אתה מוצף לחלוטין - אין שום שאלות, או דברים בנושא. ולמרות העובדה שאתה יודע שרשימת המטלות שלך גדושה בדברים הדורשים את תשומת הלב והפעולה שלך, אתה קפוא. יש לך כל כך הרבה דברים לעשות, אתה רק מרגיש משותק.
כולנו היינו שם. התמודדות עם צלחת שהיא מלאה מדי איננה מהנה. עם זאת, בעוד שהנטייה הראשונה שלך יכולה להיות לפנות אל הספה ולהתכרבל לתנומה ארוכה, אתה יודע שזו לא בהכרח האסטרטגיה היעילה ביותר להתמודדות עם עומס העבודה שלך.
במקום זאת, עליכם לקחת נשימה עמוקה, לנגוס כמה ספלי קפה חם וחזק ולהגיע לעבודה. כך תוכלו לדפדף בצורה הטובה ביותר באמצעות רשימת המטלות המרתיעה שלכם - מסווגת לפי מה בדיוק אתם צריכים להשיג.
1. כשאתה מאוים על ידי פרויקט גדול
יש המשימה הגדולה ההיא שמסתובבת ברשימה שלך במשך שבועות - אוקיי, נו, חודש . בכל יום יש לך את הכוונות הטובות ביותר להתחיל עם זה סוף סוף. אבל, פעם אחר פעם, בסופו של דבר אתה דוחף אותו אל הצרוד.
אתה אומר לעצמך שזה בגלל שיש לך דברים דוחקים יותר זמן שאתה צריך להתמודד איתם (היי, אתה רק מנסה לתעדף אחרי הכל!). אבל, אתה לא שולל אף אחד - אתה ממשיך לדחוף את הפרויקט הזה רק בגלל שהוא נראה כל כך מאיים ומכריע, אין לך מושג איפה בכלל להתחיל. וכעת, המועד האחרון מתקרב במהירות.
כן, די במשימות הענק האלה כדי לעורר המון לחץ ובבהלה - אבל זה לא אומר שהם בלתי אפשריים. במקום זאת, כשפרויקט ענק תופס את מרבית השטח בצלחתך ורשימת המטלות שלך, הכי טוב הוא לטפל בזה במעט אסטרטגיה.
פירוש הדבר שעליך לפצל את הפרויקט הגדול הזה לאבני דרך קטנות יותר ופעולות יותר - ולא פשוט לכתוב "פרויקט הומונגי שלם" ברשימת הבדיקה שלך. באמצעות שיטה זו תוכל לזהות פריטי פעולה הניתנים לניהול יותר בתוך אותה מטלה ענקית שצריך לבצע, מה שמאפשר לך מפת דרכים קלה למעקב שתוכל להשתמש בהם כדי להישאר על המסלול.
בנוסף, הנתחים הללו בגודל ביס מעניקים לך הזדמנות לחגוג את ההישגים וההצלחות הקטנות שלך - ולא רק לקחת נשימה והפסקה לריקודך המאושר ברגע שכל הפרויקט יושלם. וכפי שמחקר מסביר במושג "עקרון ההתקדמות", די בצעדי צעדים קדימה בעבודה משמעותית כדי לשפר את מצב הרוח שלנו, את תפיסת הקריירה שלנו, וכמובן - את הפרודוקטיביות שלנו!
2. כשאתה מוצף מהקצוות הרופפים הקטנים
לפעמים זה לא פרויקט מפחיד אחד שגורם לך להרגיש לחוץ ועומס יתר. במקום זאת, מדובר בחבורה של דברים קטנים שפשוט ממשיכים להצטבר. כתובות דוא"ל שצריך לענות עליהן, שיחות טלפון שצריך לבצע, דברים שצריך לעקוב אחריהם - לכל דבר שאתה מסתיים, מתווספים 10 דברים.
המטח התמידי הזה של משימות קטנטנות יכול להיות מסיח וגם מייאש. ולמרות שמדובר בתרחיש שונה באופן דרסטי מאותה משימה אחת גדולה ומכריעה, הוא מציג בעיה דומה: כיצד תוכלו לדעת מאיפה להתחיל? כאשר צריך לכבות את כל השריפות הללו (ובקרוב!), היכן עליכם למקד תחילה את תשומת ליבכם?
כאשר ריבת היום שלך עמוסה בקצוות מעט רופפים שצריכים לקשור, הגיע הזמן לקחת דף מהספר של נייקי ו"פשוט לעשות את זה. "בחר פריט ספציפי, התמודד עם זה, חצה אותו מהרשימה שלך ואז עבר הלאה הבא.
הדבר הנחמד עם אותם קטנים יותר למנות הוא שהם לא גוזלים זמן להפליא, כך שתוכלו לעבור דרכם די מהר. ובזכות משהו קטן שנקרא אפקט זייגרניק, ברגע שתשיג את הכדור בפועל על הקצוות הרופפים האלה, תרגיש הרבה יותר השראה לדחוף קדימה ולסיים אותם.
לכן, בעוד שאסטרטגיה ותכנון מפורט מועילים בדרך כלל, לפעמים עדיף לך פשוט לקפוץ פנימה ולגרוס את מה שאתה יכול - במיוחד כשכל מה שיש ברשימה שלך לוחץ באותה מידה.
3. כשאתה מתמודד עם תמהיל של שניהם
נניח שהרשימה שלך מורכבת משני סוגים אלה של דברים. ואז מה? האם עליכם לנסות להתקדם קצת בפרויקט הגדול ההוא לפני שתטפלו בפריטים קטנים יותר? לחלופין, האם עליכם להוציא את הקצוות הרפויים כך שתוכלו לנתב את המיקוד שלכם במשימה הגדולה הזו אחת ולתמיד - מבלי להסיח את דעתכם? איזו שיטה הכי טובה?
כשאתה מוצא את עצמך במצב זה, אתה תצטרך לסמוך על התפיסה העדינה של פעם זו. זה פשוט: אתה צריך להתחיל עם כל מה שצריך כדי לעשות את זה הכי מהר.
אני ממליץ להתחיל להתוות את "אבני הדרך המיני" שלך לפרויקט הגדול הזה, כך שיש לך מושג אילו פריטי פעולה קטנים יותר נדרשים ממך - ומתי עליהם לעשות זאת. לאחר מכן, תפוס לעצמך מדגיש והוצא את הדברים ברשימת המטלות שלך שעליך להתמקד בהן קודם. לדוגמה, אולי אתה צריך לענות על כמה מיילים ואז לדאוג לשלב הראשון למשימה גדולה יותר.
אני יודע, מושג זה נראה פשוט עד כאב כמעט. אבל למעשה לעבור את תהליך ההדגשה היכן כדאי להתחיל, יקל עליכם לראות היכן עליכם למקד את זמנכם ותשומת ליבכם באופן מיידי - במקום לשוטט ללא מטרה דרך בלגן של משימות מכריע.
כולנו חווינו את אותם רגעים של פאניקה מוחלטת כשאנחנו מרגישים שנערמנו יותר מדי על הצלחות שלנו - וזה באמת כיף רק במזנון או בארוחת חג ההודיה.
למרבה המזל, ישנם כמה עצות ואסטרטגיות ניתנות לשימוש בהן תוכלו להשתמש בכדי להצליף בעצמכם בכושר ולהתחיל להתקדם משמעותית ברשימה הזו לכאורה שלא נגמרת משלכם. נסה את אלה ואז יידע אותי בטוויטר כיצד הם מסתדרים עבורך - ברגע שגזרת את רשימת המטלות שלך ביום, כמובן.
