רובנו היינו שם: יש לך שמונה מיליון דברים לסיים, אך נראה ששום דבר לא ייעשה. אתה מגדיר רשימת מטלות אחר מטלות, ואתה מרגיש שאתה מוסיף יותר פריטים לרשימה מאשר שאתה מסמן. האם זה אומר שאתה פשוט נורא בניהול זמן, או שזה משהו אחר?
הנה עובדה אימתנית (אך מנחמת באופן מוזר): 89% מהאנשים לא מסיימים באופן קבוע את רשימת המטלות היומית שלהם. אז אל תדאגו, אתם לא לבד!
סיבה נוספת לא לדאוג: ישנן אסטרטגיות פשוטות שתוכלו להשתמש בהן כדי לעשות יותר ולהפוך את דרך רשימת המטלות שלכם לניהול יותר. להלן סיכום הטיפים הטובים ביותר לרשימת המטלות שלנו - מכיוון שהגיע הזמן להיות אחד מאותם 11% שבאמת מסיימים את מה שהם מתכוונים לעשות.
1. קח את הכלל 1-3-5 ברצינות
במהלך היום קל להיקלע לדברים הקטנים שעולים. בטח, באמת רצית לסיים את דו"ח הוועדה הענק שהכביד עליך במשך שבועות, אבל אתה פשוט צריך למלא את רשימת המטלות שלך עם 17 דברים נוספים שזקוקים לתשומת לבך המיידית.
או שהם כן?
זה המקום בו הכלל 1-3-5 מועיל: על ידי מיפוי של דבר אחד גדול, שלושה דברים בינוניים וחמישה דברים קטנים יותר שתרצו לבצע באותו יום (וכן, זה בדרך כלל מספר המשימות שאתה יכול לבצע באופן סביר תסתיים ביום), תדע מייד היכן מונחות סדרי העדיפויות שלך (ומה יכול לחכות). ואם עדיפות היא למעשה הנושא הגדול ביותר שלך בכל הקשור לפרודוקטיביות, זה יעזור לך להשתפר בזה.
אם אתה עובד בעבודה שבה הדברים באמת עולים וצריך לטפל בהם בהקדם האפשרי, השאר אחד מהמדיום שלך ואחד או שניים מהחריצים הקטנים שלך פתוחים כל יום כדי למלא את הצרכים המיידיים החשובים ביותר.
כדי להקל עוד יותר, יצרנו עבורך גיליון אלקטרוני פשוט מאוד (ויפה) למיפוי הפריטים שלך 1-3-5 שתוכל להוריד כאן.
2. השתמש בשיטת אייזנהאואר
אלכס הוניסט עושה פירוט נהדר של שיטת אייזנהאואר, אך התוכן העיקרי הוא שאתה צריך להתחיל להבין שני דברים לגבי כל אחד מהמטלות שלך: כמה זה חשוב, וכמה זה דחוף? הלקח הגדול כאן הוא שמה שחשוב לא תמיד דחוף, ולהיפך.
הרעיון של קביעת עדיפות למשימות יכול להיות מרתיע (במיוחד אם אינך יודע היכן העדיפויות שלך צריכות לשכב), ולכן מערכת זו יוצרת רשת מאוד פשוטה לבסיס רשימת המטלות שלך. חפש את הדברים שהם דחופים וחשובים וביצע את הדברים ראשונים. אל תבזבזו את זמנכם על דברים שרק נראים דחופים, וחוסמים נתחי זמן ספציפיים בלוח הזמנים שלכם עבור דברים חשובים אך אינכם צריכים להיעשות באותו הרגע. וכל מה שאתה קובע אינו דחוף או חשוב? עשו הכל כדי להוריד את זה מרשימת המטלות המלאה מדי.
3. התחייב ליישום רשימת מטלות אחת בלבד
חברה טובה שלי התלוננה לי פעם על כך שהיא מעולם לא הייתה מסוגלת להתקרב אפילו לעשות את רשימת המטלות שלה, וברגע שהיא פתחה את המחשב שלה ראיתי למה: היו לה תשעה פרודוקטיביות או רשימת מטלות שונות. אפליקציות המופיעות בו זמנית בשולחן העבודה שלה!
אנשים רבים טועים לחשוב שהמונח "ככל שהשפל" יותר חל על אפליקציות (במיוחד אלה הפרודוקטיביות), אך עבור הרוב המכריע של האנשים זה לא. תקדישו מחצית מהיום שלכם להתעסק עם הכל, ואין שום דרך שתוכלו ללמוד את הפרטים הקטנים של כל אפליקציה.
במקום זאת, קח קצת זמן לבדוק את אפשרויות היישום שלך לפריון (להלן רשימה טובה שתתחיל) ובחר רק אחת שתתחייב אליה. הורד אותו, קרא את התכונות והתחייב חודש שלם להשתמש אך ורק באפליקציה הזו לצרכי רשימת המטלות שלך. תדהמו מכמה עוד תוכלו לעשות כשאתם לא מתנדנדים עם כל כך הרבה דברים שונים כל הזמן.
4. להיות ספציפי לגבי כל פריט רשימת מטלות המופיע
אתה לא אמור לתת את אותה כמות משקל להשלמת דוח שייקח לך חמש שעות לכתוב ולשלוח דוא"ל שצריך רק שתי דקות מזמנך. במקום זאת, פרקו את הצעדים שכל פריט רשימת מטלות כרוך בהם עד שכולם ייקחו את אותו הזמן והמאמץ בערך (מומחה אחד מציע שכל משימה צריכה לקחת לא יותר מעשר דקות), וחשבו על אלה כאל המטרה שלהם. רשימת פריטים.
על ידי דמיין למעשה כמה עבודה כל דבר ידרוש, קל יותר לתכנן את שאר רשימת המטלות ואת לוח הזמנים היומי שלך בהתאם. אמנם רק אמירת "כתיבת דוח הוועדה" עשויה להקל עלייך, אך מתווה את ששת הצעדים הנלווים לכך, שיאפשרו לך לחסום את משך הזמן הנכון ולהעביר פריטים אחרים של רשימת מטלות למועד מאוחר יותר אם יהיה צורך. .
5. צור רשימת "בוצע"
יש לי חברה שדבקה ברשימת מטלות נייר קלאסית של נייר ועט, ואחת הסיבות שהיא כל כך אוהבת היא מכיוון שהיא אוהבת את המראה של חפצי חפצים על דף נייר אחרי יום ארוך. יש שם תחושת הישג שלא קיימת עם הרבה אפליקציות של רשימת מטלות.
יצירת רשימת "בוצע" (עוד על זה כאן) לא רק נותנת לך את אותה תחושת הישג כשאתה מסוגל להביט לאחור על כל מה שעשית באותו יום, אלא אם אתה מסתכל על הרשימה ומבין שאתה באמת לא השג דבר, זו גם שיחת השכמה נהדרת שאתה צריך למקד מחדש ולחשוב מה אתה מבלה את היום שלך.
זכור כשאתה מנסה כל טריק פריון חדש שיידרש זמן להתאמה, כך שאם נראה שדברים לא מסתדרים אחרי יום אחד, אל תוותר. תן כל טריק חדש לרשימת המטלות לפחות חודש. אתה תהיה מכונת פריון תוך זמן קצר!
