לאחרונה עברתי יותר ויותר שיחות טלפון הקשורות לעסקים שלמרות היותי עם אנשים חכמים, הותירו בי רושם רע. בטח, שיחות נראות די פשוטות, אבל כל דבר מתקלות טכנולוגיות שניתן היה להימנע מהן ועד ניהול זמן לקוי יכול באמת להשפיע על רשמי הלקוחות והקולגות שלך מכם (שלא לדבר על התפוקה שלך).
לכן, כמו שיש כללים לא כתובים למיילים ולפגישות, אני כותב את ההנחיות לשיחות טלפון עסקיות ושיחות ועידה שכולם צריכים לפעול על פיהם. הנה לשיחות יעילות יותר (ופחות מעצבנות) לנצח!
מסכים לפני השיחה מי מתקשר למי ובאיזו מספר. שליחת דוא"ל שלוש דקות לאחר השיחה הייתה אמורה להתחיל עם "לאן אני צריך להתקשר אליך?" מבזבז את זמנם של כולם.
באופן כללי, אם אתה שואל משהו ממישהו אחר, אתה צריך להציע להתקשר אליו או אליה. אם אתה עוזר למישהו אחר, בקש מאותו אדם להתקשר כדי להימנע מהצורך לרדוף אחרי מישהו אחר.
קבעו את השיחה למשך הזמן הדרוש לכם, וזכרו שיכולה להיות חמש, 10 או 20 דקות. אתה לא אמור להיות מעוגל לתוספת הקרובה של 30 דקות.
אם אתה יודע מראש שאתה מאחר לשיחה, יידע את האדם האחר באמצעות הדוא"ל והציע להתקשר אליו או אליה כשאתה מוכן.
אם האדם אליו אתה מתקשר לא מרים, אל תשאיר הודעה בפעם הראשונה. נסה שוב כעבור 1-2 דקות, ואם הוא או היא לא יאספו, השאירו הודעה וגם שלחו אימייל, הודעו לו או לה להתקשר והתקשרו כמה זמן יהיה לכם יותר זמן. אל תתקשר שוב לאחר מכן אלא אם כן זה דחוף.
אם יותר משני אנשים מדברים, הגדר חיוג מראש. יש המון שירותים בחינם, כמו UberConference, שעוזרים בכך.
שמור את השיחה לכמה שפחות אנשים, וודא שכולם שם באמת נחוצים. ככל שאנשים רבים יותר בתור, כך כולם פחות שמים לב.
וודא שאתה מבצע את השיחה ממיקום שקט עם איתות טוב. השימוש בקווי יבשה בכל מקום אפשרי עוזר להימנע מבעיות איתות.
אם אתה נתפס במיקום רועש, הודע לאנשים מייד שאתה תהיה אילם אלא אם כן אתה מדבר. זה הדבר המכבד לעשות.
אם אינך מתקשר מטלפון בו אתה משתמש באופן קבוע, וודא שאתה יודע כיצד להפעיל אותו. זה חשוב במיוחד בעת שימוש במערכת טלפונית משרדית לא ידועה.
אני לא ממליץ להשתמש בשקופיות כדי להציג משהו בשיחה, אלא אם כן אתה מבצע הדגמה, אבל אם כן, אל תשלח אותם באמצעות דואר אלקטרוני. במקום זאת, השתמש בשירות שיתוף מסך כמו GoToMeeting או Screenleap כדי להבטיח שאנשים לא יציצו פנימה, יקפצו קדימה ואז יפסיקו לשים לב.
אם אתה משתמש בשירות שיתוף מסך, וודא שהוא פועל לפני תחילת השיחה וכי למקביליהם מותקנים כל דבר שהם יצטרכו לפני השיחה.
אם אתה נפגש עם אנשים בפעם הראשונה, או שאתה באמת רוצה שאנשים ישימו לב, שקול ועידת וידיאו.
בדיוק כמו בפגישות, התחל בזמן. ההמתנה למטורפים רק מעודדת אותם.
אם אתם מצטרפים לשיחת ועידה, הציגו את עצמכם מייד, כך שאיש לא יתפלא שהאזנתם למשך שלוש דקות על מה שהם חשבו שיחה של אחד על אחד.
אם מישהו מצטרף באיחור, אל תתפוס אותו או אותה. זה מבזבז את זמנם של כולם. עודדו את האדם הזה להדביק מישהו בסוף השיחה כדי לראות מה החמיץ.
תן את הסקירה של מי אתה ולמה אתה מתקשר במהלך 120 השניות הראשונות של השיחה, ואז הגדר את סדר היום או היעד שלך. האנשים האחרים בשיחה צריכים לדעת מה אתה רוצה מהם מייד.
בדקות הראשונות של כל שיחה, אשר כמה זמן כולם צריכים לדבר, כך שתוכל לנהל את השיחה בהתאם.
אם יש לך יותר משלושה אנשים על הקו, על המארגן לבצע מסדר מהיר כדי לוודא שכולם שם, ולהציג אותם בקצרה במידת האפשר.
הסתובב רק במבואות פרטניות אם זה יעזור לעסקים להסתיים, ולהביא לכך את סדר היום שלך. אחרת, תבזבזו הרבה זמן.
אלא אם כן השיחה נוגעת לחלוק את המומחיות שלך, אתה לא אמור לדבר יותר מ- 70% מהזמן. אם אנשים רבים נמצאים בקו, המספר הזה יורד ל 25%.
שמור על משפטים קצרים והשהה בקביעות בין רעיונות. זה יאפשר לאנשים לקפוץ פנימה או לשאול שאלות.
אם אתה מארגן השיחות, תפקידך לקרוא לאנשים להשתתף אם הם לא מדברים ומישהו אחר מונופול את השיחה.
השתמשו בלחצן ההשתקה אסטרטגית. אם אתה מושתק במשך 90% מהשיחה, סביר להניח שאתה לא שם לב לחלוטין.
אל תהיה האדם שבודק דוא"ל וצריך לשאול שאלה לחזרה. אם אתה מוצא את עצמך בודק דוא"ל במהלך מרבית השיחות שלך, הם ארוכים מדי, הם יותר מדי אנשים שמעורבים, או שאתה לא צריך להיות איתם.
חמש דקות לפני סיום השיחה הזהירו את כולם שהיא מתארכת ושאלו אם יש שאלות. אל תתנו לזה לדרוס אם זה אפשרי - זה לא מכבד את זמנם של אנשים אחרים.
עקוב אחר הצעדים הבאים בזמן השיחה, ושלח אותם באמצעות דואר אלקטרוני אחר כך כתזכורת.
תגיד לנו! מהו כלל שיחות הטלפון המועדף עליך? כל מה שפספסנו?
