יש לי פחד עז מפני הודעות מתמשכות. בטח, זה קצת משוגע, אבל אני מסרב להשאיר שום דגל אדום בטלפון שלי לא נגוע. פירוש הדבר שאני מייד פותח כל התראה בנקאית שאני מקבל (גם אם אני יודע שהרכישה הייתה שלי), כל אימייל שאני מקבל (גם אם אני לא קורא אותו ממש מייד), וכל טקסט שאני רואה (גם אם אני לא ' לא להגיב מייד).
אתה עלול לחשוב בגלל זה אני מבלה כל שנייה ביום שלי עם האף בטלפון שלי, אבל אני לא. אני בעצם חוסך לעצמי המון טרחה וחרדה על ידי מחיקת התראות באופן קבוע והגעה לאפס תיבת הדואר הנכנס. זה כאשר לא רק פתחת, מחקת וענית על כל דוא"ל, אלא שהסרת אותו מתיבת הדואר הנכנס בצורה זו או אחרת.
דיברתי עם כמה אנשים איתם אני עובד, מדוע הם משאירים כל כך הרבה הודעות שלא נקראו, מתעכבים בתיבת הדואר הנכנס שלהם, וקיבלתי כמה תשובות הגיוניות מאוד: "זה מזכיר לי לענות עליהן, " "אני משתמש בהן בתור - רשימת לרשימה ביום זה, "" אני שומר עליהם שלא נפתחו אם אני יודע שאני רוצה לקרוא אותם בשלב מסוים אבל אין לי זמן עכשיו, "" קל יותר למצוא אותם, "" זה ספאם, אין לי לקרוא את זה. "
אבל שאלתי אותם גם אם הם ירגישו טוב יותר אם לא יהיו להם מיילים שנשארו, או אם זה הדגיש אותם לראות מספר כה גבוה של הודעות ליד תיבת הדואר הנכנס שלהם, ורובם אמרו כן לשניהם. כי גם אם יש לך מה שאתה חושב שהיא מערכת חסינת טיפש, מנטאלית, אותה תחושה של חוסר שלמות, של פספוס של משהו, של השארת אנשים מחכים, עדיין תנדנד לך.
אז האפשרות הטובה ביותר שלך היא לפתוח הכל ולהסיר אותו מתיבת הדואר הנכנס.
זה נשמע לכם בלתי אפשרי? האם אתה חושב שאתה עמוק מדי בברך כדי להגיע למקום שאני נמצא? אחוז בכובעים שלך, כי אני עומד לפוצץ את דעתך - ואת תיבת הדואר הנכנס שלך - בחמישה צעדים פשוטים.
שלב 1: מצא את הזמן שלך
ראשית, ראשית, בדוק כמה זמן תצטרך להשיג זאת. זה תלוי גם בכמה דוא"ל יש לך כרגע בתיבת הדואר הנכנס שלך - ככל שהמספר גדול יותר, כך יימשך זמן רב יותר.
אם אתה רוצה שזו תהיה עסקה מעשית וביצוע, תצטרך לחסום נתח זמן טוב. וודא שזה משתלב יפה בלוח הזמנים שלך - אל תנסה לעשות זאת כשאתה לחוץ, או עמוס מדי או במצב רוח רע, מכיוון שכך דברים כמו תגובות חשובות נופלים בסדקים.
לעומת זאת, אם אתה מעדיף לטפל בזה צעד אחד בכל פעם - לבטל את הרישום לכל הזבל, יום אחר ליצור תיקיות וכן הלאה - וודא שאתה חוסם את הזמן הזה בלוח הזמנים שלך מדי יום. הפיזית שלו בלוח השנה או ברשימת המטלות גורמת לך להרגיש (יותר) מחויבת להשלים אותה.
וכמעיר, תיבת הדואר הנכנס אפס לעולם לא תהיה דבר חד פעמי (אלא יותר על כך בהמשך).
