כיצד לנהל פגישות יעילות בעבודה - המוזה

הנה מציאות עצובה: מנהלים מבלים בין 35% ל 50% מזמנם בישיבות, ובכל זאת מנהלים רואים למעלה ממחצית מהפגישות הללו ככישלונות.

זה לא כל כך מזעזע. לעתים קרובות מדי אנו מוצאים את עצמנו במפגש סיעור מוחות שהוא פשוט קצת ארוך מדי, או לא מספיק ארוך, או מבלבל או מתסכל או לא פרודוקטיבי לחלוטין.

ישנם כמובן כמה פתרונות. יכולנו לבטל. יכולנו לתכנן מחדש. נוכל להפוך את הפגישה לשרשרת דוא"ל או לדיון ברפיון.

אלה כל השלבים המתאימים במקרים מסוימים. אך לפעמים עלינו להתאמץ באמת להבין היכן פוגשים הישיבות שלנו ולפעול באופן פעיל לתיקונן. כי בסופו של דבר אנחנו לא יכולים לסרב להיפגש עם אנשים אי פעם - שום דבר לא ייעשה.

אם אתה מחפש את האשם, נסה לשאול את עצמך את השאלות האלה, והחל את הטיפים האלה כדי לנהל פגישות יעילות יותר בעבודה:

שאלות 1-3 לפני הישיבה

כן, הפגישה שלך יכולה להיכשל עוד לפני שהיא מתחילה. הנה מה שאתה צריך לחשוב עליו ברגע שאתה שולח את ההזמנה.

1. האם אתה מרגיש מוכן?

האם כל החומרים שלך מוגדרים? האם קיימת תוכנית כיצד יעבור הפגישה? האם יש חדר ישיבות פנוי ומוזמן?

החבר הכי גדול שלך יהיה סדר יום - אתה לא יכול לקיים פגישה נהדרת בלי פגישה.

הדבר החשוב האחר שיש להכין מראש הוא המטרה שלכם לפגישה. שאל את עצמך (ואולי תרשום את זה): "מה דבר אחד שאני רוצה להשיג?" זה יכול להיות משהו קטן, כמו לעדכן את הצוות שלך, או גדול, כמו לבוא עם אסטרטגיה להגברת מעורבות המשתמשים. וודא שכולם מיושרים למטרה זו כדי שלא תנסו לכסות רעיונות סותרים בפגישה קצרה אחת.

"אתה חייב להיות קטע על התוצאה הרצויה, וזה שונה מסדר היום, " אומר דוונטה לואיס-ג'קסון, מנהל מכירות אמצע השוק ב- Muse. "סדר יום דן במה שיתרחש במהלך הפגישה, אך התוצאה הרצויה בונה קונצנזוס לגבי מה שצריך לעשות לפני שהפגישה תסתיים. זה עוזר במיוחד כאשר השיחה מופרזת סביב נושאי סדר היום. "

2. האם אנשים אחרים מרגישים מוכנים?

לא בכל פגישה שתקיימו או תשתתפו בה יחייב אנשים לבדוק, למלא או להשיג חומרים לפני כן. עם זאת, אם כן, אני ממליץ לוודא שלכולם יש את הזמן והמשאבים הנכונים לעשות זאת (שוב, השתמשו בסדר היום הזה!).

אך לעתים קרובות אנו יוצרים פגישות לפני ששוקלים את ההקשר והשקיפות. כתוצאה מכך אנשים נכנסים לשיחה במרחב הראש הלא נכון. קח לדוגמא מישהו חדש ובעל רקע אפס בהיסטוריה של החברה שלך. או מישהו שהגיע לפגישת ספרינט ומעולם לא עבד עם צוות הנדסה לפני כן. הם ככל הנראה לא מתכוונים לצאת הרבה מהפגישה או לתרום תובנות יקרות ערך, או שהם עשויים להוציא את הדיון מהמסלול עם הפרשנויות שלהם.

לכן, לפני שנכנסים, שאלו את עצמכם את הדברים הבאים:

• האם כולם יודעים מדוע אנו עורכים את המפגש הזה?
• האם כולם יודעים מדוע הוזמנו במיוחד למפגש הזה?
• האם כולם מעודכנים במה נדבר בפגישה זו?
• האם כולם מכירים את כולם בפגישה הזו? אם לא, מה הם צריכים לדעת?
• האם יש מתיחות בין אנשים העלולים להפריע להתקדמות בפגישה זו?

אם התשובה היא לא, אתה יכול למשוך את האדם (או האנשים) הצידה, או לירות להם בדוא"ל מהיר כדי לתת להם קצת רקע.

3. האם אנשים נרגשים?

