בין אם אתה מנסה להרשים את הבוס החדש שלך או להרוויח קידום, זה יכול להיות קשה להגיד לא לעוד עבודה. אחרי הכל, אתה רוצה שכולם יראו את גישתך הקשה, האתגרית המקובלת והמתאימה לכל דבר. למרבה הצער, כל פרוייקט חדש שאתה מסכים לקחת מגיע עם תאריך יעד מתקרב - ולפני שאתה יודע אותו, אתה בקושי יכול להחזיק את הראש מעל המים.
כשאתה מרגיש שפרויקטים מתחילים להחליק דרך הסדקים או שאתה פשוט לא יכול להעניק את המיטב שלך כיוון שאתה פרוש רזה מדי, קח קצת זמן כדי לטפל במצב לפני שרשימת המטלות שלך תביא לך את הטוב ביותר. להלן מספר דרכים להתמודד עם עומס עבודה מוחץ ולחזור למסלול.
1. צור לוח זמנים
שמור על לוח הזמנים הראשי של כל מועדי הסיום שלך על ידי הגדרת לוח שנה ב- iCal או ביומן Google או שימוש במתכנן נחמד (אני אוהב את הגדרת המחברות השבועיות של Moleskine). לראות את הכל במקום אחד יכול לעזור לך לתעדף את הזמן שלך מכיוון שתדע בדיוק מה קורה, ימים ושבועות מראש.
אבל אל תעצרו שם - הטריק לארגן את הזמן שלכם הוא לפרק את הפרויקטים שלכם למיני מטרות שיהיה קל יותר להשיג. מטרות קטנות וניתנות להשגה יעזרו לכם לפרוץ פרויקטים קשים ולהישאר על המסלול.
לדוגמא, תכנון אירוע עבודה גדול מחייב אותך לתאם מספר קבוצות, בתוך המשרד ומחוצה לו. במקום לקבוע תאריך יעד גדול אחד לתאריך האירוע, קבעו אותו למשימות קטנות יותר במהלך השבועות שקדמו לאירוע, כמו לוודא שבמסעדה שלכם יש את התפריט שלכם, סיים את מספר העובדים הנכון והגהה והדפסת מסרים. עמידה במטרות מיני אלה לאורך הדרך תוודא שלא יישאר דבר לרגע האחרון.
2. הישאר ערני
הגדרת לוח הזמנים של המאסטר שלך היא רק חצי מהקרב - החצי השני ממש משתמש בו. אם אינך נוהג לבדוק את לוח השנה שלך מדי יום, ייתכן שתצטרך לדחוף מעט בכיוון הנכון, אז לאחר שתגדיר לעצמך מועדים, הגדר גם כמה התראות. קופץ במחשב או בטלפון יכול להיות תזכורת מהירה למה שעולה (בדוק אפליקציות כמו 2Do, Wunderlist וטודויסט), או, אם אתה משתמש במתכנן נייר, הגדר התראות חזותיות עם Post-Its שמזכיר לך של מה שקורה בשבוע הקרוב.
התראות אלה יכולות לכלול מחסומים עבור מועדים גדולים (למשל, באמצע הדרך לתאריך הפרויקט של הפרויקט שלך, אתה יכול להגדיר אזעקה כדי לוודא שאתה מבקש מהמפקח שלך לבחון טיוטה של הדו"ח) או סתם תזכורות יום-יומיות כלליות. (לדוגמה, הגדרת התראות לימי שני ו רביעי, כך שתוכל לוודא שאתה בדרך לפני שתיגמר הזמן בסוף שבוע העבודה).
3. ארגן אותו
כשאתה עובד על מספר פרויקטים בו זמנית, תיבת הדואר הנכנס שלך יכולה להתפוצץ במהירות לבלגן של מידע מדהים. ולמרות שאתה לא יכול לעצור את שטף הדוא"ל שנכנס, אתה יכול לפחות לשמור על המשימות שלך מסודרות ומופרדות.
נסה להוסיף תיקיות וקידוד צבעים לתיבת הדואר הנכנס שלך כדי לעזור לך למצוא מידע חשוב כשאתה זקוק לו. לדוגמה, צור תיקיה נפרדת עבור כל משימה ספציפית עליה אתה עובד, שתאפשר לך לסרוק בקלות אחר שיחות או קבצים שאתה צריך.
