כולנו יודעים שעבודה כוללת, ובכן, עבודה. גם אם אתה אוהב את העבודה שלך, זה לא תמיד יכול להיות קל, וזה לא תמיד יכול להיות כיף.
אבל, לפעמים אנחנו רוצים שהמשרות שלנו יהיו קצת יותר קלות (או הרבה יותר). אנחנו רוצים לגרום לעבודות שלנו לבצע מהר יותר, לא להרגיש נמתחים או להיות מוצפים, ולזכות יותר זמן לדברים שאנחנו באמת אוהבים.
החדשות הטובות הן שישנן דרכים לעשות זאת (מבלי להיות טרפה מוחלטת). עיין בטיפים והטריקים המועדפים שלנו למטה כדי להיות פרודוקטיביים יותר, מסיר דברים שאתה לא צריך לעשות מרשימת המטלות שלך, ובסך הכל הופך את עבודתך לחוויה נעימה הרבה יותר.
1. אל תכנן לעשות יותר מדי
הנה סוד עבורך: רוב הרשימות למשימות הן ארוכות מדי, מה שמוביל לעבודה יתר ולחץ כשלא הכל מסתיים. במקום זאת, נניח שאתה יכול להשיג רק דבר אחד גדול, שלושה דברים בינוניים וחמישה דברים קטנים שנעשים ביום (פחות אם יש לך המון פגישות). יצרנו תבנית שתעזור לכם לתכנן רשימת מטלות סבירה יותר.
2. התמקדו במשימות בעלות תגמול גבוה
מקד את מרבית האנרגיה שלך במשימות שעומדות ליצור את התוצאות הגדולות ביותר. אתה נראה כאילו אתה עושה הרבה יותר, אבל בסתר בפחות מאמץ. זה נקרא לעתים קרובות קבלת הפרי התלוי נמוך - התגמולים שתוכלו להשיג במעט מאמץ.
3. עבודה בספרינטים
נאמר פעם אחר פעם שהסוד להכנת עבודה רבה יותר בפחות זמן הוא לעבוד בפרצים, עם הפסקות בין לבין. המרווחים שתבחרו יהיו תלויים בעבודתכם ובהעדפותיכם, אך לא משנה מה אתם הולכים, קבעו טיימר, עשו כמיטב יכולתכם כדי להישאר ממוקדים במשך פרק זמן זה, ואז למעשה לקום ולעשות הפסקה בין לבין. אתה תרגיש יותר אנרגטי במהלך מפגשי העבודה שלך ובסופו של דבר תהיה יעילה בהרבה.
4. תנו לכל יום נושא
האם הסחות דעת ממשיכות בך להתמקד בדברים החשובים בפועל? השתמש בסתר ג'ק דורסי - מייסד הטוויטר כמו גם מנכ"ל כיכר - ונסה לתת לכל יום נושא. ככה, כשמגיעים הסחות דעת, אתה יודע למקד אותם ליום אחר או, אם תצטרך, להתמודד איתם במהירות ולחזור למסלול.
5. התחל עם המשימה הקשה ביותר
על ידי הוצאת הדבר הקשה ביותר בצלחת שלך מהדרך הדבר הראשון בבוקר, שאר היום ירגיש קל יותר בהשוואה. בנוסף, אז לא תבזבזו אנרגיה נפשית כל היום במחשבה על הדבר המאתגר הזה שעליכם לעשות.
6. עקוב אחר האנרגיה שלך
לכל אחד יש זמנים מסוימים ביום שהם פחות או יותר פרודוקטיביים. אם אתה מתזמן פרויקטים גדולים במהלך הפסקות האנרגיה שלך, אתה מקשה על עצמך בצורה קשה יותר. במקום זאת, נסה למפות את היום האידיאלי שלך על בסיס רמות האנרגיה שלך.
7. אל תילחם בזה כשאתה מרגיש חסר תועלת
כנראה שאחד הדברים הקשים ביותר לעשות בעבודה הוא להכריח את עצמך לעבוד קשה כשאתה ממש לא מרגיש בראש המשחק שלך. לכן, אלא אם כן יש לך מועד אחרון ועומד לחלוטין, אי אפשר לדחות את המשימה המסוימת הזו ולעשות משהו שמתאים יותר ליכולת הנפשית שלך. הסופרת קייטי דותוויאט מציעה שזו תקופה נהדרת להפיל את המשימות המשעממות והמונוטוניות.
