אתה מצפוני כשמדובר בדוא"ל. למעשה, אתה תמיד מנסה לענות תוך 24 שעות. גרד את זה - בתוך רגעים מהודעת נכנסת.
ולא פעם זה לא, זה נהדר. אבל לפעמים שליחת הדוא"ל הראשון שעולה על דעתך עשויה להיחלץ - בגדול. להלן כמה סימנים שכדאי להתרחק מהמחשב ולחזור להודעה במועד מאוחר יותר.
1. תגובתך ארוכה באמת
למרבה הצער, לא ניתן לומר באופן דיפלומטי למישהו שאתה חושב שהוא אידיוט. לכן, אם תרכיב דוא"ל שרוקד בצורה מבריקה סביב העובדה שאתה בז לתהיות של עמיתך לעבודה, אני יכול להבטיח לך שההודעת דוא"ל מתרגמת בערך: "הנה כמה משפטים רפויים. נ.ב. אני חושב שהרעיון שלך מבאס. "
אם אתה יכול לכתוב את מה שאתה חושב במשפט אחד (למשל, "לעולם לא הייתי נוקט בגישה הזו") והדוא"ל שלך עדיין ארוך באורך שלוש פסקאות, אתה בבעיה. אתם עשויים לחשוב שמומלץ להקדיש קטע אחד לאופן בו אתם מבינים מדוע האדם האחר עשוי להתבלבל, ואחד נוסף לאופן בו אתם יודעים על מה אתם מדברים, ושלישית לאופן בו התוכנית שלכם טובה יותר. עם זאת, זה באמת רק עוד שורות שהאדם האחר עלול לקרוא שלא כהלכה (או, ראה ממש דרך).
במקום זאת, נסו להיות תמציתי ככל האפשר. אם אינך מסכים עם מישהו, קצר "אני לא בטוח שאנחנו באותו עמוד" או "קראתי על זה אחרת" הוא למעשה הרבה יותר נחמד - ויעיל יותר.
2. תגובתך גוברת על פיסוק
אלא אם כן אתה אומר למישהו שמשהו הוא החדשות הטובות ביותר ששמעתם אי פעם - וזה באמת - עליכם להיזהר מאימייל מלא דגש. אם כל מילה אחרת מודגשת או נטויה או בכל הכובעים, ופיסוק זה בשילוב; האדם האחר יניח שהמשמעות שלך היא קיצונית. (בעבודה קודמת היה לי לקוח שכתב את כל המיילים שלו, אפילו את היומיומי, בכל הכובעים. הצוות התייחס באהבה לתכתובת שלו כהערות כופר.)
אבל לא הכל כיף ומשחקים. אם הרגשות שלך אינם חיוביים, האדם האחר יכול היה בקלות לחשוב שאתה מנסה להעביר כעס - לעומת האמת, בלבול פשוט. לדוגמה, "אני לא בטוח מה זה אומר ??? !!!!" נראה עוין ממש. למרבה המזל, התיקון כאן די קל. הגבלת עצמך לסימן פיסוק אחד וללא נטייה ("אני לא בטוח מה זה אומר.") עדיין מביע שאתה לא ברור לגבי משהו, אבל זה בצורה הרבה יותר מדודה.
3. תגובתך אינה ברורה (אפילו לך)
אתה מונה את הדקות עד לסיום יום העבודה. או שאתה מוצף בעבודה ופשוט מנסה לשמור על הראש מעל המים. תהיה הסיבה אשר תהיה, אתה לא ממוקד, וקראת את הדוא"ל שאתה מחבר שש פעמים.
ובטוח, אתה יכול לבדוק את זה בפעם השביעית ואז להכות שלח. אבל אם אתה עדיין שואל את עצמך אם הקו הזה הגיוני, זה סימן לכך שלא, זה כנראה לא.
אם אתה יכול לחזור לדוא"ל, נניח, אחרי שאכלת ארוחת צהריים או אחרי הפגישה הקרובה שמסכנת את כל האנרגיה שלך, חכה. אם אתה צריך להגיב בהקדם האפשרי, שלח תגובה קצרה והבטחה לשלוח פרטים נוספים בהמשך. לעתים קרובות, פתק מהיר המאשר קבלה ומודיע מישהו תהיה בקשר עם מידע נוסף שומר על קווי התקשורת פתוחים - ונותן לך מקום לנשום לחבר את תגובתך כשיש לך רוחב פס רב יותר.
4. התגובה שלך כרוכה בך ללכת מעבר לחובות שלך
אתה יודע אילו סוגי הודעות בדרך כלל נמצאים בתיבת הדואר הנכנס שלך. אבל מדי פעם משהו עובר בדרכך ואתה חושב שמשהו, "הממ, זה מוזר …" ל "רגע, האם זה התפקיד שלי?"
ייתכן שתרצה להחזיר תשובה מהירה מכמה סיבות. אולי אתה לא חושב שהנושא שווה את זמן המפקח שלך. אולי עולה בראשך תגובה מבריקה ואתה פשוט הולך על זה, ומחשיב שהוא ייראה כמי שיוזם יוזמה.
לדוגמה, נניח שלקוח שולח אליך דוא"ל לגבי פרויקט שהוא מחוץ לעומס העבודה שלך. אז אתה מבין שתוכל למצוא את התשובה, ואם לא, שלח אותה בדוא"ל עם השם של האדם המטפל בה. זה מועיל, נכון? ובכן, לא אם יש סיפור אחורי שאתה לא מודע אליו. למרות שהיו לך כוונות טובות, אתה יכול להציב את עמיתך לעבודה או הבוס במקום קשה.
אפשרות טובה היא להעביר את הדוא"ל לאדם המתאים בבית עם הצעה לעזור. זה נראה ככה "ארתור מחברת ABC Corporation שאל אם אוכל להעביר את פרטי הקשר שלך. האם זה יהיה בסדר? "או, " מארק שאל על הפרטים בפרויקט XYZ. האם זה יעזור לי לחבר אותו איתך או לשתף את ציר הזמן שלנו? "זה עשוי לעכב את תגובתך, אבל אתה יודע שתשלח את הנכונה.
לא בטוח אם אימייל מכה בתגובה הנכונה? קח הפסקה וחזור לזה.
