לפני מספר שבועות כתבתי על כללי הדואר האלקטרוני שלא כתבו, ונפוצצתי מכמה אנשים מצאו שזה מועיל. מסתבר שיש הרבה כללים בחוץ שכולנו יכולים להרוויח מהם לעלות על הנייר!
עם זה בחשבון, אעשה עוד כמה מהרשימות הללו, החל מנקודת הכאב השנייה בגודלה במשרד: פגישות. המשך לקרוא על כללי החובה לדעת לנהל פגישה מוצלחת, ועמיתים מכל מקום מודים לך.
וודא שאתה באמת זקוק לפגישה לפני שתזמן אותה. האם ניתן לפתור זאת באמצעות 10 דקות בטלפון או באמצעות אימייל במקום זאת?
לכל פגישה צריכה להיות מטרה: עליכם לקבל החלטה או להשלים פעולה יחד. מתן עדכון כמעט תמיד יכול לקרות באמצעות דואר אלקטרוני.
אל תזמן יותר זמן ממה שאתה צריך. מרבית הפגישות נקבעות לשעה שלמה, כאשר הן צריכות להיות 20 דקות, 30 דקות או 45 דקות - מקסימום .
התחל בזמן. אל תחכה למטורפים - זה רק מעודד אותם.
סוף בזמן. האמירה, "אני יודע שלכולנו יש המון מה לעשות, אז בואו ננסה לשמור את זה מתחת ל -30 דקות", תזכיר לאנשים שאתה רוצה פגישה יעילה בדיוק כמו שהם עושים.
הזמינו רק את האנשים שבאמת צריכים להיות שם. ככל שיותר אנשים בפגישה, כך נעשה פחות.
בכל מפגש צריך להיות מי שמוקצה מראש בבירור לניהולו. אם זה לא אתה, קרא למישהו אחר (וודא שהאדם יודע שהוא או היא האחראים).
אופים כמה דקות לפטפטת-צ'אט בתחילת הפגישה. אנחנו אנשים, לא רובוטים, ובניית יחסים עם עמיתים עוזרת לעסק להתנהל בצורה חלקה יותר.
אם אתה רוצה שאנשים יקראו משהו לפני כן, לשלוח אותו לפחות שלוש שעות לפני כן זה טוב, ויום לפני כן עדיף. שליחתו 20 דקות לפני זה אין טעם.
הזמן את מקום הפגישות שלך מראש, או תן לעצמך 10 דקות לפני הפגישה כדי להבין את זה. השיטוט באולמות כשכולם בגרר מבזבזים את הזמן של כולם.
קבעו סדר יום, ושתפו אותה בתחילת הפגישה כדי לשמור על כולם על המסלול.
אם אתה רוצה שאנשים ישים לב, אל תעביר להם מספר מסרים בתחילת הפגישה. הם יתחילו לדפדף בהם, והם יוסחו דעתם.
אל תבדוק את הטלפון או הדוא"ל שלך במהלך הפגישה. כל אחד יכול לדעת מה אתה עושה והם יתחילו לעשות אותו דבר.
עקוב אחר הצעדים הבאים במהלך הפגישה. יש לשלוח את כל פריטי הפעולה כתזכורת לאחר הפגישה.
פריט פעולה ללא מי שהוקצה לו אינו שווה כלום. ברוב המקרים יש צורך גם במועד אחר.
אם מישהו מדבר יותר מדי, חתך אותו או אותה (יפה). באופן דומה, אם מישהו מדבר מעט מדי, נסה לעסוק אותו או אותה.
אם השיחה עוברת מהנושא, זה גם מקובל וגם הכרחי שתוכל להמשיך אותה. פשוט, "בוא נקבע זמן לדון בזה אחר כך אם זה מועיל, מכיוון שנותר לנו רק 10 דקות, " עובד בצורה מושלמת.
אם אורכה של הפגישה הוא למעלה משעה, קבעו זמן להפסקות והודיעו למשתתפים לדעת עליהם לפני כן. הידיעה שהם יכולים לבדוק את הדוא"ל שלהם תוך 45 דקות תעזור לשמור עליהם ממוקדים כעת.
צפו בשפת גוף. אתה יכול לדעת בקלות אם אנשים משועממים, מתנתקים או מרגישים כאילו הזמן שלהם מתבזבז, כל עוד אתה מחפש אותו.
במידת הצורך, הקצה רושם הערות, כך שתוכל להתמקד בניהול הפגישה.
הערך באופן קבוע אם יש צורך בכלל בפגישות חוזרות בלוח השנה שלך, ואם כן, אם הפורמט, האורך והמשתתפים תורמים ליעילותם. אם לא? לשנות אותם!
