בעולם העבודה בימינו נראה שהכל קשור לפרודוקטיביות. איך נוכל לעשות דברים מהר יותר, לבזבז פחות זמן על דברים שאנחנו לא צריכים, ולחתוך יתירות וחוסר יעילות שמאטים אותנו?
תקשורת אינה יוצאת דופן ממגמה זו. עם יותר ויותר דרכים לשמור על קשר דיגיטלי, נהיה מקובל לקצץ בפגישות, לשלוח פחות מיילים וקצרים יותר, ובאופן כללי להישאר בקשר פחות - והכל בשם חיסכון בזמן.
אבל וויליאם אלן, המנהל הבכיר של בהאנס, חושב שזה בעצם מעכב את היעילות של הקבוצות.
במאמרו לספרו האחרון של 99U, עשה את חותמכם : מדריך הקריאייטיב לבניית עסק בעל השפעה , הוא מציע ששווה ליצור למעשה פיטורים בכדי להבטיח שכולם בצוות שלכם נמצאים באותו עמוד. הוא מסביר:
לעולם אל תניח שהצוות שלך יודע את תוצאות ההחלטות שאתה מקבל מדי יום. ההנחה - במקום ליידע באופן פעיל - מבטיחה שהם יבזבזו יותר זמן בנחש מה עליהם לעשות לעומת פעילה.
בזמן שהוא ממליץ על המלצות אלו כדי לעזור למנהיגי החברה להבטיח כי רעיונות לתמונות גדולות וגם החלטות יומיומיות מתפשטות סביב הצוות בצורה יעילה, אני חושב שהרעיון הזה של יצירת פיטורים בתקשורת שווה כל איש מקצוע שישקול, מנהיג או לא. שקול, נניח, להיות קצת יותר חוזר בתקשורת שלך עם הבוס שלך כדי לוודא שהוא יודע את כל העבודות הנהדרות שאתה עושה ואת מה שאתה צריך כדי להצליח. או אולי נסו לחזור ולהדגיש דברים עם הקולגות כדי לשמור על כולם בתחושה של יעדים וקו צירי זמן של הפרויקט.
כמובן, להיות מיותר וברור יותר לא אמור להיות אומר להתנשא או לעצבן. להלן מספר רעיונות שיעזרו לכם להגיע לאיזון הנכון.
1. זכור: מה שחוזר עלייך יכול להיות חדש למישהו
אלן מזכיר לנו במאמר שלו שאמנם אתה חוזר על מסר מספר פעמים, אך רבים מהאנשים שאתה עובד איתם ישמעו אותה רק פעם אחת, לכל היותר. כך, גם אם דיברת על רעיון בפירוט בפגישה אחת, כל חברי הצוות שלא היו שם באותו יום עדיין נשארים בחושך. הרשה לעצמך לחזור על דברים כמה פעמים כדי לוודא שלכולם יש סיכוי לשמוע אותם.
2. השתמש בצורות שונות של תקשורת
השתמש בעובדה שאנשים שונים לומדים (וקולטים מסרים) בדרכים שונות על ידי העברת אותה הודעה על פני כמה פורומים שונים. לדוגמה, ציין את אסטרטגיית המכירות החדשה שלך בפגישה, ואז שלח דוא"ל מעקב למחרת ובו חוזר על הודעתך. לחלופין, שלח דוא"ל על רעיונות לסגת הצוות, ואז העלה שוב את ההודעה שלך עם עמית כשאתה הולך לשתות קפה יחד.
3. העסיק שליח
אלן מציע למנהיגים להכניס עמית לכל המפגשים שלהם, ולהעצים אותו או אותה להפיץ את הנקודות החשובות. זה אולי קצת מוגזם עבור חלקים, אך כל אחד יכול להשתמש באסטרטגיית "עץ הטלפון" כדי להבטיח שההודעה תחזור על עצמה - מבלי שתצטרך לחזור עליה שוב ושוב. כשאתה מעביר רעיון בפגישה עם עמית אחד, בקש שהוא ישתף אותו בצוות שלו.
בסך הכל, רעיונות אלה עוסקים בניסיון לוודא שרעיונות חשובים לא ילכו לאיבוד תוך כדי הנסיון לעשות דברים מהר יותר. והחלק הכי טוב הוא? ככל שהתקשורת תהיה ברורה יותר, הצוותים שלכם יהיו פרודוקטיביים יותר.
