הנה מצב לא לגמרי לא מציאותי: דמיין שניהול תיבת הדואר הנכנס שלך לאחרונה גוזל כל כך הרבה זמן ואנרגיה שאתה מתחיל להרגיש כאילו זה פשוט אמור להיות כך. טריקים אימיילים שאתה רואה באינטרנט אף פעם לא חלים על מצבך מכיוון שהכותבים אינם יכולים להבין את הפרטים המורכבים של העבודה הספציפית שלך או את האחריות הנלווית אליו.
אם זה נשמע מוכר, יש סיכוי שאולי תתייחס למשחק חסר מידת השליטה בדוא"ל שלך. למעשה, יתכן שתיבת הדואר הנכנס שלך נמצאת במצב התקפי זעם מלא, ואתה מאשים את עצמך בחוסר הרשלנות שלה כשאתה יכול להימנע לחלוטין מהבעיה. המשך לקרוא בכמה סימנים לכך שאתה לא לבד במאבקים שלך, ובנוסף דרכים לתקן אותם!
זכור: אתה יכול לקחת חזרה את השליטה.
1. אתה מקבל יותר מיילים ממה שאתה יכול להגיב
מדוע בכל פעם שאתה מגיב להודעה אחת, צצים 10 נוספים? בעבר ביליתם שעות בכל פעם ועברתם תשובות, רק כדי להסתפק מאחור בפריטי פעולה בפועל ברשימת המטלות שלכם ומחכים לתשומת ליבכם. אין איזון בריא בין הישארות מעודכנת ובין אם כן, נטייה לכל דבר אחר בחייך. אולי הקשר שלך עם תיבת הדואר הנכנס שלך פשוט לא מה שהיה פעם.
מדוע זה קורה
אתה מתייחס לאימיילים שלך כאילו כולם משקל שווה. אולי יש לך מדיניות ראשונה, ראשונה, בה אתה מגיב לכל מה שחיכה הכי הרבה לתגובתך, ותעבוד עד היום. או אולי יש לך מדיניות אחרונה, ראשונה, בה אתה מתחיל מלמעלה ועוסק בדרך שלך למטה.
איך לתקן את זה
הגיע הזמן שתתחיל לתעדף הודעות בדחיפות. שאל את עצמך את השאלות האלה בכל פעם שאתה מקבל שאלה חדשה:
- האם זה דחוף?
- האם יש אנשים אחרים שנמצאים מצוידים יותר להתמודד עם זה?
- האם זה דורש תגובה?
- האם זו תגובה שאתה נותן לעיתים קרובות?
אם זה לא דחוף, שמור אותו למועד מאוחר יותר. לא TBD מאוחר יותר, אלא זמן בפועל שקבעתם כל יום לעבור בתיבת הדואר הנכנס. אם זה דחוף, אבל יש הרבה אנשים שנמצאים מצוידים יותר לענות - תן לזה כמה דקות ותראה אם אחד מהם כן. אם אין תגובה נדרשת: אל תגיב. ולבסוף, אם זו תגובה שאתה נותן לעתים קרובות, חשוב על להשתמש בתכונה כמו תגובות משומרות ב- Gmail, או ליצור מסמך שכולל את כל התבניות שלך במקום אחד.
2. אתה מקבל יותר מדי עלוני מידע
אתה מתעורר בכל בוקר עם טונות של הודעות שלא נקראו, כולל לא פחות מ 30 עלוני מידע שונים (שוברים כותרות! מכירות! המסעדות הטובות ביותר באזור! חדשות בענף!). אתה שוכב במיטה, עיניך בקושי פקוחות ומחלף כל אחת ישירות לפח האשפה. זה חלק הכרחי מהחוויה, אתה אומר לעצמך. נרשמתי לאלה ועכשיו זה המחיר שאני צריך לשלם.
מדוע זה קורה
אני מבין: עלונים מושכים. עם כל כך הרבה גדולים בחוץ, אתם נאבקים לבחור מה באמת חשוב ממה שפשוט מעניין . בכל פעם שאתה מוצא מכתב חדש או מכתב שבועי חדש שנראה שימושי באמת, אתה שואל את עצמך אם אתה באמת בטוח לפני שאתה מוסר את מפתחות הזהב לתיבת הדואר הנכנס שלך - ואתה כן. אז אתה נרשם. אבל לפני שאתה יודע את זה, ואפילו בלי שאתה מתכוון לכך, המינוי הזה הופך במהרה לעוד אחד בשורה ארוכה של מחיקות לפנות בוקר.
איך לתקן את זה
מנע את העניין על ידי ביטול הרשמה מכוונת יותר. בכל פעם שאתה נרשם לניוזלטר חדש, תן לעצמך שבוע ניסיון. אם בסוף שבוע אתה לא מתרגש לפתוח אותו (או שעדיין לא עשית זאת), בטל את הרישום. בלי לשאול שאלות. אני יודע מה אתה חושב: למי יש את הזמן לעשות את כל זה? כן, עם אפליקציות כמו Unroll.Me (לידיעונים) ו- BoxBe (לאנשים).
3. לעיתים קרובות אתה מאבד את הנושאים בדוא"ל או שוכח אותם לחלוטין
אתה עובד עם חמישה עמיתים נוספים לפרויקט הקרוב, ומישהו התחיל פתיל כדי להבין את זמני הפגישה לשבוע הבא. בהתחשב בכל המשימות האחרות שיש לך בצלחת שלך, אתה חושב שזה בסדר לדחוף את פרט התזמון הקטן הזה עד מאוחר יותר - יותר נכון, כאשר השיחה מפותחת יותר ויש לך יותר לעבוד איתם. כעבור כמה שעות אתה הולך לחפש את ההודעות והם נעלמו. לא משנה אילו מונחי חיפוש תנסו.
מדוע זה קורה
שתי אפשרויות: תיבת הדואר הנכנס שלך עמוסה מדי, או מסודרת מדי. אני מדבר על האנשים שנפטרים מיד מהכל תחת השמש או אוגרים אלפים על אלפי הודעות שלא נקראו. כל דוא"ל שאתה מקבל - מהבוס שלך, מהשכן שלך, מבן הזוג שלך וסבתא שלך - גורש לארכיון או יושב לתיבת הדואר הנכנס שלך לנצח.
איך לתקן את זה
הגיע הזמן לנקות את תיבת הדואר הנכנס. הקדיש שעה אחת ליום והקדש אותה לעשות דבר מלבד למיין הודעות. אתה יכול: להזיז אשכולות לתיקיות, להשתמש בתגים, לככב כל מה שאתה צריך כדי לחזור אליו אחר כך, לבדוק את בומרנג או לנסות כל אחד מהכלים המדהימים האלה. אל תבחר שיטה רק לשם בחירת שיטה, אלא בחר שיטה שאתה יודע שהגיוני לך. יתכן שתצטרך לבדוק כמה מערכות לפני שתמצא את האפשרות המושלמת, אך סמוך עליי, כמה שעות שבילית לעשות זאת יחסכו לך טון בטווח הרחוק.
אם אחד מהתרחישים האלה נשמע לכם מוכר, זה בסדר. זה נורמלי להרגיש כאילו תיבת הדואר הנכנס שלך שולטת בחייך. אבל זה לא אומר שאתה צריך לוותר. במקום זאת, התחל להתמודד עם הבעיה, שלח בדוא"ל עד שתחזור לשליטה.
האם יש לך טריקים לניהול דוא"ל שעלי לנסות שלא נכללו? ציוץ לי @caroqliu והודיעו לי!
