האם שמעת פעם שאיזה גורואים בעלי פרודוקטיביות אומרים למחוק את רשימת המטלות המסורתית? כן, זו פשוט לא אפשרות לרוב המוחלט של עולם העובדים. למעשה, רובנו נוקטים בגישה הפוכה, ומכניסים את כל התפקידים שלנו לרשימה מסיבית אחת, שמשמשת רק אז תזכורת לכמה שאנחנו לא עושים.
החדשות הטובות הן שישנן אפשרויות רבות נוספות לבניית רשימת המטלות שלך באופן שממקסם את היעילות שלך. בין אם אתם מחפשים שיפוץ פרודוקטיביות מוחלט או סתם רוצים לתבל את סדר היום שלכם, אחת מהאפשרויות הללו יכולה להיות בדיוק מה שאתם צריכים כדי לדפדף ברשימה זו.
1. רשימת המטלות השבועית
חברה טובה שלי נשבעת בשיטת רשימת המטלות הזו - היא מארגנת פריטי סדר יום לפי מה שצריך לעשות במהלך השבוע. בטח, יתכן שהיא תציין פריט סדר יום אחד או שניים ליום אחד, אבל כל השאר במשך השבוע נזרק לאותה רשימה.
למה זה עובד
רמות הפרודוקטיביות שלך הולכות וגוברות לאורך השבוע, ורשימת המטלות שלך צריכה לשקף זאת. אתה עלול להרגיש איטית ביום שני ואז להיות מוכן לשלוט בעולם ביום שלישי. כאשר רשימת המטלות שלך גמישה, אתה עלול לדפוק יום אחד או שניים חשובים ואז חמישה על פריט אחר. בסוף שבוע העבודה תרגישו כאילו הרווחתם את סוף השבוע.
2. רשימת המטלות החשובה
יצירת רשימת מטלות היא רק הצעד הראשון; תעדוף הפריטים ברשימה המטלה זו חיה אחרת לגמרי.
אחת הדרכים הקלות ביותר להבין מה צריך לעשות קודם היא להשתמש בכלי שימושי מאוד הנקרא שיטת אייזנהאואר (לאלכס הונייט יש פירוט נהדר של איך זה עובד כאן). על ידי שימוש בטבלה פשוטה להפרדת פריטים לרמות שונות של חשיבות ודחיפות, תוכלו לראות מה באמת צריך לעשות.
למה זה עובד
שיטת אייזנהאואר נהדרת אם אתה עובר על חלק מרשימת המטלות שלך - אך אתה מבין שאתה עושה את כל סעיפי האג'נדה הקלים במקום את מה שצריך באמת להסתיים. האם אתה מעדיף להקדיש זמן לתכנון החופשה הקרובה במקום להקליד את הדו"ח החודשי לפגישה של מחר? כן, אבל האחד הוא הרבה יותר חשוב (ודחוף) מהשני.
3. רשימת המטלות הנושאות
זה משהו שהתחלתי לעשות אחרי שקראתי את הטיפ הזה ממייסד שותף בטוויטר ומנכ"ל כיכר ג'ק דורסי. דורסי ניהל פעם את שתי החברות בו זמנית (משוגע, נכון?), והסוד שלו להישאר פרודוקטיבי היה די פשוט: תן לכל יום בשבוע "נושא", ואז בנה את רשימות המטלות היומיות שלך סביב זה.
לדוגמה, אני מכוון בכוונה הרבה משימות אדמיניסטרטיביות בימי שישי, מכיוון שזה סוף השבוע ואני מוכן לכמה משימות חסרות דעת עד אז. לעומת זאת, ימי שלישי מיועדים אך ורק לעבודות על פרויקטים ללא הסחות פנים מבחוץ, ולכן כל הדברים האחרונים שלי באותו יום מכוונים לאותן יוזמות.
למה זה עובד
מתן נושאים לימים שלך יכול להפוך אותם הרבה פחות מונוטוניים מאשר אם אתה עובר באותה שגרת מדויקת כל יום. כמו כן, אם יש כמה דברים שאתה ממש חושש לעשות, הקצאתם ליום ספציפי עלולה להיפטר מהלחץ הזה (וגם להגדיל את הסיכוי שלכם לבצע אותם בפועל).
האם אתה מארגן את רשימת המטלות שלך בצורה שונה לחלוטין? תודיעו לי בטוויטר!