8. השתמש בתבניות בכל פעם שאתה יכול
למה להמציא מחדש את הגלגל בכל פעם שאתה צריך לעשות משהו? יש לך אימייל שאתה צריך לכתוב לעיתים קרובות? השתמש בתבנית. צריך ליצור מצגת? השתמש בתבנית. מעצב מחדש את קורות החיים שלך? השתמש בתבנית. אתה מבין את התמונה.
9. הגדר תגובות משומרות
עדיף, אם אתה משתמש ב- Gmail, הגדר את התבניות הללו כתגובות משומרות, כך שאתה אפילו לא צריך לעזוב את תיבת הדואר הנכנס שלך כדי להחזיר אותן ולשלוח אותן.
10. הגדר טקסט אוטומטי
אם אתה מגיב לעתים קרובות להודעות בדרכים מהטלפון שלך, הקל על עצמך על ידי הגדרת טקסט אוטומטי. לדוגמה, "המגרש" יכול להתרחב כדי למלא את המגרש המעלית שלך - כלומר אינך צריך להקליד את כל העניין בכל פעם במקלדת הזעירה שלך. קרא כאן למידע נוסף על הגדרת התצורה.
11. או לא להקליד בכלל
אתה יכול גם להשתמש בתכונת הדיבור לטקסט של הטלפון שלך כדי להגיב בקלות ובמהירות להודעות. מומחה הפריון אלכס קוואוקוס מסביר כיצד היא משתמשת בזה לטובתה כאן.
12. קיצור הדוא"ל שלך
אנו נניח ניחוש פרוע כי מענה למיילים גוזל הרבה זמן ואנרגיה שלך. מה אם הייתם מקלים על עצמכם על ידי הגדרת גבול למשך זמן התגובה של כל תגובה? ברור, חלק מההודעות בהכרח צריכות להיות ארוכות יותר מהאחרות, אך תאתגר את עצמך לשמור עליהן לאורך חמישה משפטים (או אפילו קצרים יותר!) בתדירות גבוהה ככל האפשר.
13. פשוט יש שיחה
שרשראות דוא"ל ארוכות הורידו אותך? כששיחה מתחילה להתפתל מדי, שקול אם יהיה קל יותר לקפוץ בטלפון או לקבוע פגישה לשיחה. לפעמים שיחה של 10 דקות יכולה לחסל שעות של הודעות דואר אלקטרוני.
14. ביטול דוא"ל מעקב
שום דבר לא מקשה על מענה לדוא"ל קשה יותר מתיבת הדואר הנכנס שלך מתמלאת כל הזמן בדוא"ל מעקב מאנשים שעדיין לא קיבלת את ההזדמנות להגיב אליהם. אז הגדר משיב אוטומטי שיאפשר לאנשים לדעת שקיבלת את ההודעה ותגיב בזמן - בתקווה להניא את הבונים הלהוטים לשלוח אליך בדוא"ל כל הזמן. אתה יכול אפילו לכלול תשובות לשאלות נפוצות, פוטנציאלית לעזור למסנג'ר לעזור לעצמה (ולמנוע ממך צורך לענות בכלל).
15. השתמש באסטרטגיית OHIO
כמה פעמים אתה פותח דוא"ל, קורא אותו ומשאיר אותו בתיבת הדואר הנכנס שלך כדי לטפל בהמשך? אל תעשה זאת! זה בעצם גוזל יותר מזמנך ומאנרגך כדי לעבד אותו מספר פעמים. במקום זאת, עקוב אחר אסטרטגיית ה- OHIO (התמודד איתה רק פעם אחת) והתמודד איתה באופן מיידי, בין אם זה על ידי מחיקתה, תשובה, ירידתה לאדם הנכון, ובין אם מדובר בהודעות גדולות יותר שיידרשו זמן רב יותר, ניתוח זה לניתוח משימות להעלות לרשימת המטלות שלך.
16. היפטר מכמה שיותר החלטות
עייפות ההחלטות היא אמיתית - והיא עשויה להקשות על ימיכם. כדי למנוע ממנה להשפיע על עבודתך, חסל כמה שיותר החלטות. פירוש הדבר יכול ללבוש מדי עבודה כך שלא תצטרכו לבחור בגד מדי יום, להביא את אותו הדבר לארוחת צהריים במשך שבוע, או לקבוע פגישה עמידה עם הבוס שלכם, כך שלא תצטרכו תמיד להושיט יד ולשאול. לאחד. לא משנה מה צריך לשים הרבה מההחלטות שלך בנושא טייס אוטומטי.