ברור שאיש לא יקפוץ למעלה ולמטה במחשבה על הפגישה שלך, אלא אם כן אתה מחזיק גורים לחיות מחמד (במקרה כזה אני צריך לשאול לאן ההזמנה שלי הלכה לאיבוד).

אבל הצוות שלך צריך להרגיש דרך כלשהי בעניין, ובתקווה יותר לקראת הסוף החיובי של הרגשות. יתכן שהם לא נלהבים לפטפט ברווחים רבעוניים, אך הם עשויים להיות הקלים בסופו של דבר לקבל חשיפה מסוימת למידע חשוב או שיש להם מקום לשאול את השאלות הבוערות שלהם.

אם הם נאנקים - ואנחותיהם לא קשורות לשנאת פגישות וכל מה שקשור לפגישה מסוג זה - חפרו קצת יותר לעומק. ייתכן שזו תהיה חזרה על שיחה קודמת ובכך בזבוז זמן, או שחברים מסוימים מרגישים לא מוכנים, או שמישהו מודר מזה וכולם מוטרדים מכך. זה אפילו אפשרי שהצוות של הצוות שלך אין את רוחב הפס והאנרגיה לשבת במצגת בת שעה. ללא קשר למקום שמגיע האנרגיה השלילית עליכם להתייחס אליו לפני הכניסה לחדר.

שאלות 4-7 במהלך הפגישה

רק בגלל שהכנת כראוי לא אומר שאתה ברור. ישנם כמה דברים שעליך להיות מודעים אליהם ברגע כדי להבטיח שהכל יתנהל בצורה חלקה.

4. האם אתה מכה בכל הנקודות החשובות ביותר?

נכנסת עם עבודה לעשות - לענות על שאלה, לעשות סיעור מוחות רעיון, לתאר תהליך חדש, מה שלא יהיה. הסימן לפגישה טובה הוא זה שמשיג זאת בתנאי מגבלת הזמן שלך.

לעשות זאת די פשוט. עקוב אחר סדר היום שלך ל- T (או לפחות קרוב ככל האפשר). כל 10-15 דקות, בדוק עם עצמך כדי לבדוק אם אתה עדיין נושא. אם לא, הנח את השיחה בחזרה והסכים לשים סיכה בכל משיק שהיית בו אחר כך. הסכימו לבקר שוב כל מה שפספסת לא מקוון או בפגישה אחרת (והקצו משימה זו למישהו בחדר). אל תדרס אלא אם כן כל השאר יכולים להסכים להיפגש יותר. בכך שאתה לוקח יותר זמן של אנשים אתה מקשה עליהם לעמוד בלוחות זמנים חשובים אחרים שייתכן וקבעתם להם.

"כל הנקודה של פגישה היא לקבל החלטה לגבי משהו, ומה / מי / כיצד מתבצעת הפעולה, " אומרת הת'רלין נלסון, מנהלת תפעול משרד ב- Muse. "במילים פשוטות, אם אינך יכול לבוא עם פריטים ניתנים לפעולה, או החלטות לקבל, אל תקבע פגישה."

5. האם כולם (או לפחות רוב כולם) שמים לב?

לגרום למאה אחוז מהקהל לפקוח את כל העיניים שלך, הטלפונים למטה, על קצה המושבים שלהם הוא כנראה מתיחה (אנחנו מסתערים בקלות על ידי בני אדם), אבל כמעט כולם צריכים להקשיב לך כמעט לכל זמן.

כדי לגרום לאנשים להקשיב דורש קצת מאמץ מצידך. שמור על דברים קצרים ומתוקים. מתאר את השלבים הבאים ברורים. השתמש בתמונות חזותיות קלות לקריאה ולהבנה. אסור מחשבים ניידים (אם אתה יכול).

זוהי קריאה נהדרת מדוע איש אינו מקשיב בפגישותיך - וכיצד לתקן זאת.

6. האם אנשים שואלים שאלות והאם הם מקבלים תשובה?

הייתי אומר שנדיר לקיים פגישה בה אף אחד לא שואל שאלה אחת. אם זה המקרה, סביר להניח שאנשים לא שמים לב וסביר להניח שישאלו אותך המון שאלות לאחר שהפגישה תיפתח (ותצטרך לקרוא מספר 5).

אך חשוב ככל שיהיה קהל מעורב, חשוב גם להתייחס בפועל לדאגות שלהם. לעתים קרובות מדי אנו אומרים "אני מגיע למצב אחר כך" או "אני מבטיח שאענה על זה בסוף" ולעולם לא אחזור לזה. אז ודא שאתה מכסה את כל הבסיסים שלך, גם אם זה אומר לרשום את השאלה שלהם או לבקש מהם לחזור עליה בסוף המצגת.