שלב 2: הערך את תיבת הדואר הנכנס שלך
בהמשך, בואו נסתכל טוב וארוך על מה אנו עובדים. פשוט הביט - אל תיגע, מחק או לחץ עדיין על שום דבר. דפדף רק בשורות הנושא, בתאריכים שהתקבלו ובשולח, ושימו לב למגמות:
- אילו סוגי אימיילים אתה מקבל על בסיס קבוע? האם רובם עלוני חדשות? דואר זבל? הודעות מהבוס, המשפחה או החברים שלך? מכתבי שרשרת?
- מהם קווי הנושא? האם הם ספציפיים? האם הם בקלות מספקים לך מידע על התוכן?
- מאיזה תאריך הם מגיעים? לפני מספר חודשים? האם רובם מגיעים מיום אחד בשבוע?
- מי שולח לך דוא"ל? רוב הסיכויים שהם נתח טוב מהם מגיעים רק מכמה אנשים או חשבונות.
תרגיל זה לא רק יעזור לך להבין את הגישה הטובה ביותר שלך לענות, לארגן ולעיבד את תיבת הדואר הנכנס שלך, אלא שהוא גם יביא אותך למודעות להרגלים האופייניים שלך. אם אתה נוטה לשמור הודעות במשך חודשים בלי לבדוק אותם, אז זה נושא דחיינות. אם יש לך יותר דוא"ל זבל מאשר הודעות עבודה, זה נושא בעדיפות. אם אתה מקבל יותר מדי מאותם אנשים, זה נושא תקשורת. ואם אתה מקבל את התפוצה, למשל, יום שני, זה נושא התזמון. ותסמכו עלי, כל אלה ניתנים לתיקון בקלות.
ממשיך הלאה…
שלב 3: ביטול הרשמה וספאם
הדבר הראשון שאנחנו הולכים לעשות פיזית זה להתחיל למחוק ולבטל את הרישום לכל הספאם שלכם. תתפלאו כמה עומס זה מתנקה לבד, עוד לפני הטיפול בחומרים החשובים.
להלן הסוגים שאתה סביר להניח:
- אימיילים מאנשים שאתה תמיד מגיב אליהם
- אימיילים מאנשים שלפעמים מגיבים אליהם
- אימיילים מאנשים שלעולם לא תגיב אליהם
- עלוני מנויים (אתה מנוי בפועל)
- התראות ברשתות החברתיות
- הודעות זבל / דואר זבל / יחסי ציבור / שולחים לא מזוהים
שלוש הקטגוריות האחרונות האלה הן מה שנתמודד איתן קודם, ערימת "הלא-עבודה" או "בשביל הכיף".
עלוני מנויים
אלה הם החשובים ביותר בדואר "הזבל", מכיוון שרוב הסיכויים שאתה מנוי אליהם בשלב מסוים בזמן מסיבה לגיטימית. זו יכולה להיות חנות שאתה אוהב ולקבל קופונים ממנה, חנות חדשות, מגזין מדעי, מוצר סביב המוצר.
אז לפני שאשחק שוטר רע ואומר להיפטר מכל זה - וזה, בכנות, זה לא רעיון נורא אם אתה רוצה התחלה חדשה - בוא נכניס את הכל לפרספקטיבה ונגלה במה אתה באמת משתמש. עבור כל אחת, שאל את עצמך את שלוש השאלות הבאות:
- באיזו תדירות אתה פותח אותם?
- אם אתה פותח אותם, באיזו תדירות אתה באמת קורא אותם?
- אם אתה קורא אותם, באיזו תדירות אתה משתמש בהם? (האם זה אומר להדפיס אותו, לשלוח אותו לחבר, להפנות אותו לעבודה שלך, לשמור אותו ולקרוא אותו אחר כך)
אם אינך יכול לענות על שאלות אלה, בטל את הרישום ומחק. אם אינך מצליח להגיע למספר שלוש, בטל את הרישום ומחק. אם אינך זוכר איך התחלת לקבל אותם מלכתחילה, בטל את הרישום ומחק. אם אינך פותח אותם לעתים קרובות מספיק, בטל את הרישום ומחק. אם אתה על הגדר - בסדר - Unroll.me הוא אפליקציה שתעזור לך למיין את ערימת המנויים האדירה ההיא כדי שלא תצטרך לבצע את העבודה בעצמך.