17. עצור ריבוי משימות
הרגל זה עשוי לגרום לך להרגיש שאתה מסיים יותר, אבל הוא למעשה מאט אותך ומקשה על העבודה שלך יותר ממה שהיא צריכה להיות. אז עשו כמיטב יכולתכם להתמקד במשימה אחת עד לביצועה, ואז לעבור לדבר הבא. תמצא שהמוח שלך ברור ועבודתך טובה יותר (וקלה יותר).
18. השאר את עצמך מצוק
לפעמים החלק הקשה ביותר בעבודה מתחיל במשהו. אז הקלו על הקפיצה למשימה על ידי השארת עצמך מצוק. המשמעות היא שאם אתה גורר את הרגליים שלך בהתחלת פרויקט, פשוט התחל, עשה זאת קצת (אפילו אם זו לא העבודה הכי טובה שלך) ואז השאר את זה לא גמור לחזור למחרת. ההתחלה תהיה קלה יותר ברגע שכבר יש לך לאן לקפוץ.
19. הסר משהו מרשימת המטלות שלך
שקול ברצינות כל פריט ברשימת המטלות שלך כדי לראות אם יש משהו שהוא למעשה לא חשוב. זה חל במיוחד על דברים שממשיכים לשים על המבער האחורי. כדאי לשאול את עצמך, "אם כבר דוחה את זה כל כך הרבה, האם זה באמת נחוץ?"
20. אמור "לא" למשהו
בנוסף להסרת משהו מהצלחת שלך, שקול לומר "לא" מעט יותר לעיתים קרובות לשאלות חדשות. ברור שאתה לא יכול לעשות זאת כל הזמן רק לצאת מהעבודה, אבל אם אתה מרגיש מוצף או שאתה מבקש משהו שקשור לעבודה (כמו לעשות ראיון הסבר עם הילד של חבר), תמצצי אותו ולהגיד "לא". הנה כמה הצעות כיצד לומר זאת יפה לבוס שלך ולחברים שלך.
21. פגישות שאלה ללא הפסקה
במקרה שלא שמעת, פגישות יכולות בקלות להפוך לבזבוז זמן אדיר. בכל פעם שאתה מתזמן פגישה - אפילו פגישה חוזרת - אתה באמת צריך לשאול אם זה צריך לקרות בכלל, האם אתה מקדיש זמן רב מדי לזה או אם אתה צריך להיות נוכח. אם אתה מרגיש שהתשובה לכל אחת מהשאלות הללו היא "לא", שקול להסתגל (או לדבר עם הבוס שלך כדי לוודא שאתה מנצל את זמנך בצורה יעילה ככל האפשר).
22. יש רשימת "אל-אל"
כדי לעזור לעצמך לומר "לא" יותר ולצמצם את עייפות ההחלטות, התחל רשימת "אל-אל" - רשימה של דברים שאסור לך לבזבז את זמנך. בדוק את הרעיונות האלה כדי להתחיל.
23. האציל חלק מהעבודה שלך
האם יש משימה שאתה עושה שאתה באמת, באמת חושש ממנה, או שאתה מרגיש שהיא כבר לא חלק מתיאור התפקיד שלך? שקול אם כדאי יהיה להאציל אותו לעובד זוטר יותר, או אם אתה באמת טובע, האם הגיע הזמן להכניס דוח מתמחה או ישיר חדש. להלן כמה הנחיות כדי להבין מתי משלחת היא הדרך הנכונה ללכת.
24. או Crowdsource It!
הסופרת ג'ניפר דז'ורה מציעה לגיוס קניות כמקום "להתאמץ פחות בעצמך תוך כדי להפוך לקוחות ומשתמשים למאושרים יותר. במהותה, זה עובד יחד עם הלקוח או המשתמש על מנת להציע הצעות, מצגות וכדומה. למידע נוסף על איך זה יכול להשתלב בחיי העבודה היומיומיים שלך, עיין במאמר שלה.
