לינקדאין פרסמה בשנה שעברה סקר שחשפה שרשימות המטלות המקצועיות שלנו זקוקות לכדי מהפך. מסתבר שאנחנו לא כל כך טובים ב"לעשות "את הדברים שאנחנו אומרים לעצמנו שאנחנו צריכים לעשות. למעשה, כמעט 90% מאנשי המקצוע הודו שהם לא מצליחים לבצע את כל המשימות ברשימת המטלות שלהם בסוף יום עבודה ממוצע.
אז אם נמאס לכם להתמודד עם אותו יום-יום מעופש בכל יום, הגיע הזמן לשנות זאת. להלן חמישה טריקים להגדלת הפרודוקטיביות שלך ולעזור לעצמך בפועל לעבור את הרשימה שלך.
1. שמור רשימת מטלות יחידה לעבודה
בואו נהיה כנים: אם רצית לקבל תצוגה מלאה של כל מה שהיית צריך לעשות בשביל העבודה ברגע זה, רוב הסיכויים שלא תוכל למצוא את הכל ברשימה יחידה. במקום זאת, יש לך כמה פוסטים כאן, טיוטה שמורה במייל שלך שם, מדבקות או קבצי טקסט במחשב שלך, ואולי אפליקציה או שתיים בטלפון שלך.
ולמרות שזה בדרך כלל תרגול טוב להפריד בין עבודה ומשחק, הרי שיש מקום יחיד למשימות הקשורות לעבודה שלך הוא חובה. אז בחר בשיטת הבחירה שלך, והתחל להתגבש. זה יכול להיות בכל מקום: רשימה בכתב יד בתוך המתכנן האמין שלך, מסמך שאתה שומר בשולחן העבודה שלך, או אפליקציה בטלפון שלך .
עם זאת, וודא שתוכל להוסיף לרשימה שלך מכל מקום - מה שאומר שאם אתה משתמש באפליקציה לשולחן העבודה, תרצה להגדיר מערכת שתוכל ללכוד מטלות שנגרמו מהמחשב שלך, כמו למשל משימות שתקבל בזמן בישיבה. אני באופן אישי אוהב לכתוב את הדברים על פתקים דביקים ואז למחוק או לזרוק אותם ברגע שהעברתי אותם לרשימת המאסטר.
2. פעל לפי הכלל 1-3-5
עכשיו כשיש לך רשימה מקיפה של כל מה שאתה צריך לעשות כדי לעבוד אי פעם, עליך להגדיר רשימת מטלות יומית. בכל יום נתון, נניח שאתה יכול להשיג רק דבר אחד גדול, שלושה דברים בינוניים וחמישה דברים קטנים. (הערה: אם אתה מבלה חלק גדול מהיום שלך בפגישות, ייתכן שתצטרך לשנות זאת מעט.) לפני שתעזוב את העבודה, קח כמה דקות להגדיר את 1-3-5 שלך למחרת, כך שאתה מוכן לפגוע באדמה פועלת בבוקר. אם עמדתך היא אחת שבה כל יום מביא המון משימות לא צפויות, נסה להשאיר משימות בינוניות ושתי קטנות ריקות, כהכנה לבקשות של הרגע האחרון מהבוס שלך.
כן, אני יודע שזה יכול להיות קשה לצמצם את רשימת המטלות שלך ל 1-3-5 - אבל חשוב לתעדף. תרצו או לא, יש לכם כל כך הרבה שעות ביום ואתם הולכים לעשות מספר סופי של דברים שיבוצעו. לאלץ את עצמכם לבחור ברשימה 1-3-5 פירוש הדבר שהדברים שתעשו יהיו הדברים שבחרתם לעשות - ולא מה שקרה בדיוק לעשות.
תכנון קדימה ככה פירושו גם שתוכלו לנהל שיחות מושכלות יותר עם המנהל שלכם כאשר הוא או היא מפילים עליכם משהו חדש שצריך לעשות מייד - כמו גם הכלים לתעדוף מחדש את העבודה האחרת שלכם. לדוגמה, כשמצגת הפתעה נופלת על חיקך, נסה: "בטח, אני יכול להביא לך את זה עד שלוש אחר הצהריים, אבל הדוחות של הרבעון הראשון לא יהיו מוכנים עד מחר, מכיוון שתיכננתי לעבוד על זה היום . "
בדוק את רשימת המטלות שלנו 1-3-5!