היה טוב לב, אבל תהיה כנה עם עצמך. האם אתה באמת זוכר להשתמש בקופון הזה לפני שהוא יפוג? האם אתה באמת הולך לחזור לקרוא את המאמר הזה? האם באמת אכפת לך לשמוע על XYZ? אם זה לא "כן!" נלהב חסוך לעצמך את כאב הראש מאוחר יותר וחתוך את הכבל.
התראות על מדיה חברתית
זה מהווה את כל אותם דוא"ל שאתה מקבל מטוויטר, פייסבוק, אינסטגרם, לינקדאין, בינוני,, ספוטיפיי, סנאפצ'אט, סקייפ, ונמו - האם התגעגעתי לאף אחד? ובכן, אם אתה חושב שזה קשור לאלה, זרוק אותו גם לערימה. חלקם ככל הנראה אומרים משהו כמו "ג'סי הגיב על הפוסט שלך" או "יש לך 25 עוקבים חדשים", בעוד שאחרים הם מבצעי קידום מכירות, בדיקות אבטחה או עלוני מידע.
לצורך אפס תיבת הדואר הנכנס, אני רק אומר שאתה צריך לנסות לשמור על חשבונך והמדיה החברתית כמה שיותר נפרדות. מכיוון שבנוסף לקבל הודעה על תיבת הדואר הנכנס, סביר להניח שאתה מקבל גם הודעת טלפון ומספר אדום בוהק בפינה של האפליקציה שלך - מה שבסופו של דבר הופך אותו למיותר.
אז המשימה הבאה שלך היא להיכנס לכל חשבון מדיה חברתית שיש לך, לחץ על "הגדרות" ולכבות את כל התראות הדוא"ל שלך. לאחר מכן, לחץ על האחרונה ששלחה לך הפלטפורמה ולחץ על "בטל הרשמה" כדי לוודא שאתה לא נמצא ברשימה שלהם.
היופי בכך שהיא אינה החלטה קבועה - אתה תמיד יכול לחזור ולשנות את ההגדרות שלך. אבל הייתי שם כסף גדול שלא תפספס דבר.
זבל
הרבה זבל שמנו על עצמנו, בין אם זה בגלל שאנחנו מחלקים את המידע שלנו לחנויות אקראיות, או שאנחנו מפרטים את הכתובת שלנו במדיה החברתית שלנו, או שאנחנו מגיבים לזרים. אז העצה הכי גדולה שלי בשבילך היא תמיד להיות זהיר באיך אתה מוסר את הדוא"ל שלך, ולמי.
אבל חלק מזה בלתי נמנע, וזה החומר שאתה צריך פשוט למחוק בלי לפתוח. ולגבי האנשים שממשיכים לשלוח אליך דברים, דאג לדווח עליהם כספאם לפני שתמחק אותם כדי שלא יופיעו שוב.
שלב 4: התארגנו
לאחר שטיפלתם ברוב המוך - ורק אחרי שטיפלתם במוך - הגיע הזמן להגיע לחומר הבשרני - או לשלוש הקטגוריות המובילות שפירטתי למעלה.
