יש המון טיפים כיצד להפוך ליותר פרודוקטיביים - החל מכללים שעוקבים אחריהם לשיפור יעילות לפרטים שעלינו לזכור כדי לחסוך את זמן העבודה שלנו ועוד.
אבל אילו מהטיפים האלה הם למעשה מנוסים ונכונים - ואילו הם רק רעש?
תוך חודש ניסיתי ארבעה טיפים נפוצים של פרודוקטיביות (בתוספת טריק בונוס מהנה), תוך שימוש בתוכנת מעקב הזמן DeskTime כדי למדוד כיצד הם משפיעים בפועל על הפרודוקטיביות שלי. על פי הניסוי הקטן הזה, כמה מהטיפים הפופולאריים ביותר בחוץ עשויים להיות מעט מוגדרים - בעוד שלאנשים ככל הנראה יש כוח קסם שיעזור לך לעשות דברים.
הנה מה שלמדתי - ואיך אתה יכול ליישם את זה בחיי העבודה שלך.
טיפ מס '1: עצור ריבוי משימות
הרעיון המרכזי של שיטה זו הוא להתמקד במשימה אחת בכל פעם, להימנע מביצוע דברים מרובים בו זמנית. מחקרים וניסויים הראו כי מוחנו מתפקד בצורה הטובה ביותר כאשר מתרכזים במשימה יחידה, כפי שציין דניאל פטריק פורסטר ב- Bloomberg Businessweek . עם זאת, הוא גם מציין שגישת המשימות היחידה הזו אינה משהו שמגיע באופן טבעי, ולעתים קרובות אנו צריכים להכשיר את עצמנו להפסיק ריבוי משימות.
איך זה הלך?
כבר ביום הראשון גיליתי את החיסרון העיקרי של שיטה זו: היא מובילה לנטייה לפרפקציוניזם. כתוצאה מכך אתה יכול לבזבז זמן רב על פרטים, מה שעלול להפריע לפריון שלך לטווח הארוך.
שני חסרונות נוספים בשיטה זו סוננו מאוחר יותר באותו שבוע.
ראשית, התמקדות במשימה יחידה אולי נשמעת פשוטה, אך היא לא. אתה יכול לסגור את כל הלשוניות במחשב הנייד ולהשאיר רק את המשימה הקשורה לפתוח, אך אינך יכול לעשות את אותו הדבר בראש שלך - כל שאר הדברים שצריך לעשות ימשיכו לרחף בחלק האחורי של זה.
שנית, שיטה זו במובנה הקיצוני ביותר פירושה הדרה מוחלטת של כל המשימות האחרות במשך יום שלם, שעלול להפוך למשעמם. מבחינתי ריבוי משימות סביר הוא זה שמוסיף קצת דינמי ליום העבודה ועוזר לי להתעניין.
יעילות: 77%
שביעות רצון אישית: 2/5
מסקנה: אם אינך יכול לברוח ממשימות ריבוי משימות, המשך לבצע משימות שונות במקביל. פשוט אל תנסו לעשות יותר מדי בבת אחת - מחקרים מראים שזה יכול לגרום למוח שלכם להתכווץ, ואתם בטח לא רוצים שזה יקרה.
טיפ מס '2: קחו הפסקות תכופות
הרעיון המרכזי כאן הוא שלקחת הפסקות לאורך היום עוזרת לך לחזור לעבודה רגועה ומלאת אנרגיה, וכך לעשות דברים נוספים. מחקרים מראים כי ישנם מגוון יחסי הפסקת עבודה אופטימליים, אך בסופו של דבר זה לא ממש משנה אם אתה פועל לפי חוק 52:17 או לוקח הפסקה כל 90 דקות, כל עוד אתה עוזב את שולחנך מספר פעמים יום.
איך זה הלך?
הכל התנהל כמתוכנן ביום שני; תוך כדי שבירת תדירות סיימתי כמות די הגונה של משימות שהיו ברשימת המטלות שלי.
אבל אז הגיע היום השני, והרגשתי שאני צריך להכריח את עצמי לעזוב את השולחן. יתר על כן, קשה יותר ויותר לחזור למסלול אחרי הפסקות החובה הללו. לאחר שיש לי אותה בעיה במהלך הימים שלאחר מכן, בסופו של דבר שיניתי את הגישה כולה: במקום להכריח את עצמי להישבר כל שעה, לקחתי הפסקה בכל פעם שסיימתי משימה או שפשוט הרגשתי תקועה. כתוצאה מכך, היו זמנים שלקחתי שלוש הפסקות בשעה, ופעמים שעשיתי "מרתון עבודה" של חמש שעות ללא מנוחה. אבל זה הצליח; עשיתי דברים אחד אחד בלי להרגיש עבודת יתר, וזה מה שהיה באמת חשוב.
יעילות: 75%
סיפוק אישי: 4/5
מסקנה: קחו הפסקה בכל פעם שתזדקקו לה, לא כשאתם אמורים.
