לפני כמה שבועות, חברנו ואני שוחחנו על הזלזול המשותף שלנו בפגישות והיא אמרה, "אני פשוט מרגישה שאנחנו מנהלים את אותה שיחה שוב ושוב. כאשר הם לא עושים כראוי, הם יכולים להיות מבערי זמן כאלה. "
לא יכולתי להסכים יותר. בעבודות קודמות, כשמוזמן לוח שנה יופיע בתיבת הדואר הנכנס שלי, לעתים קרובות הייתי פולט אנחה רועשת (שהיא תמיד נהדרת בסביבה משרדית פתוחה). ואז הייתי מבלה זמן יקר בניסיון להבין כיצד להימנע מקבלת זאת.
אני לא אומר שכל הפגישות חסרות ערך. חלקם נחוצים לחלוטין. ולפעמים הם רק הדרך היחידה לעשות דברים. אבל אני גם מאמין שיש מקום להתייעל בצורה מדהימה בכך שנשאל את עצמנו את שלוש השאלות הללו לפני כל אחת.
1. מי צריך להיות כאן?
רמז: כנראה שלא אנשים רבים כמו שאתה חושב. המפתח להיות מודע למי שאתה מבקש להיות שם כדי שתוכל להבטיח שהוא יהיה פרודוקטיבי ומשמעותי ככל האפשר עבור כל הצדדים. אף אחד לא צריך להשאיר לחשוב, "ובכן, זה היה בזבוז אדיר של זמני."
כי התחושה הזו לא טובה לאדם, לקבוצה או לחברה. תארו לעצמכם את כל העבודות שניתן היה לעשות אם הייתם רק ארבעה אנשים בחדר במקום 10. במשך משך זמן של 60 דקות, זה שש שעות נוספות שניתן להעביר בהן בעבודה.
לדוגמא, נניח שאתה עושה סיעור מוחות לגבי הלוגו החדש של המשרד. המעצב הגרפי נמצא שם כדי להבטיח שהוא יבין את החזון. מנהל המיתוג נמצא שם כדי לוודא שהוא מציית להנחיות החברה. אבל האם אתה זקוק למנהל משאבי אנוש מכיוון שהיא מניחה את הלוגו בכל פרסום עבודה? לא. לאחר סיוםו, תוכלו לבקש ממנה להחליף את הישן לחדש. לעת עתה, עזוב אותה להיות - יש לה עבודה לעשות!
אם אינך המארגן, עליך להעריך אם נוכחותך חיונית או לא. לפעמים, עמיתים לעבודה מזמינים אותך פשוט בגלל שהם חושבים שאתה רוצה להיות שם. אבל אתה יכול לדחות אם אתה חושב שזה מתאים (כלומר, אם אין לך מושג מה אתה תתרום או אם אתה פשוט עסוק באופן מוחלט).
במצבים כאלה אני אומר משהו כמו, "שלום לך. אני חושב שתצליח להתמודד עם זה לבד. אם יש סיבה ספציפית שתרצה שאהיה נוכח, הודע לי! "
ואז קח את השעה החופשית הזאת ותחזור לטחון.
2. מהן המטרות?
מה בדיוק אתה מנסה להשיג? זיהוי היעדים לפני כן הוא קריטי. זה יכול להשאיר אותך במשימה ולעזור לעצב את השיחה כולה. אחרת, אתה יכול לשבת שם ולהשתוטט במשך 45 דקות על האופן שבו לאונרד תמיד מזמזם את שיר הנושא של טיטאניק . (מקבל גם אותי בכל פעם. אל תשחרר, ג'ק!)
"אג'נדה אפקטיבית מציבה ציפיות ברורות למה שצריך להתרחש לפני ובמהלך פגישה", מסביר רוג'ר שוורץ, מחבר מנהיגים חכמים, צוותים חכמים יותר: איך אתה והצוות שלך נפסקים כדי להשיג תוצאות.
"זה עוזר לחברי הצוות להיערך, מקצה זמן בחוכמה, מביא במהירות את כולם לאותו נושא ומזהה מתי הדיון מסתיים. אם עדיין מתרחשות בעיות במהלך הפגישה, סדר יום מעוצב מגדיל את יכולת הצוות להתייחס אליהם ביעילות ובמהירות, "אומר שוורץ.
אולי אתה רק רוצה שכולם יספקו עדכוני סטטוס בפרויקטים בעלי עדיפות ראשונה. לחלופין, עליכם לקבל החלטה - היום - לגבי איזה מנהל חשבון יוקצה ללקוח ענק חדש.
גלה את היעד שלך והגיע לשם. (וגם, זה מועיל אם אתה משתף את התוכניות שלך עם שאר המשתתפים בכדי שיידעו למה לצפות ואם יש משהו שהם צריכים לעשות מראש.)
והנה טיפ: אם אינך יכול לענות על סיבה להיפגש, אנא בבקשה, לאהבת כל השוקולד, לבטל אותה .
3. מה עלי להכין?
קולגה לשעבר שלי נהג לחסום זמן כדי להתכונן לפגישות עם אנשים אחרים, ותמיד הייתי תוהה מדוע. ואז, השתתפתי בחבורה ששכחתי לגמרי מה דיברנו בפעם האחרונה והייתי צריך לעשות סקירה כללית, או שלא (במביך) לא השלמתי פריט פעולה. בכל המקרים האלה, בסופו של דבר נאלצנו לשים יותר זמן בלוח הזמנים שלנו.
כדי לוודא שזה לא יקרה, אתה צריך להופיע מוכן. אולי זה סוקר את ההערות מהפגישה בשבוע שעבר, כך שזה טרי במוחך. או, אולי, זה מכין רשימה של נקודות ותשובות מדברות שאתה צריך. לא משנה מה זה, עשה את הזמן לעשות את זה. זה ישתלם בגדול.
כדוגמה, אני מפקח על תכנית החינוך העממי של המחלקה שלי, ואני עובד קשה כדי לשפר אותה. בעוד שבועיים אעביר את אחד לאחד עם המפקח שלי לדון בהצעותיי. אספתי משוב מהתלמידים וחיברתי את מחשבותי, והצעד הבא הוא לשרטט את המבנה ואת ציר הזמן על הנייר.
אם אני ניגש אליה בידיים ריקות, כנראה שנבזבז את הזמן בקפצת רעיונות זה מזה, שזה לא בהכרח רע , כשלעצמו, אך גם לא עוזר לי להתקדם.
אני מבטיח לך - אני אוהב לעבוד עם אנשים. אבל אחת מכפות הרשת העיקריות של חיות המחמד שלי היא חוסר יעילות, במיוחד כאשר קל למנוע אותה. אם לוח הזמנים שלך נראה קצת מלא מדי, או אם בכל פעם שאתה נפגש יש לך פלאשבקים לחכות לפעמון יצלצל בתיכון, יתכן שהגיע הזמן לקחת צעד אחורה ולהתחיל לשאול את עצמך את השאלות האלה.
והיי - אם יש לך שאלות נוספות כאלה שאתה שואל את עצמך, תודיע לי מה הן בטוויטר!