כדי להתקדם צעד נוסף, תוכלו אפילו להגדיר כלל ב- Outlook שישלח דוא"ל מכתובות מסוימות או עם ביטויים מסוימים בשורת הנושא לתיקיות שצוינו שיצרת. Gmail עושה את אותו הדבר אם אתה מגדיר פילטר. כל אחת מהשיטות מאפשרת לכם למיין מראש את תיבת הדואר הנכנס, כך שלא תצטרכו להקדיש זמן יקר על מנת לנפות את הבלגן!
4. להוציא דברים קטנים מהדרך
האם אתה אחראי על דוחות חוזרים ונשנים או גיליונות אלקטרוניים שצריכים לצאת שבועי או חודשי? כדי לחסוך לעצמך זמן ואנרגיה (ולפנות מקום יקר ברשימת המטלות העמוסה שלך כבר), צור תבנית לכל דוח, במקום להתחיל כל פעם מחדש.
האם אתה כל הזמן מקבל מיילים ששואלים שאלות דומות? צור תגובות משומרות ב- Gmail או שמור מסמך Word בשולחן העבודה שלך עם תשובות לבעיות נפוצות (למשל, כיצד להשתמש באתר ה- FTP שלך, למי לפנות לשירות לקוחות, או התאריכים לתערוכות הסחר הבאות). שימוש במשהו שתוכלו לחתוך ולהדביק ממנו בקלות יהפוך את התשובה לדוא"ל השגרתי פחות זמן.
ביצוע הדברים הקטנים מוקדם והפיכתו לישול ככל האפשר נותן לכם יותר מקום לעבוד על פרויקטים מורכבים.
5. התעדכן
הקדיש כמה דקות לפני שאתה יוצא בערב להביט אחורה בלוח הזמנים שלך ולעדכן אותו בהתקדמות היומיומית שלך (אפילו סתם לעשות את זה שבועי זה עזרה גדולה!). האם לא בדיוק סיימת משימה? העבר אותו למחרת או לחסימת הזמן הבאה שתזמנת לפרויקט הספציפי הזה. זה גם עוזר לתזמן קצת זמן פנוי לכל יום (או אפילו רק פעם בשבוע), מה שיאפשר לכם להיות גמישים יותר אם לא תעמדו ביעדי מיני ותצטרכו לסדר מחדש את לוח הזמנים.
פיקוח על מה שאתה עושה בכל יום יכול לא רק לעזור לך להרגיש מוצף, זה גם יכול לעזור לך לאמוד כמה זמן אתה באמת זקוק לפרויקט או משימה מסוימים. ולדעת זאת תזהו בדיוק כמה תוכלו לקחת בעתיד!
6. דברו על שיתוף
אם תתחיל להבין שחלק מהמטרות המינימליות שלך לא מסתיימות כי אין מספיק זמן, בגלל שפרויקטים אחרים מקבלים עדיפות, או מכיוון שאחריות חדשה ממשיכה לנחות על שולחנך, ייתכן שהגיע הזמן לדבר עם שלך מפקח על חלוקה מחדש של חלק מהעבודה שלך.
זו סיבה נוספת שיש לתזמון מפורט של הפרויקטים שלך שמתוכנן ביום ושבוע הוא קריטי: אם יש לך מושג ברור מה צריך לעשות ובאיזו מסגרת זמן, הבוס שלך יכול לראות בקלות מה מצלף שלך. ואז, ביחד, תוכלו לקבוע מה הכי חשוב להישאר ברשימת המטלות המיידית שלכם ומה ניתן לדחוף לאחור או להאציל למישהו אחר.
כן, זה יכול להיות קשה לשחרר, אבל תמיד חשוב יותר לחלוק את עומס העבודה עם שאר הצוות שלכם ולבצע את המועדים שלכם מאשר לנסות להוכיח שתוכלו להתמודד עם הכל ולא ממש להגיע לשם.
לבסוף, כשאתה מתחיל להרגיש שאתה מאבד אותו, קח נשימה גדולה. זכור, שליטה היא כל הנוגע לשמירה על עצמך מסודרים ולהיות כנה עם מה שאתה יכול להתמודד.