טיפ מס '3: צור רשימת מטלות עם משימות הניתנות לניהול
ישנן דרכים שונות ליצירת רשימת המטלות שלך. הרעיון של רשימה מסוימת זו הוא לחלק כל משימה לשלבים שניתן לבצע עליהם כדי לבצע את הפרויקטים שלך. גורו הפרודוקטיביות דייוויד אלן מציע להתחיל כל פריט ברשימה שלך בפועל כדי להפוך את הכוונות שלך למוחשיות יותר. לדוגמה, במקום פשוט לשים "דוח לקוח" ברשימה שלך, פרט את פריטי הפעולה שיהיו מעורבים: איסוף הנתונים, נתח את הנתונים, כתוב את הדוח וכן הלאה.
לאחר מכן, עליך להקצות משימות אלה באופן שניתן יהיה לבצע בפועל. "רשימת מטלות יומיומיות צריכה להיות מורכבת ממשימות קטנות שלא נמשכות יותר משעתיים לכל היותר, " כותבת Cody Wheeler ל- Lifehack .
איך זה הלך?
הדבר הטוב בשיטה זו הוא שהיא גורמת לך להרגיש פרודוקטיבית. אורך רשימת המטלות שלי דווקא התכווץ, וזה הרגיש די מוטיבציה. חוץ מזה, שיטה זו גם מאפשרת לי לשים לב לדברים הקטנים יותר שעשיתי כחלק מהפרויקט כולו, כמו ספרות חיפוש אחר פוסט בבלוג, שלרוב לוקח הרבה זמן, אך לא מספקת תוצאות מיידיות שכל אחד יכול לראות.
עם זאת, בעוד ששברור המשימות לצעדים ניתנים לביצוע הוא ככל הנראה השיטה היעילה ביותר שניסיתי, עדיין עליך ליצור את הרשימה שלך בתבונה; אינך יכול לכלול כל דבר קטן שאתה מתכנן לעשות, גם אם זה הכרחי להשלמת הפרויקט. זה פשוט יגרום לרשימה שלך להיות ארוכה שלא לצורך.
יעילות: 80%
סיפוק אישי: 5/5
מסקנה: קטע את הרשימה שלך עד שש או שבע משימות ספציפיות וניתנות לביצוע ביום. משימות בודדות שנמשכות פחות מעשר דקות אינן זכאיות לרשימה.
טיפ מס '4: התחל עם המשימה החשובה ביותר
הרעיון של שיטה זו הוא להתחיל עם המשימה החשובה ביותר של היום כשיש לכם אנרגיה נפשית מלאה, ואז לבצע הרבה משימות יותר קלות ככל שהיום נמשך ושחוקים יותר. במאמר של חברת Fast Company , רייצ'ל ג'יל מציעה:
"זהה את המשימות החשובות ודורשות את מלוא היכולות הנפשיות שלך שדחית עד סוף היום בו הרזרבות הנפשיות שלך נמוכות. לאחר שזיהית את המשימות האלה, ארגן מחדש את השגרה שלך כך שתוכל לעבוד עליהן ללא הפרעה במשך השעה הראשונה של היום. ''
איך זה הלך?
מבחינתי זה לא הלך כמו שתואר על ידי ג'ילט. בבקרים אני פשוט זקוק לזמן כדי להיכנס לזרם העבודה. יכולתי לבצע כמה משימות יומיומיות, אבל בהחלט שום דבר ש"דרש את מלוא היכולות הנפשיות שלי. "אז נאבקתי בשיטה זו במשך יום וחצי עד שוויתרתי כדי סוף סוף לעשות דברים.
יעילות: 66%
סיפוק אישי: 1/5
מסקנה: מצא את שיא הפריון שלך (ל- DeskTime יש "סולם פריון '' למטרה זו), ואז קבע את משימות העדיפות שלך במהלך פרק זמן זה. זה לא צריך להיות הדבר הראשון בבוקר - רק בכל פעם שהפריים טיים שלך הוא.
טיפ בונוס: 2 בירות ליצירתיות
במחקר שנערך על ידי אוניברסיטת שיקגו, החוקרים גילו כי שיכרון קל יכול לשפר את התפוקה שלך למשימות יצירתיות. אמנם הוכח שהקפה מסייע לכם לבצע משימות פשוטות, אך הוכח שתכולת אלכוהול בדם של 0.07 (המקבילה לשתי בירות) מסייעת למשימות יצירתיות.
איך זה הלך?
במשך שבועות דוחה את כתיבת המאמר - פשוט לא הצלחתי להיכנס לזרם. אז אחר צהריים אחד, השתמשתי בניסוי אחרון אחרון זה. שתיתי את הבירה הראשונה במלואה, ואז חזרתי למחשב שלי לעבוד ולגמתי באגביות את השנייה.
הבירה הראשונה עשתה פלאים; מייד זרמו מילים, הוצאו רעיונות והדפים התמלאו במהירות. נראה שהבירה כיבתה את הביקורת העצמית שלי ופתחה את הדלת לכתיבה היצירתית שלי.
עם זאת, הבירה השנייה הייתה טעות; כשלגמתי אותה, יכולתי להתרכז במהירות התפוררה.
יעילות: ובכן, זה עשה את העבודה, נכון?
סיפוק אישי: 5/5
מסקנה: שתיית בירה עשתה דברים נהדרים בכדי להוריד רעיונות על הנייר, אך אל תצפו שאוכל לעשות אחר כך פרודוקטיביות באמת. בירה אחת הייתה מספיקה לגמרי לסובלנות שלי.
