בתקופה שבה אפליקציות לפריון וריבוי משימות הן דבר נורמלי, אנשים בדרך כלל שואלים מה "הרוטב הסודי" שלי כדי לעשות כל כך הרבה דברים. אמנם שעות אינסוף של עבודה קשה יכולות לבנות קשיחות, אך הדבר עלול גם לגרום לשחיקה - העובדים היצרניים ביותר בעולם אינם אלה העובדים יום של 18 שעות ומתרברבים על כך בערב שבת.
אם אתה רוצה להיות אדם פרודוקטיבי ביותר, בעבודה או בחיים, אני יכול רק להמליץ על דבר אחד: למד להאציל. הכוח איננו רק במשימות העומס, אלא להשיג את הכוח לבחור מה שווה - ולא - שווה את זמנכם.
אפיפניה זו הגיעה אליי בזמן הלימודים בקולג ', שם השימוש בעוזרים וירטואליים איפשר לי למיקור חוץ של היבטים של החברה המקוונת הקטנה שלי ובמקביל לדאוג לחלקי העסק שמאוד נהנתי מהם. ערכתי רשימה של כל הדברים שאהבתי לעבוד עליהם, או ידעתי שאני צריכה לעשות בעצמי, והקציתי את השאר. נתפסתי!
למעשה, אני כל כך מאמין בזה שאני המייסד והמנכ"ל של Zirtual, חברה שמחברת אנשים עסוקים עם עוזרים וירטואליים. תקוותי היא - גם אם האצלה נראית מפחידה או לא מוכרת - בקרוב תגלו שזה מסלול מהיר לחזור ולעשות את מה שאתם הכי אוהבים!
1. הפוך את הדברים למוחשיים
תאר את היעדים, היעדים והתוצאות הצפויות שלך ליום, שבוע, חודש ורבע. זה ייתן לך מושג על האתגרים שאתה והצוות שלך עומדים בפני, ובסופו של דבר, את יעדי הארגון הכולל.
פריקת רשימת המטלות שלך היא יותר מאשר רק להקל על העומס שלך. המשלחת נוגעת להעצמה, מכיוון שהיא נותנת לצוות שלכם הזדמנות להתפתח כמנהיגים אינדיבידואליים - באותה דרך שהיא מאפשרת לכם להיות מנהלים בעלי השפעה רבה יותר.
בדומה לבית הספר, לעסקים יש את הפורמליות: פרויקטים מסוימים חייבים להסתיים בדרכים ספציפיות. כמנהיג חזק אתה יכול לשמור על אותה פורמליות מבלי להיחשב למיקרומן. אפשרות אחת היא לקבוע פגישות פרטיים שבועיות אחד על אחד לדיון על סדר היום, היעדים וההתקדמות של השבוע. אחת נוספת היא ליצור הנחיות לגבי איך אתה מצפה שהפרויקט שיסיים ייראה. אמנם אתה בהחלט יכול לכלול צעדים מוצעים, תן לעובדים שלך למצוא שיטות משלהם כדי לבצע זאת.
עבור מנהלים החוששים מהמשלחת, הדבר יספק לך הזדמנות לפקח מקרוב על פרויקטים תוך מתן אפשרות לצוות שלך לנהל את המשימות שלהם.
2. זכור כי המשלחת ללא אמון היא בייביסיטר
כשאתה מקצה משימה לעובד, חשוב להקדיש את הזמן להגדיר אותו או אותה להצלחה על מנת להימנע ממיקרומניה לאורך הקו. אנשים יעלו לדרישות המשימה אם תתן להם את האפשרות לעשות זאת. אם מסירת מטלה חשובה מפחידה אותך (והיא תהיה זו שעליה עבדת אישית), התחל לאט. הקצה תחילה חלק מהמשימה, או התחל עם אחריות קטנה יותר. ברגע שתראה שהיכול של העובד שלך - והוא בוודאי הוא! - תרגיש בנוח למסור יותר.
שחרר את הרעיון שאתה יכול לעשות הכל - אינך יכול. קח זאת כמבחן ענווה וקבל את העובדה שאתה לא יכול לנהל צוות בהצלחה מבלי להעמיס. לעתים קרובות מכונים ניהול הוא "שמרטפות" במשרד, אך זה בשליטתך לחלוטין, והצעד הראשון להפוך למנהיג אמיתי הוא להקצות אחריות.
