אתה בתור בסטארבוקס. אתה הראשון שמגיע לפגישה. אתה רק מתעורר.
מה המשותף לכל המצבים האלה?
אתה בודק גם את הדוא"ל שלך - ונאנח מהמחשבה שתצטרך לעבור את כל זה.
מי לא מבלה חלק ניכר מזמנם הרחק מהשולחן בניהול - או עלי לומר לנסות לנהל - דוא"ל בטלפון? אי אפשר להתרחק. עם זאת, במקום לאפשר למספר ההודעות הקטן (שממשיך להיות יותר ויותר גבוה) להלחיץ אותך, אתה יכול פשוט לשנות את אופן ההתמודדות שלך.
להלן ארבע שיטות שלמדתי כדי לעזור לי להישאר קצת יותר שפוי.
1. הפוך את הטלפון שלך לקרוא לך הודעות
כדי לנצל את היוממות המלאה שלך לעבודה וממנה, שקול להשתמש ב- Talkler. זו אפליקציה שקוראת לך את הדוא"ל שלך. וזה לא סתם נעצר שם, זה גם מאפשר לך למחוק אותם כשאתה הולך או משיב עם הקלטות. זה אומר שאתה יכול להחזיק את שתי הידיים על ההגה (או להחזיק את מוט הרכבת התחתית) ועדיין להיות פרודוקטיבי בדרך למשרד. וחדשות טובות: זה עובד על פלטפורמות החלפה כמו גם על רוב ספקי הדוא"ל של החברה.
2. קרא ונהג מייד
דמיינו זאת: אתם עומדים בתור ומחכים לקפה. אז, אתה מציץ לדוא"ל שלך, אבל לפני שתסיים אפילו לקרוא, הגיע תורך להזמין. ואז אתה מביט שוב בזמן שאתה מחכה להרים אותו - בכל פעם שקוראת מחדש את אותן מילים. אך כמובן, לעולם אין לך זמן להגיב, כך שתבדוק את אותו הדוא"ל כשאתה חוזר למשרד שלך.
קריאת אימיילים מחדש שוב ושוב לא חוסכת לך זמן. במקום זאת, בהנחה שזה לא דחוף, אני מעביר הודעות הדורשות תגובות לתיקיה שנקראת "משימות דוא"ל". אם הפעולה הנדרשת צריכה להיות מטופלת על ידי מישהו אחר בצוות שלך, אני מעבירה את ההודעה אליהם ממש שם ושם. ואם ההודעה אינה דורשת שום פעולה, אני מוחק אותה מייד או ארכיב אותה. אם אין לך זמן לאף אחד מהצעדים שלמעלה - הסר את הטלפון שלך לעת עתה.
3. הגדר מסננים
בנוסף להגשת הכל בעצמכם, עליכם להקדיש זמן להקמת מערכת המסננת את ההודעות שלכם אוטומטית לתיקיות ספציפיות. (אם אתה זקוק לעזרה בהתחלה, בדוק את זה או זה). אין שום סיבה שתמיין ידנית דוא"ל לכל רחבי החברה מהערות דחופות כאשר הטלפון שלך מוכן להתנהג כמו העוזר האישי שלך. אני ממליץ לך לעשות זאת באופן כללי - זה באמת משנה את ההבדל בטלפון שלך מכיוון שאתה מנסה למזער באמת דוא"ל נכנס.
4. צור חתימת דוא"ל ייעודית
חתימת הדוא"ל הניידת שלך יכולה להיות גם שומרת סף וגם כשעיר לעזאזל. הבהרת השימוש בטלפון תנהל את הציפיות של האדם האחר. הוא מזהיר אותם כי ככל הנראה שגיאות הקלדה אינן מתקנות אוטומטית, וכי אינך מצליח לשלוח קובץ מצורף שגרה בשולחן העבודה שלך.
עכשיו, זה לא תירוץ להקליד "ur" או "me 2" - אלא הסבר אם אתה עושה טעות מינורית. אתה יכול ללכת עם הבסיסי, "אנא סליחה על כל שגיאות הקלדה. זו תגובה מהירה לנייד, "או התמצית עוד יותר" נשלח מהטלפון שלי. "
אפילו אם תתחיל להשתמש באחת מהשיטות הללו, תראה שיפור מיידי באיך אתה מגיב להודעות דוא"ל נכנסות. לפתע, במקום להרגיש לחוץ כשמישהו אחר נכנס לתיבת הדואר הנכנס שלך, תוכל להמשיך כרגיל, בידיעה שיש מערכת חזקה במקום.
