בחודש שעבר הצעתי שלושה טיפים לניהול פרויקטים טוב יותר, כולל האצלה נכונה, כיצד להפיק את המירב מהכלים וכיצד לסגור את הפרויקט בצורה משמעותית. אולם ניהול פרויקטים מציג כל כך הרבה אתגרים ייחודיים, עם תחום מחקר עצום המציג ברציפות גישות ונקודות מבט חדשות, כך שלא יכולתי שלא להמשיך ולעוד קצת עצות נוספות.
טיפים אלה מתמקדים בניהול יזום של כמה מהדברים שיכולים להתגנב בך ולדרדר את ההצלחה שלך. לפעמים זה מרגיש כאילו שדי כישלונות קטנים אורבים בכל פינה ומחכים לתת לך "גחצ'ה!" טוב. הנה כיצד ניהול סיכונים, ניהול שינויים וניהול היקפים ישפרו את סיכויי ההצלחה שלך.
1. שימו לב לסיכונים שלכם מקרוב
סיכון הוא איום שעוד לא התממש, והדבר הראשון שאתה יכול לעשות כדי למנוע אותו יתממש הוא פשוט לדעת שהוא קיים. אם אתה מפתח אפליקציה חדשה בה לקוחות יכולים להשתמש בכדי לשלם את החשבונות שלהם, הסיכונים עשויים לנוע בין הקטין או המתון יותר (חבר צוות מוקצה מחדש, מה שמותיר אותך מאויש קצר) ועד העיקרי (שינויים בתקנות התשלום הנייד מחייבות אותך השתמש בטכנולוגיה שונה לחלוטין). אינך יכול למנוע כל סיכון להתרחש, אך חשבון מקיף ומהורהר של כל סיכון שאפשר להעלות על הדעת יכול לעזור לך לנהל את האפשרות.
בשלב התכנון של הפרויקט שלך, פיתוח יומן סיכונים בו תוכל לעקוב אחר כל סיכון שעלול להוות אתגר לציר הזמן שלך, לתקציב שלך או ליכולת הכוללת שלך להשלים את הפרויקט. ישנן הרבה מאוד תבניות זמינות ברשת, אך רובן מציעות לכלול תיאור של הסיכון, התאריך בו הועלה, הסבירות שזה יקרה וחומרת ההשלכות אם זה יקרה. על כל סיכון להיות מוטל על בעלים לפקח עליו, והכי חשוב, קבוצה משמעותית של פעולות שניתן לנקוט בכדי לצמצם את הסיכוי להתרחש הסיכון (אם קיימים כאלה). לדוגמה, הסיכון ששרת עלול להיכשל וגורם לאובדן נתונים של אנשים עשוי להיות בעל סבירות נמוכה אך חומרה גבוהה, תוך שביעות רצון מתוכנית הפחתה להתקנת שרת גיבוי. למרות שההסתברות נמוכה, ההשפעה תהיה כה גדולה עד כי צעדים מוקדמים ובטוחים להסביר את האפשרות שלה יהיו שווים את העלות והמאמץ.
זכור כי זה אמור להיות מסמך חי ונושם, ויש להביא בחשבון סיכונים חדשים ולעקוב אחריהם כאשר הם מתעוררים במהלך הפרויקט.
2. הנח את היסודות לשינוי
ניהול פרויקטים פירושו בהכרח שאתה משבש את הסטטוס קוו בדרך כלשהי. וזה לא סוד שרבים מהאנשים מוצאים שינוי, ובכן, קשה, בלשון המעטה. במאמר לבן למכון לניהול פרויקטים, היועץ מארז קומבה דן במושג מוכנות השינוי הן כהון - אנושי והן אחר - ארגון מוכן להקדיש לשינוי, ואת הנכונות הפסיכולוגית של האנשים ששיתוף הפעולה שלהם נדרש כדי ליישם את השינוי. אם אינך יכול להרשות לעצמך לבצע את השינוי, או אם כל העובדים שלך מסודרים בחוץ עם סימני מחאה, ברור שאתה לא בעמדה רבה להתקדם.
אז מה אתה יכול לעשות כדי להניח את הקרקע לשינוי, בין גדול או קטן? ההיבטים המוחשיים של ניהול שינויים קלים יותר להתמודד איתם. אם ברור שאין לך כסף, ציוד או יכולת טכנולוגית לבצע את העבודה, אלה דברים שעליך לטפל בהם מייד.
זו העבודה התרבותית והפסיכולוגית הדורשת ביצוע זהיר יותר. אם עובדים או לקוחות עמידים בפני שינוי, קחו את הזמן להבין מדוע. אולי יש אי הבנה שאתה יכול לפענח, או פגם גדול בתוכנית שלך שלא שקלת. יתכן וצוות אנשי פקידות מתמרמר על מעבר מעיבוד טפסים לנייר לטפסים אלקטרוניים. במקום להניח שהצוות עמיד בפני שינוי, דיון עימם על הסתייגותם עשוי לחשוף כי למערכת האלקטרונית אין דרך להתמודד עם חריגים, מה שיוביל בסופו של דבר לחוסר ארגון ושני תהליכים נפרדים. הבנת נקודת המבט של הצוות שישתמש ביום זה בתוך יום אחר יום יכולה לעזור להבטיח שהשינוי משרת את הארגון כולו.
ארגונים עם אנשים הפתוחים לשינוי ומבינים את השינוי ואת היתרונות שלו להם הם הרבה יותר סבירים לראות כי שינוי מתרחש בצורה חלקה מאלו ששומרים על האנשים שלהם בחושך.
3. חשבו על Scope Creep כאויב המוות שלכם
זחילת היקף - כאשר הפרמטרים של הפרוייקט מגדילים בהדרגה את הגבולות המקוריים שהקמתם - הם מפטיר תכופות מפרויקטים. וזה בעיקר בגלל שלעתים קרובות נראה הגיוני להרחיב את ההיקף המקורי שלך. אתה עלול למצוא את עצמך סטירה על מצחך ברגע "מדוע לא חשבתי על אותו רגע" או משוכנע על ידי בעל עניין כי פעמון או משרוקית נוספת יחסכו לעובדים שעות בכל יום.
ככלל, אל - אני חוזר ואומר, לא מתכוון לדרישות אלה.
כמובן שלעיתים הדרישות אכן משתנות, וייתכן שיהיה קל יותר לשנות את המשחק היום מאשר לחזור כאשר הכל נאמר. אך לעתים קרובות תוספות אלה מסתכמות, ומספקות אותך היישר ליקום האומלל של תקציב יתר ומחוצה לו.
הדרך הטובה ביותר למנוע זחילה של היקף היא לבזבז יותר זמן ואנרגיה לפני איסוף דרישות, לראיין באופן גורף את בעלי המומחיות בנושא ולשאול את השאלות הנכונות כדי לוודא שאתה לא מפספס דבר. ובאירוע הבלתי נמנע שאתה עושה, שקול בזהירות את העלויות והיתרונות של שינוי בהיקף שלך. במידת הצורך, שמור רשימת רצים של שיפורים משלב שני שתוכלו לחזור אליהם ברגע שהפרויקט המקורי יעלה מהשטח.
כל כך הרבה מלהשיג את התוצאות הרצויות על ציר הזמן שאתה צריך, ניתן לייחס חזרה להיות פרואקטיבית. לאמן את עצמך להריח בעיה לפני שהיא מתעוררת, ולחוש את משיכת ההיקף מתגנב לפני שהיא שולחת אותך במורד תולעת של הסחת דעת. לא תחשבו על הכל, אבל ראיית הנולד מכה במבט לאחור בכל יום.