3. לכבוש את הפחד שלך
הפחד מהאצלה מראה את עצמו במובנים רבים. מחשבות מתישות כמו "אני יכול לעשות את זה טוב יותר בעצמי" או "אני לא יכול להיכשל" או "אני לא רוצה להיות תלוי באף אחד אחר" או "אני לא יכול לבטוח בהן", יפריע ליכולת שלך לעשות זאת נכון. קבלה תעצים אותך, תתן לך שקט נפשי, תאפשר לך להיות חופשי לראות את התמונה הגדולה יותר ולהכין אותך לשלוט בה.
הדרך המהירה ביותר להתגבר על פחדים כאלה היא להעריך את התשואה. זה לא אם אתה יכול להשלים את המשימה בעצמך (אם אתה באמת רוצה, אתה יכול). אבל שאלו את עצמכם: מה ההחזר על ההשקעה בכך? זכור, יש הבדל בין שאתה עושה את זה טוב יותר לבין שאתה עושה את זה אחרת. לעתים קרובות, המוצר המוגמר אינו מה שהיית מייצר, אבל זה לא אומר שהוא לא פחות טוב או יעיל.
מקדו את האנרגיה והתשומת לב האישית שלכם במשימות בעלות תשואה גבוהה: אסטרטגיה, עובדים חדשים, שותפויות או מבנה ארגוני. הגעת לרמה זו על ידי אמון בעצמך ובאחרים שבטוחים בך. שחרר את לוח הזמנים שלך כדי לטפל בסוגיות ברמה הגבוהה הזו על ידי האמונה שהעובדים שלך יקבלו את המשימות בעלות התשואות הנמוכות שנעשות עבורך בדיוק באותה מידה שהיית עושה. משלחת ממנהל יכולה לעיתים להיות גשר לבניית מערכות יחסים חזקות יותר בצוות, ולהפוך להזדמנות לחונכות.
4. עשה האצלת הרגל
נציגים מצליחים מתכננים את משימותיהם מתוך עין על הפריטים שהם יכולים להקצות לאחרים. אם העומס לא מרגיש לך לא טבעי, הוספת כמה הרגלים חדשים תקל על זיהוי המשימות שאתה יכול לחלוק. כתוצאה מכך תהיה מנהל טוב יותר לצוות שלך ומנהיג יעיל וממוקד יותר.
בתור התחלה, אם יש לך אנשים בתפקידי תמיכה מתחתיך, הרשו להם לבצע את עבודתם! אם יש לך עוזר, תן לו להתמודד עם משימות ניהוליות על ידי מתן לו גישה ללוח השנה שלך - והעצמתו לעזור בניהול זה. לחלופין, אם אין לך בן אנוש שיעזור לך במשימות ניהול, בדוק את כל האפליקציות המיועדות במיוחד לניהול היום שלך ולשמור על סדר. אפילו תהליך האחסון של יעדים שונים באפליקציות שונות עוזר לך לתרגל מידור ולתת למישהו (או במקרה זה, משהו) לעזור לך.
פריקת משימות ניהוליות עוזרת לך להתמקד ביעדים הגדולים יותר העומדים לפניך. הצירים מצליחים מכיוון שיש להם קו ראייה ברור ויודעים להקצות את זמנם בצורה הטובה ביותר.
כמנהל טוב, תפקידך להוביל שינוי ולהניע אנשים במגוון דרכים. חלק מהביצוע בצורה יעילה הוא להציע לעובדים שלך הזדמנויות חדשות ללמוד ולקבל אתגרים גדולים יותר. הצוות שלך יהיה מאושר בגלל ההזדמנויות הנוספות לצמוח. במקביל, תשחרר יותר מזמנך להתמקד בתמונה הגדולה יותר של הובלת הצוות שלך לרמה גבוהה יותר של פריון.
אז לא, משלחת היא לא רק היכולת לפרוק עבודה על מישהו אחר. זו הזדמנות למקסם את הפרודוקטיביות של קבוצה או מערכת שלמה. זו היכולת להפיץ משימות מכריעות בין סט ידיים, לקטוף ולבחור את המקומות המתאימים ביותר.
