האם אי פעם קיבלת את התחושה השוקעת הזו כשאתה חוזר להודעת הדוא"ל שלך אחרי כמה ימים (או אפילו שעות) בילית, ואתה רואה שהיקף ההודעות שלא נענו כבר הגיע לממדים בלתי ניתנים לניהול?
תיבת דואר נכנס לא פרועה יכולה להרגיש כמו חור מוחץ שלעולם לא תחפור את עצמך ממנו. אבל זה לא צריך להיות ככה! בכמה צעדים פשוטים תוכלו לארגן את תיבת הדואר הנכנס, להשתלט על הדואר הנכנס ולהפחית ברצינות את חרדת הדוא"ל שלכם.
נקה את זה
אני יודע שהדבר ייראה מרתיע עבור רבים, אך אני ממליץ בחום להשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך רק לשם מיועד: דואר חדש. חשוב על דואר חילזון כאנלוגיה. אם תניח כל חבילה או מכתב שקיבלת על שולחן המטבח שלך מבלי שתגיש אותו או תזרוק אותו, המטבח שלך יהפוך במהרה לערימת ניירות שאינה ניתנת לניהול. תיבת הדואר הנכנס שלך עובדת באותו אופן - היא היעילה ביותר כשאתה מסלק אותה.
התחל על ידי מחיקת דוא"ל שתקבל שלעולם לא תרצה לקבל גישה אליו (כמו ההכרזה על מכירת השבוע בטיסות למאווי - למרבה הצער, לא השנה). עם זאת, הקפידו על המחשבה ואל תמחקו פריטים שאולי תרצו רשומה של קו בתור (כמו קבלה מרכישת אמזון שלכם).
לאחר מכן נסה להגיש את הדוא"ל שאתה רוצה לשמור בתיקיות רלוונטיות או (עבור משתמשי Gmail) לשמור אותם בארכיון. המטרה שלי היא תמיד להיות מסוגל לראות את כל הודעות הדואר האלקטרוני בתיבת הדואר הנכנס מבלי שאצטרך לגלול למטה או ללחוץ על "עמוד 2." אני מגלה שאני פחות לחוץ כשאני יכול להעיף מבט חטוף בכל מה שאני צריך להתמודד איתו, הכל בעמוד אחד. ובואו נהיה כנים: אם כתובת דוא"ל בעמוד 2, כנראה שהיא לא תתמודד איתה ממילא.
בטל את הרישום
סתום תיבות הדואר הגדול ביותר הוא הדברים שאתה מקבל על בסיס חוזר. וזה לא רק עלוני דואר אלקטרוני להאשים - פייסבוק, טוויטר ותשעת אתרי העסקה היומיים שאתה רשום כעת למלא גם את תיבת הדואר הנכנס שלך בעדכונים.
אז בפעם הבאה שאתה זבל חצי תריסר מיילים מבלי לפתוח אותם אפילו, שימי לב למה שאתה מוחק. אם אתה משליך דוא"ל מאותו מקור שלוש פעמים בלי לפתוח אותם, הגיע הזמן לבטל את המנוי. תיבת הדואר הנכנס שלך תודה לך.
איחוד, איחוד, איחוד
יותר ויותר אנשים נאלצים להתמודד עם תיבות דואר נכנס מרובות. כתובת העבודה שלך, כתובת ה- edu שלך, הכינוי המקצועי הנשמע הנשמע שלך.על שם המשתמש@gmail.com, אולי אפילו חשבון Hotmail הוותיק שחבריך בתיכון לא נראה כאילו מסיר מספרי הכתובות שלהם.
ברוב המקרים תצטרך להפריד בין הודעות הדוא"ל האישיות והעבודה שלך, אך אם יש לך את הגמישות, איחוד כתובות דוא"ל מרובות יעניק לך פחות מקומות להתחברות ולניהול. אפשרות אחת היא להפסיק את הכתובות הישנות יותר, אך אתה יכול גם לבחור להעביר כתובת דוא"ל אחת לאחרת - כך שתכוס לא משנה לאן אנשים ישלחו לך דואר, אך עדיין תוכל לשמור את כל הדברים שהוגשו באותו מקום.
תן לתיבת הדואר הנכנס שלך לעשות את העבודה
אחת התכונות החביבות עלי ב- Gmail היא סינון אוטומטי: אתה מאמן את תיבת הדואר הנכנס שלך לדעת לאן לשלוח דוא"ל ואיך לתייג אותו. כל דבר מאמי מוגש כ"משפחה ", וגם הדברים שנשלחים לרשימת הדוא"ל בקבוצת החברים במכללה שלי מתויגים בהתאם. ככה, כשאני מחפש משהו אחר כך, תמיד קל למצוא אותו.
אתה יכול גם להשתמש ב- Gmail כדי להעביר דוא"ל מסוים לדואר הנכנס שלך באופן אוטומטי. לדוגמה, אם אתה משלם אוטומטית את חשבון הכבלים שלך, כמוני, אתה יכול לארכיב אותו אוטומטית ולהוסיף את התווית "פיננסי". אתה אף פעם לא צריך לראות את זה, אבל אם אתה צריך את זה, אתה יודע איפה למצוא זה.
תכנית ל"מאוחר יותר "
אתה מכיר את המיילים האלה שאתה יודע שלא תגיע אליהם עד מאוחר יותר, אבל אתה חושש שתשכח? יש עכשיו תוסף בשם Boomerang (זמין כרגע לג'ימייל ו- Outlook) המושלם להתמודד איתם. אתה יכול לתזמן דוא"ל שייעלם ולחזור מאוחר יותר - כשאתה מוכן להתמודד עם זה - השאר את תיבת הדואר הנכנס שלך ברורה יותר עד אז.
לבומרנג ישנם גם כמה בונוסים אחרים (די משנים חיים). זה מאפשר לך לתזמן דוא"ל שיישלח במועד מאוחר יותר, והוא גם מאפשר לך להגדיר דוא"ל חוזר. אתה יכול גם לבומרנג לתת לך תזכורת אם מישהו לא יחזור אליך. לדוגמה, כשאני שולח דוא"ל לג'ולי ביום שני על דיווח שאני זקוק ליום שישי, אני יכול לבקש מבומרנג שתגרום לשרשרת הדוא"ל ההיא לחזור לראש תיבת הדואר הנכנס בשעה 10:30 לפנות בוקר ביום חמישי אם היא עדיין לא הגיבה. ואם היא תגיב, בומרנג יודע לא להחזיר את הדוא"ל ביום חמישי. מבריק, נכון?
מוכנים להתחיל? הקדש זמן מה השבוע כדי לשפץ את תיבת הדואר הנכנס שלך. זה אולי ייקח לך כמה שעות, אבל אני מבטיח, הזמן (והלחץ) שתחסוך בטווח הארוך יהפוך את כל המאמץ שלך לשווה את זה.