25. עשה החלפת עבודה
יש לך משימה שאתה חושש או שאתה ממש לא בטוח כיצד להתמודד? שאל עמית במחלקה שלך אם היא רוצה להחליף! בעיקרון, אתה שולח את אחת המשימות הפחות אהובות שלך בדרך שלה, והיא שולחת אליך אחת שלה. לא תצטרכו לסחוב את עצמכם דרך משהו שחששתם עליו, אבל העבודה תיעשה - עלולה להיות טובה אפילו יותר ממה שהייתם יכולים לעשות זאת בעצמכם; מישהו שלא החמיר בגלל המטלה, יכול במהירות לראות משהו שלא יכולת.
26. הימנע מפרפקציוניזם (למעט היכן שזה באמת משנה)
הפעלת לחץ על עצמך להפוך את כל עבודתך למושלמת היא לא רק להלחיץ אותך, זה יכול להאט אותך ולגרום לך לדחות את הגמר של דברים כי אתה חושש שהם לא בדיוק צודקים. במקרים מסוימים (דו"ח סוף שנה גדול לבוס שלך, העתק שיוצא לעולם) סוג זה של תשומת לב לפרטים הוא קריטי. אך באחרים (שליחת דוא"ל לעמיתך, קבלת טיוטה ראשונה של מצגת לצוות שלך) התמקדות בפרפקציוניזם מקשה על חייך יותר ממה שהם צריכים להיות.
27. חפש דרכים לייעל תהליכים
האם יש משימה שלוקחת אותך תמיד לנצח להשלים? משהו שמתחשק לך הוא הרבה יותר קשה ממה שהוא אמור להיות או משהו שגוזל יותר מדי מזמנך? במקום להסתפק בזה שוב ושוב, בדוק אם יש דרכים שתוכל לייעל תהליכים אלה. אולי זה מדבר עם חברות אחרות כדי לבדוק אם הן מצאו דרך קלה יותר. אולי זה מתאם עם מחלקות אחרות כדי לבדוק אם הם יכולים לעזור לך לחסוך זמן או מאמץ. (לדוגמא, האם יש צוות שהנדסה יוכל לבנות אותך במהירות שיחסוך לך טונות של זמן?)
28. שכור עוזר וירטואלי לדברים קטנים
לכולנו יש את הדברים הנחשבים ההם שלוקח לנו שעות להשלים, אך מישהו אחר יכול לעשות זאת בקלות. אם אין לך מישהו בחברה שאציל אותו, שקול לשכור עוזר וירטואלי שיעזור לך. הם יכולים לעשות הכל החל מתזמון תכניות נסיעות, הגהת הדוחות שלך ועד ביצוע עבודות העיצוב המייגעות במצגת הבאה שלך - כמעט כל דבר שאתה חושש ממנו להתחיל ואינך באמת צריך לעשות בעצמך. בדוק את העצות של מומחה היעילות מריסה ברספילד כדי להבין אם משהו שווה מיקור חוץ.
29. קבל הכל סופר מאורגן
הקבצים שלך. תיקיות המחשב שלך. החלק העליון של שולחן העבודה שלך. תיבת הדואר הנכנס שלך. קח את הזמן עכשיו להתארגן כך שלמציאת הדברים שאתה זקוק לעולם היא לא המכשול להתחיל במשימה. והיי, הכל ניתן לעשות זאת תוך 30 דקות בלבד!
30. אל תתנו לעמיתים שלכם להפריע לכם
עמיתים לעבודה שלך כנראה מתכוונים יפה, אבל הזרם הבלתי פוסק שלהם של עדכוני צ'אט, שאלות מהירות עבורך לגבי הפרויקט האחרון, או צ'יט צ'אט על סופי השבוע שלהם עלול לפגוע ברצינות בזרימת המיקוד שלך, ולהקשות על ביצוע משימות קשות. . הגדר מערכות המתריעות בפני חבריך למשרד כשאתה באזור - בין אם זה הודעה לא להפריע בצ'אט שלך או באוזניות ענק המסמלות שלא תטריד אותך - ותעביר אותן בצורה ברורה.
31. קח נאפ
בדוק אם אתה יכול להתגנב בתנומת כוח במהלך שקיעה אחר הצהריים שלך. אפילו 20-30 דקות של עצימת עיניים יכולות לתת לך דחיפה אנרגטית יותר מכפי שהקפה יכול היה, לשפר את מצב הרוח שלך, לשפר את יכולות הניתוח והלמידה שלך ולגרש מתח - מה שהופך את שארית היום להרבה יותר קלה ונעימה. אז סגור את הדלת שלך, התגנב למכונית שלך, או עשה כל מה שנדרש כדי להירדם קצת.
