האם יומן Google שלך מופעל יתר על המידה עם טונות של מיקרו-פרוייקטים? האם טרלו לוקח שעות מהיום שלך? הכנת כל כך הרבה רשימות שאתה אפילו לא יכול להחזיק אותן ישר?
אין לי ספק שאתה מגדיר את לוח הזמנים שלך עם הכוונות הטובות ביותר, אבל אם זה מרגיש כאילו הניסיונות שלך להישאר מסודרים לא משתלמים, רוב הסיכויים שאתה משתמש בכלי התכנון הלא נכון.
רוב כלי התזמון הפופולריים של ימינו משמשים אחת משלוש מטרות. וודא שאתה משתמש בתפקיד הנכון למשימה שאתה מנסה להשיג.
1. רשימת המטלות הבסיסיות
אתה יודע מהי רשימת מטלות. לוח זמנים מסוג זה הוא נהדר עבור חברי צוות בודדים או לפרויקטים לא לינאריים שבהם סדר המשימות שלא מסתיים אינו חשוב במיוחד.
כלים כמו Wunderlist ו- Any.do הם מדהימים עבור אלה המחפשים משהו בסיסי יותר מכיוון שיש להם ממשק משתמש נקי ונגישים בכל מכשירים מרובים. צור ושמור את הרשימות שלך ביישומי האינטרנט, או נהל אותם תוך כדי נסיעה מהטלפון שלך.
השתמש בו כאשר העדיפות שלך משלימה יעדים שאינם קשורים
רשימות מטלות הן פשוטות וישירות, מה שאומר שתוכלו לתכנן ולשנות אותן במהירות מבלי לזרוק שום חלק אחר מהיום שלכם. אם המשימות היומיומיות שלך אינן תלויות זו בזו, הדבר יעזור לך לזכור מה עליך לעשות מבלי שתקדיש לך יותר מדי זמן לארגון.
לכן, אם אתם מסתכלים קדימה לסוף השבוע, ואתם רוצים לקנות מצרכים, צאו לריצה, נפגשו עם חברים ושלחו כמה מיילים; הדבר הטוב ביותר שלך הוא להקליט את כל הפריטים הלא קשורים האלה ברשימת המטלות הנוחה שלך.
2. לוח הזמנים של קאנבן
כלי Kanban מתמקדים בסיוע לארגון משימות לדליים. באופן אידיאלי, כאשר משימה עוברת מדלי אחד למשנהו, היא מתקרבת יותר לסיומה. לדוגמה, דליים אלה יכולים להיות שלבים בתהליך או משימות משנה בתוך משימה גדולה יותר שעליך לסיים.
לוח הזמנים של קאנבן הוא מה שאתה רואה בו משתמשים כמו טרלו ו- Google Keep. הם מאפשרים לך להעביר פריטים בקלות, לקבוע מועדים ותזכורות ולשתף את ציר הזמן שלך עם אחרים.
השתמש בו כאשר העדיפות שלך עוברת שלבים מובנים רבים
מערכת הדלי תעזור לכם לדמיין את השלבים בתהליך ולעקוב אחר פרויקטים בודדים בזמן שהם עוברים בשלבים אלה. לא רק זה יכול לעזור לך לנהל את הפרויקטים שלך, אלא שזה גם יכול לעזור לך לאתר חוסר יעילות בתהליך שלך.
אם יש לך צוות עובדים מרוחק העובד על היבטים שונים של אותו פרויקט - ואשר עוקב אחר ההתקדמות על ידי תוצרים במקום לוח זמנים - זו הדרך ללכת.
3. לוח הזמנים של גנט
לוחות הזמנים של גנט מדגישים את הזמינות והמועדים. בעזרת סוג זה תוכלו לתכנן כמה זמן צריך לקחת כל שלב בתהליך, וכיצד כל שלב קשור לצעדים שבאים לפניו ואחריו.
אנשים שעובדים על בסיס מועדים מעדיפים לעתים קרובות להשתמש ביומן Google או באינסטגנט מאסנה. שני הכלים הללו מאפשרים לך לצבוע את הפרויקטים שלך (וזה בעיניי מועיל להפליא). הם כוללים גם תכונות גרירה ושחרור, כך שתוכלו לארגן מחדש את המשימות שלכם בקלות, אם יעלה משהו בלתי צפוי.
השתמש בו כאשר העדיפות שלך היא מועדים
המיקוד של תזמון גנט בזמן הוא יעזור לכם לפרט את משימות המשנה של הפרויקט הגדול יותר שלכם ולהקצות את פרק הזמן הנכון לכל אחד מהם. על ידי פירוק משך הזמן הדרוש לסיום הפרויקט, תוכלו לתכנן בצורה יעילה יותר כל שלב בתהליך ולהימנע ממתח המועד האחרון המתקרב.
אם אתה רוצה לוודא שכל חברי הצוות שלך משלימים את משימות המשנה של פרויקט ארוך בזמן, תרצה להשתמש בזה.
עשה לעצמך טובה וקח כמה דקות - היום - לרשום כמה מההיבטים החשובים ביותר של לוח הזמנים שלך. אל תחשוב על הכלי לניהול משימות שאתה משתמש בו כרגע: פשוט כתוב מה חשוב בעבודה היומיומית שלך.
לאחר מכן, התבונן ברשימה שלך וקבע איזה סוג לוח זמנים יהיה המתאים ביותר עבורך. האם אתה זקוק למערכת המתאימה יותר למועדים שלך, או שאתה זקוק לרשימה פשוטה יותר שלא אורכת שעה לתכנן כל שבוע?
רק אל תשכח לתזמן בזמן לציוץ לי ולספר לי איך המערכת החדשה שלך מסתדרת.