עכשיו, אני לא מתכוון לספר לכם כיצד לארגן את תיבת הדואר הנכנס - אין שום מערכת מושלמת, אסטרטגיה אידיאלית או שיטת "כל אדם מצליח עושה זאת". אתה שומר הדואר שלך, ולכן מגיע לך לסדר אותו כרצונך. אבל אני אפרט כמה גישות שתוכלו לנקוט בהן:
שימוש בתוויות ותיקיות
זו אפשרות עבור אנשים כמוני שמסרבים להשתמש באפליקציות כשהם יכולים לעשות זאת בעצמם. ראשית, גלה עבור כל דוא"ל אם אתה צריך להגיב מייד, אם אתה צריך להגיב אחר כך, או אם אינך צריך להגיב בכלל (על ההודעה הזו אני אומר להגיד לפתוח אותו, לקרוא אותו, או הגש אותו או מחק אותו באותו הרגע).
לאחר מכן, החליטו את תוכנית הפעולה שלכם. אם אתה צריך להגיב בקרוב, אך אין לך זמן עכשיו, כוכב אותו או הכניס אותו לתיקיה שכותרתה "צריך להגיב עליה" והוסף פתק לרשימת המטלות שלך כדי לבדוק שוב את התיקיה.
אם אתה צריך לחכות יותר זמן - אולי בגלל שאתה עובד על משהו שקשור אליו - שלח תגובה קצרה כדי ליידע את השולח שראית את ההודעה ויחזור אליו או אליה בעוד X ימים. לאחר מכן, הגש אותו בתיקיה אחרת שכותרתה "בתהליך."
כאשר אתה מתייחס לתיקיות שלך, וודא שאתה ספציפי והפוך אותם לזיהוי בקלות. אין שום דבר גרוע יותר מאשר לשכוח היכן אתה מציב את דפי הבנק או את פרטי הביטוח שלך מכיוון שהתיקיה כונתה "שונות".
הטריק החשוב ביותר לפתיחת כל הודעה במקום הוא שיש במקום מערכת גיבוי אחרת. בטח, שימוש בתיקיות שומר עליהם מסודרים, אך מכיוון שהם כבר נפתחו אין שלט אזהרה לבדוק אותם. אז, נשען על רשימת המטלות שלך, על לוח השנה המקוון שלך או על תזכורות הטלפון שלך כדי לוודא שאתה עוקב אחרי מתי אתה מקבל משהו ומתי אתה צריך לחזור למישהו.
באמצעות אפליקציות
אם הגישה הראשונה לא עובדת עבורך, תמיד יש אפליקציות! ויש לי המון עבורך לבדוק.
ב- Gmail, נסה את Inbox by Google, כלי מדהים שעוזר לך לסרוק במהירות תמונות או אירועים, למיין הודעות לקטגוריות ואפילו לסנכרן עם לוח השנה שלך. כמו כן, בומרנג, סיומת ל- Gmail, מאפשרת לך לתזמן מיילים שיישלחו מאוחר יותר ולשלוח עדכונים כאשר אתה או מישהו צריך להגיב כך שלעולם לא תצטרך להשאיר אותם ללא פתיחה.
אפליקציות ארגון נהדרות אחרות כוללות את Sortd, היוצר רשימות שימושיות, ארגונית, הממוינת אוטומטית את ההודעות שלך, ו- CloudMagic, המאפשרת לך להשהות פריטים כדי לחזור למועד מאוחר יותר.
כדי להפוך את בדיקת תיבת הדואר הנכנס שלך למהנה יותר מדי יום, נסה את משחק הדוא"ל, שמזמן את המאמץ שלך ומתגמל אותך בפידבקים חיוביים. ולגבי המשתמשים הסלולריים המושבעים, נסה את בוקסר, הכלי האולטימטיבי שלך לענות ומיון ביעילות ובדרכים.
שלב 5: צור מערכת לעתיד
מזל טוב! עברת (יש לקוות) כל דוא"ל, מחקת או מינית והגעת לאותה מספר יפה.
אבל העבודה לא נפסקת כאן - כעת עליכם לבוא עם שיטה לתחזוקה זו. להלן שני הדברים שאני ממליץ לעשות כדי לשמור על תיבת הדואר הנכנס על בסיס קבוע:
דבר עם הרשת שלך
כשניתחת את תיבת הדואר הנכנס שלך בשלב שני, היו אנשים מסוימים שבלטו? בין אם זה בגלל שהם שולחים לך הכי הרבה הודעות, או בגלל שיש להם זמן או יום טיפוסי שהם מתקשרים איתך?
