת החשיבה הביקורתית הגבוהה ביותר שלי. לכן, אם מישהו צריך נואשות להיפגש איתי בבוקר, אני כמעט תמיד דוחה ושואל במקום זאת אם נוכל לבחור זמן אחר הצהריים. התנאי היחיד שעליו אערוך הוא אם הפגישה תואמת באופן מושלם את סדר העדיפויות שלי. "
ב- Muse, אימצנו אסטרטגיה דומה על ידי יישום "ניצח רביעי", שם, משעה 9 בבוקר עד 13 בערב בימי רביעי, אף אחד בחברה אינו רשאי לתאם פגישות.
"התלונות הנפוצות ביותר היו כי לאנשים לא היה מספיק זמן חשיבה עקבי מכיוון שהפגישות יפריעו לעיתים קרובות כל כך", אומר סמנכ"ל האנשים והכישרון שלנו, טוני תומפסון. "יש פגישות זוגיות שאנשים אמרו לי שהם לא יכולים להפסיק, אבל אם המאמץ מקטין אפילו 70% מהפגישות הלא-פרודוקטיביות ומחליף את המפגשים עם הרבה פריון, יצירתיות ושפיות עובדים, זה שווה את זה."
2. קיום פגישות רק יום בשבוע
מתן גריפל הוא המייסד והמנכ"ל של חודש אחד. כדי לפתור את סוגיות הפגישה שלו עצמו, הוא החליט שבמקום לחסום זמנים מסוימים, הוא יחסום כל יום מלבד אחד.
בניגוד למערכת של המוזה עצמה, גריפל מקיים פגישות רק בימי רביעי: "אני לא עושה מזה עניין גדול. אם מישהו יבקש לתפוס קפה ביום שלישי, אשאל אם יום רביעי עובד במקום. אם יום רביעי זה מוזמן לחלוטין, אני אשאל לגבי יום רביעי הבא (לפעמים אני צריך להזמין שניים או שלושה ימי רביעי בחוץ), "הוא אומר במאמר האחרון של פורבס . פשוט מפתיע, נכון?
התוצאה, הוא מצא, אינה סתם חסימות זמן ענקיות להתמקד במשימות אחרות, אלא ש"הכריח אנשים לחכות עד יום רביעי יסנן לעיתים קרובות את הפגישות הלא חשובות. זה יבטל אנשים שרוצים חלק מהזמן שלך, אך לא מוכנים לחכות לזה או לעבוד במסגרת לוח הזמנים שלך. זה נהדר עבורי, מכיוון שאני ממילא לא רוצה להיפגש עם האנשים האלה. "
3. לבחון מחדש את לוח השנה באופן קבוע
"בדקנו באופן קבוע פגישות על בסיס רבעוני כדי לעבוד מחדש על לוחות הזמנים של פגישות במידת הצורך, " אומרת דינה אלובייד, מנהלת תקשורת בחממה. המשמעות היא שבכל רבעון, כולם בחברה מסתכלים על לוח השנה שלהם ומחליטים האם ניתן להעביר דיונים מסוימים לערוץ אחר.
אתה יכול לעשות זאת בקלות באמצעות לוח הזמנים שלך. כדי לעזור לצמצם את הפגישות שאינן מתרחשות, אלוביד מציע לקצץ את מסגרת הזמן: "התחל עם פגישות של 30 דקות וקצר אותם ל -20 דקות במידת האפשר; כנ"ל במשך 60 דקות, מדוע לא לנסות 45? "אתה עלול לגלות שאתה יכול להשיג באותה מידה בזמן קצר יותר, אם לא באמצעות דואר אלקטרוני או מסמך של גוגל במקום זאת.
כמו כן, היא אומרת, "הקדיש זמן ליום שני למיפוי מה אתה רוצה להשיג השבוע ואילו פגישות צריכות לקרות כדי לבצע את העבודה ולהעביר פרויקטים מסוימים קדימה." אם הם לא חשים בקנה אחד עם סדרי העדיפויות שלך, הסר אותם.
4. קיום טיהור פגישות
אלכס וילה, מנהל התפעול הראשי בחברת Healthify, מרחיק את האמור עוד יותר על ידי ארגון "טיהור פגישות" בחברה שלו:
"זו נקודת זמן ספציפית כל שישה עד תשעה חודשים בה אנו מוחקים 100% מהפגישות החוזרות ונכללים כללים שבאמצעותן ניתן להוסיף אותם בחזרה."
אז מה בדיוק מהווה החזרת פגישה ללוח השנה של וילה וצוותו? "לפגישות חד פעמיות ופונות לקוח, אתה יכול לשמור או למחוק את הפגישה לפי שיקול דעתך. לא ניתן להוסיף את הפגישות שנמחקו למשך שבועיים לפחות. אחרי השבועיים האלה, אתה יכול להוסיף את הישיבה רק אם רוב הנוכחים יבקשו להחזיר אותה (לובי לישיבות שלך אסור!). "
התגובה בחברה שלו הייתה חיובית להפליא, למרות היותה בקשה מאיימת כל כך: "כולם אוהבים את זה ולא יכולים לחכות למחוק את הכל. מבלי להכיר בבעיה, אתה מתחיל להיות את המצב המביך של אף אחד לא רוצה להיות זה שיגיד 'הפגישה הזו לא מועילה, האם נוכל פשוט לבטל אותה?' בסופו של דבר אנו עוברים מחזורים של ביצועים מיטביים שבהם אנשים מתקיימים במאזן טוב ביכולתם לשתף פעולה תוך שהם עדיין יש את הזמן לעשות את עבודתם האישית. "
על אף שלקחת כל אחד מהצוות שלך על התוכנית עם תוכנית זו יכול להיות קשה, כדאי לבדוק אם ישיבות קטנות יותר. שוחח עם עמיתיך לעבודה על הסרת כל הצ'ק-אין שאינו דחוף למשך מספר שבועות, ובדוק אם זה משפיע לרעה על העבודה שלך.
פיתרון עומס הפגישה באמת מסתכם בתעדוף עומס העבודה שלכם, וזו הסיבה שהאסטרטגיות שלעיל כל כך יעילות.
