באופן אידיאלי, זמנכם הרחק מהעבודה היה (לפחות, מעט) מרגיע. אבל הזן שלאחר החופשה יכול לצאת ממש מהחלון ברגע שתשב להתמודד עם תיבת הדואר הנכנס שלך ותבין שיש כמיליון הודעות מחכות לך.
תגובה להודעות דוא"ל יכולה להיות מלחיצה בכל יום, אך הדבר גרוע עוד יותר כאשר הם נערמו. ולהרגיש את הלחץ, אתה עשוי להציב מטרה לעבור אותם במהירות האפשרית - רק לבצע אחת מהטעויות הנפוצות להלן.
אז קחו כמה דקות לקרוא כיצד תוכלו להימנע מהם: יהיה שווה את זה!
1. תעדוף זמן תגובה על פני איכות
מבחינה מתמטית, לענות כמה שיותר מהר זה הגיוני. אם תשקיעו דקה אחת בקריאת דוא"ל ודקה בתשובה, תעברו את דרך הרשימה שלך מהר יותר מאשר אם תקדיש חמש דקות לקריאה וחמש דקות בתשובה.
ולמרות שאתה צודק שזה לא יום לדיון פנימי בין "נשמע טוב!" לעומת "אני מסכים", אתה לא רוצה פשוט לפטר תשובה מהירה.
"נשמע טוב" או "אני מסכים" עובדים באותה מידה אם מישהו שאל אם אתה אוהב את התוכנית שלו, אך לא הגיוני אם שאלו אותך שאלה ספציפית בנושא. כלומר, אתה תקבל עוד דוא"ל מהם - והם יידעו שלא קראת את מה שכתבו בפעם הראשונה.
התיקון
אם יש לך דפי אימיילים לעבור ואינך יכול לרסן את הרצון להשיב בהקדם האפשרי, העתק והדבק תגובה כללית. נסה את זה "אני אקדיש היום להדבקת אימיילים. אם אתה זקוק לתגובה לפני השעה חמש אחר הצהריים, אנא שלח לי דוא"ל והודיע לי על כך. "
כן, זהו צעד נוסף, אבל אם המטרה מספר אחת שלך היא לחזור לדבר הראשון לכולם, זה יאפשר לך לעשות זאת ואז לנשוף ולקחת את הזמן שלך בתגובה.
2. העבר הכל באמצעות "FYI"
בראשך אתה משתף עדכון סטטוס כדי שהאדם האחר יוכל לומר לך מה לעשות הלאה. אבל בראש המקבל שלך, אתה אומר, זה טופל. באופן בסיסי אתה נוקט בגישה של "תפוח אדמה לוהט" בדוא"ל, בהנחה שהאחריות נופלת על מי שהשיג אותה אחרונה - מה שאומר שיש אפשרות טובה לתקשורת שגויה.
זו הסיבה כפי שכותבת העורך המנהל של Muse ג'ני מאייר, "כל אימייל צריך לכלול שלב הבא (גם אם זה 'אין צורך בתשובה')."
כשאתה שולח דוא"ל תפוח אדמה חם, אחד משני דברים יקרה. תקבל את זה מייד עם שאלה (כך שכל מה שעשית זה עבודה כפולה). או, אולי גרוע יותר, הם לא יגידו כלום ותחשבו כל אחד שהאדם האחר הוא זה שעושה את הצעדים הבאים.
התיקון
קח את עצתו של מאייר וודא כי להודעות יש כוונה ברורה. אם אתה שולח משהו רק כדי לסגור את הלולאה, זה בהחלט בסדר לומר את זה, או אפילו "לעיונך". איות בדיוק מה שאתה רוצה מהאדם האחר מכריח אותך להבהיר קודם - מה שאומר שאתה תתפוס את עצמך אם מה שאתה באמת צריך לעשות צעד בעצמך לפני שתשתף את ההתקדמות שלך.
3. תגובה בצו שאליו הם הגיעו
התכנית שלך להגיב בסדר כרונולוגי הפוך מכוונת היטב: אתה רוצה לחזור לאדם שחיכה הכי הרבה, ראשית. עם זאת, זו לא תוכנית נבונה אם המטרה שלך היא להיות יעילה ככל האפשר.
מקרה מעניין: עבדתי עם מישהו שיצא לחופשה של שבועיים, וכשחזר, השיב תחילה להודעות המייל ביותר שלו. פירוש הדבר הוא שמעקב אחר שאלותי לשאול אם הם היו ממוינים - לפני שהוא ראה שרשרת מאוחרת יותר שבה נקודת המגע שלו פתרה את הסוגיות עבורי.
"קיבלתם את זה?" ו- "Nevermind! ראית שעשית! "מיילים היו מיותרים. אם כל המטרה שלך היא להתעדכן במהירות, אינך רוצה לבזבז עליהם זמן.
התיקון
זו תקופה נהדרת עבור הגישה ל- LIFO: Last In, First Out. מכיוון שכפי שמסביר סגן סגן המנהל של המוזה אלכס קוובולאקוס, "טכניקה זו מבוססת על מתן החומר הישן להתמודד עם עצמו."
במילים אחרות, עד שהגעת לדוא"ל שמישהו שלח לפני שבוע, יכול מאוד להיות שהם כבר טיפלו בכל מה שהם ביקשו ממך. ואם הם עדיין רוצים את תשומת ליבך במוקדם ולא במאוחר, אני מוכן להמר שהם ציינו את תאריך ההחזרה ב- OOO שלך ושלחו מעקב שישב בראש תיבת הדואר הנכנס שלך כשחזרת.
כשאתה מסתכל על ההודעות בשווי של שבוע, הפיתוי שלך יכול להיות פשוט לצלול פנימה. אבל אם אתה חושב על הדרך בה אתה עונה בתגובה, אתה תמנע מטעויות נפוצות ותחסוך לעצמך לחזור לענות עליהן שוב.