האנשים המדויקים האלה יכולים לעזור לך לשמור על אפס תיבת הדואר הנכנס (מי היה חושב?). לאחר שתבינו איזו מערכת עובדת עבורכם, החליטו כיצד תרצו לקבל מיילים והודיעו לרשת שלכם.
לדוגמה, הבוס שלי מחפש לפי שורת נושא כדי למצוא דוא"ל שהיא צריכה, ולכן אני תמיד דואג לספק לה מספיק מידע בשורת הנושא כך שיהיה קל למצוא אותם. באופן דומה, אנו שולחים הרבה עדכונים לא דחופים הלוך ושוב. במקום להגיב עם כניסתם, הקמנו מערכת שתשלח רק סוגים מסוימים של עדכונים בימים מסוימים. עכשיו אני יודע בדיוק לאילו סוגים של הודעות לצפות ומתי.
תקשורת פתוחה היא לא רק המפתח בזרימת עבודה מסודרת ומכבדת, אלא שהעדר בה יכול להיות גם מה שתורם לתיבת הדואר הנכנס המטורפת שלך. אז, שבו עם הבוס והקולגות שלך ויידעו אותם כיצד לשלוח לך דברים בצורה טובה יותר - ושאל אותם גם מה הם מעדיפים!
יהיו גם זמנים שבהם אתה מקבל הרבה הודעות דוא"ל על דברים שאתה יכול לדבר עליהם באופן אישי. אם זה קורה הרבה, במקום לתקשר באינטרנט, קבע פגישות שבועיות כדי לעבור על כל המידע הזה.
קבע זמן דוא"ל ליום שלך
למרות שלתיבת הדואר הנכנס שלך יש מאות ואלפי אימיילים שלא נקראו, הייתי מתערב שתבדוק את חשבונך מדי יום, אם לא לפי שעה. אז למה זה יוצא מכלל שליטה מהר?
הניחוש שלי הוא שאתה לא בודק את זה באופן פעיל . אתה בטח מרענן אותו, גלול למטה כדי לראות מי שלח מה ואז סגור לפני שאתה פותח או באמת קורא משהו.
בואו נשנה את ההרגל הזה - נתחיל להפריש 15 דקות בתחילת וסופו של כל יום (או רגעים קצרים כל כמה שעות), לעבור ולפתוח כל דבר שנכנס. הפוך אותו לקדימות כמו כל משימה אחרת. ואחרי זמן מה תוכלו לפתוח, לקרוא, למחוק, לתייג ולסמן כל סוג של דוא"ל שתקבלו תוך שניות.
הדבר האחרון עליו אמליץ הוא להפריד בין העבודות והחשבונות האישיים שלך. ככל שתערבבו את השניים כך גדל הסיכוי שתצטברו ספאם שלא נקראו בחשבון העבודה שלכם, והודעות חשובות הולכות לאיבוד בהודעות האישיות שלכם.
שמתי לב, לאחר שהסתכלתי על חבורה של חשבונות חברי, שהעבודה שלהם מסודרת הרבה יותר, מכיוון שמובן שהם לוקחים את הקריירה שלהם ברצינות. אבל החיים האישיים שלך ראויים לאהבה כמה שיותר. אז אם אינך נמצא שם באפס הדואר הנכנס, תן לו את הזמן והאנרגיה שהוא צריך להיות נקי באותה מידה. מכיוון שאני מאמין באמת ובתמים שחיים מסודרים, בכל התחומים, הם חיים מאושרים ופחות מלחיצים.
האם זה עבד בשבילך? יש לך טיפים נוספים לפריצת תיבת הדואר הנכנס אפס? צייץ לי!