3. השלם משימה חשובה אחת לפני ארוחת הצהריים (המועדפת עליך ביותר, אם אפשר)
אודה שהאחד הזה קשה לי, אבל זה עובד. קח את אחת המשימות הגדולות או הבינוניות שלך והתמודד עם הדבר הראשון בבוקר, לפני הדואר האלקטרוני, גם אם אתה יכול. אין הרגשה טובה יותר מאשר לחסל משימה קשה לפני ארוחת הצהריים. הסופר בריאן טרייסי מכנה זאת "לאכול את הצפרדע שלך", שעובד מהציטוט המפורסם של מארק טוויין: "אכל צפרדע חיה ראשונה בבוקר ושום דבר גרוע לא יקרה לך בשאר היום."
מייסדי המשותף, קתרין, מגדיר לעיתים קרובות את "הצפרדעים" שלה בערב כדי להתכונן למחרת; עם זאת, היא מוכנה להתמודד איתם בבוקר וזה מונע ממנה לדחות משימות פחות נעימות במשך ימים רבים.
4. השתמש ביומן שלך כרשימת מטלות
אם אתה מגלה שאתה מעריך תמיד כמה אתה יכול לעשות ביום, גישה יעילה היא להכניס את התפקיד שלך ליומן שלך, ממש כמו פגישה. במקום לשרטט את המטלות היומיות שלך לרשימה, קבע אותם, השאיר מספיק זמן כל אחד. שליחת פרטי אישור ה- W2 שלך ל- HR עשויה לארוך 15 דקות, אולם הכנת אסטרטגיית ה- Q1 לצוות שלך עשויה להידרש מספר שעות. הדבר החשוב הוא להיות מציאותי.
כשאתה מנסה גישה זו, הקפד גם לחסום זמן בלוח השנה שלך כדי להתעדכן בדוא"ל, סיעור מוחות או משימות מכוונות חשובות אך לא ניתן למסור. לדוגמה, נסה לחסום שעה בבוקר ושעה אחר הצהריים כדי לעבוד בתיבת הדואר הנכנס שלך - ואז אל תבלה בין שניסיונות לטפל בדוא"ל ברגע שהם נכנסים, כשאת באמת תכננת לעבוד. על משהו אחר.
5. צמצם פגישות כדי להגדיל את זמן התפוקה
לבסוף, אם אתה מגלה שאתה באמת לא יכול לעשות את מה שאתה חושב שאתה אמור להיות מסוגל ביום אחד, למרות כל העצות שלמעלה - שקול אם אתה סובל מפגישה עם זה.
כפי שאמר פעם הכלכלן ג'ון קנת גלברייט, "פגישות הכרחיות כשאתה לא רוצה לעשות שום דבר." למעשה, סקרים מרובים שנערכו בנושא הגיעו למסקנות דומות שאיפשהו בין רבע למחצית מהזמן שהוקדש לפגישות הוא בזבוז, שלא לדבר על כך, אינך יכול באמת לעשות את המטלות האחרות שלך בזמן שאתה יושב. מדברים עם מישהו אחר.
הפיתרון: הגבל את הפגישות שלך. לפני שתזמן פגישה, חשוב אם זה יכול להיפתר באמצעות דוא"ל או שיחת טלפון תחילה, או על ידי פנייה למשרד של מישהו למשך מספר דקות. אם יש צורך בפגישה, רשמו את פריטי סדר היום העיקריים כדי לקבוע את המשתתפים הדרושים ואת פרק הזמן הקצר ביותר שתוכלו לתאם. וכן, זה לגמרי בסדר לתאם פגישה של 20 דקות, אין צורך לסיים עד 30! אם אתם חייבים לקיים פגישות, נסו לקבץ אותם יחד כדי להשאיר פרקי זמן גדולים ללא הפרעה במהלך היום שלכם לצורך ביצוע העבודה האמיתית.
כן, ארגון מחדש ותכנון קדימה הן שתיהן השקעות מראש - אך רק תחשבו כמה תהיו מאושרים כשתמלאו למעשה רשימת מטלות של יום שלם. אז תארגן את עצמך, תביא את כל התפקידים במקום אחד, צמצם את הסחות הדעת שלך והתחל לכבוש את הרשימה (בגודל של יום אחד)!