זכור שיכולות להיות סיבות אחרות לכך שאנשים לא שואלים שאלות. אולי יצרת סביבה, אולי שלא במתכוון, בה הם לא מרגישים בנוח לעשות זאת. לחלופין, אולי אנשים נזרקים מהדיון עד שהם לא בטוחים היכן להתחיל אפילו לשאול שאלות, ובמקרה כזה בטח נרגעת מלתת להם הקשר (ראו עצה מס '2 לגבי זה).

7. האם יש דפוס משמעותי של אנשים מסוימים שמדברים (או לא מדברים בכלל)?

קרוב לוודאי שהזמנת את כולם לחדר מכיוון שרצית את דעתם או את הקלט שלהם על פרויקט - ובסופו של דבר, הרעיונות והפעולות שיוצאים מהפגישה שלך יהיו חזקים יותר ומתואמים אם כולם יבקעו. אז אתה רוצה לוודא שכולם תורמים לפחות פעם אחת במהלך זמנכם ביחד.

זה נשמע נהדר בתיאוריה, אבל זה לא תמיד המציאות. יש אנשים שהם יותר רועשים ובטוחים יותר מאחרים, יש אנשים שנמצאים בעמדות כוח גבוהות יותר מאחרים, ויש אנשים שלא מרגישים כלולים או מכובדים כמו אחרים בחדר. מקרה מעניין: מחקרים מראים כי יש סיכוי גבוה יותר שהנשים יופרעו בשיחות מאשר גברים.

נסה להיות סוג הנכון של מנהיג דיונים. כבה עמיתים משתוללים. אל תפריע. היצמד לאנשים שמפריעים להם. קרא לאנשים שלא אמרו הרבה או שעשויים להיות קשוחים יותר. זה נכון במיוחד לאנשים מרוחקים שלא נמצאים בחדר פיזית.

כמו כן, זכור שאתה נופל לקטגוריה זו, גם כמארגן המפגשים! בחלק מהמקרים זה הגיוני להיות האדם המדבר הכי הרבה, אבל גם אז כדאי לוודא שכל הקולות בחדר נשמעים ומוגברים. (הנה כמה עצות כדי למנוע מעצמך לטייל ולהכיר כשאתה מדבר יותר מדי.)

שאלות 8-10 לאחר הפגישה

כמעט שם! אם אתה רוצה שהפגישות שלך יהיו בית חזור בכל פעם, שקול את הדברים שלהלן.

8. האם כולם מבצעים את הצעדים הבאים הנכונים?

אתה יכול לדעת מתי פגישה התנהלה בצורה לא טובה כשכולם עוזבים את החדר ויוצאים לעשות דברים בדיוק איך לא רצית שיעשו את זה.

הימנע מכך על ידי הימצאות ישירה וברורה לגבי הצעדים הבאים. לפני הניתוק, פנה אל הדברים הבאים:

• מה צריך לעשות?
• איך זה צריך להסתיים?
• מתי זה צריך להסתיים?
• מי הולך להיות אחראי לעשות זאת?
• מי הולך לפקח / לעקוב אחר הצלחתו?

9. האם הושגה המטרה הגדולה יותר של הפגישה?

האם אנשים נראים בעלי מוטיבציה רבה יותר לעשות דברים אחר כך? האם נראה שהם עובדים בצורה יעילה יותר? האם יש פחות בלבול או פחות שאלות שנשאלות? האם השגת את המטרה המקורית שלך? רוב הסיכויים כי התשובה היא כן, עשית בסדר (ואם התשובה היא לא, קרא את החלקים לעיל כדי להבין איפה טעית).

10. האם אנשים אחרים הרגישו שהפגישה הייתה פרודוקטיבית?

אני מפריד את השאלה הזו מהאמור לעיל מכיוון שהדבר מחייב אותך לשאול אנשים באמת איך הם הרגישו לגבי הפגישה, ולא להניח.

קבלת משוב ישיר (במיוחד כמנהל) חשובה. ייתכן שהרגשת שהפגישה לא יצאה ללא תקלה, אבל כולם לא מסכימים - שמיעה שתעזור לך להתייחס למה זה לא הצליח ואיך אתה יכול להשתפר בפעם הבאה. בטח, אינך יכול לשאול את כולם בכל פעם שתפגוש איך זה הלך, אך פעולה זו מדי פעם תבטיח שאתה בדרך הנכונה.

אף אחד לא אוהב פגישות, אז למה לגרום להם להסריח? התייחס לשאלות אלה בכוונה חזקה, והסיכוי שלך פחות לפגוע בפגישות שלך.