גם אם אינך במצב שדורש ריסוק מספרים כבד, סביר להניח שהיית צריך להשתמש באקסל לפחות פעם או פעמיים בקריירה שלך. זו אחת מאותן תוכנות שיש לה כל כך הרבה שימושים שונים בתעשיות שונות.
לדוגמה, באחת המשרות הישנות שלי לא העסיקנו את Excel לצורך השימוש המסורתי שלה בחישוב נתונים פיננסיים או ביצירת גרפים. במקום זאת השתמשנו במספר גיליונות אלקטרוניים כדי לעקוב אחר פרטי הקשר של העובדים, כמו גם תאריכי יעד למשימות ופרויקטים צפויים באופק. ולמרות שזה בהחלט כלי שימושי, יש לו מגבלות מסוימות - מה שמביא אותי לתחליף האהוב החדש שלי: Google Sheets.
כשהתחלתי להשתמש בו לראשונה, בעטתי בעצמי על כך שלא ביצעתי את המתג מוקדם יותר. זה יעיל, פשוט וידידותי לנייד. אמנם זה לא תחליף מושלם לאקסל, אך ישנם מספר מצבים בהם ניתן לטעון כי האופציה הטובה יותר היא.
הנה כאשר אני ממליץ להפוך את הגיליון האלקטרוני לבחירתך:
1. אתה משתף פעולה
בעמדה הקודמת שלי הייתי צועק לעתים קרובות קדימה ואחורה על פני תאים עם עמיתי כדי להבין מי השאיר את קובץ ה- Excel עליו עבדנו פתוח במחשב שלהם. למרות שלכולנו הייתה גישה לגיליון האלקטרוני, הגיוני שלא תמיד הייתה לנו גישה לגירסה העדכנית ביותר מכיוון שרק אדם אחד יכול היה לעדכן אותו בכל פעם. לנסות למיין מספר חזרות שנשמרו היה טרחה עצומה - בלשון המעטה.
לכן, אלא אם כן אתה מעריץ עצום של שליחת קבצים הלוך ושוב, או שמירת גרסאות חדשות של אותה גיליון אלקטרוני מספר פעמים ביום, הדרך של גוגל. זה מבוסס ענן, כלומר מספר אנשים יכולים לגשת לקובץ ולהשתמש בו זמנית - כל השינויים יבואו לידי ביטוי בזמן אמת.
יש גם אפשרות להשאיר תגובות, כך שאם יש לך שאלה מדוע אחד מבני הזוג שלך שינה מספר או הוסיף טור (או כל דבר באמת), אתה יכול להוסיף הערה מהירה. בנוסף, יש גם דרך לראות את היסטוריית הגרסאות, למקרה שתרצה לחזור לגרסה קודמת. הפונקציונליות שלה הופכת את התקשורת לרוח.
2. אתה מושך נתונים בזמן אמת
זו אחת התכונות הכי מגניבות שגיליתי רק לאחרונה: מכיוון שהתוכנית מחוברת מטבעה לגוגל, באפשרותך להזין נוסחאות למידע על מניות, עדכוני RSS או אפילו להשתמש בתכונת התרגום של גוגל.
פירוש הדבר הוא שהגיליון שלך יכול למשוך באופן אוטומטי נתונים שאולי אוספת וחיברת ידנית לפני כן. אני מבין שזה שימוש נישה, אבל בואו נגיד שאתה רוצה לפקוח עין על כמה מניות; כל מה שאתה צריך לעשות זה להזין את הנוסחה ואת שם תוקף המניות, ואת הווילה: יצרת גשש אישי משלך שמתעדכן בזמן אמת (כל עוד אתה מחובר לאינטרנט).
3. אתה צריך לעדכן לעתים קרובות
אחד הדברים הראשונים שבהם השתמשתי ב- Google Sheets (על בסיס אישי) היה לעקוב אחר הוראת היוגה שלי; רציתי להקליט מיקום, סטודיו, שעות ומספר סטודנטים מסיבות מס עתידיות וכן צבירת שעות הוראה. גיליונות היו הכי הגיוניים עבורי, בגלל תכונת היישום החינמי לנייד כמו גם הפורמט הפשוט.
בעוד ששימוש בטלפון עבור נוסחאות מורכבות כנראה אינו אידיאלי, הוא היה מושלם לעדכונים מהירים ותכופים בזמן שהייתי בדרכים.
אם שולפים מחשב כדי להוסיף פיסת נתונים קטנה נשמע כמו מטלה, תמצא שגיליונות שימושיים לנוחיותך ולסינכרון מיידי; ברגע שאתה מוסיף את המידע, הוא מתעדכן בכל מקום ולא רק בטלפון שלך.
זה יכול להועיל אם תשמור רשימה שוטפת של אנשים שאתה פוגש באירועי רשת או בארוחות לקוח; לגיליון שלך יכול להיות שם, תאריך, מקום וכל מידע שתרצה לזכור להודעות דוא"ל למעקב. לחלופין, תוכל להשתמש בו כדי לעקוב אחר הוצאות ומרחק נסיעות מיילים לטיולי עסקים.
האפשרויות כיצד להשתמש בתוכנית תוך כדי תנועה הן אינסופיות; בשונה מרוב היישומים (כמו כאלה שמתקצבים עבור תקצוב, הכנת רשימות וכדומה) תוכלו ליצור כמה שורות עמודות ושורות שתצטרכו.
4. אתה מתקציב
אני אשמור על זה קצר ומתוק: גיליונות הם בחינם; Excel אינו.
אם החברה משלמת ומעדיפה את אקסל, ברור שתרצה לדחות אותם (אלא אם כן אתה יכול לטעון ויתור ברור למתג). אבל, אם זה לא המקרה, הבחירה נראית כה ברורה.
למשתמש diehard אקסל, אני בטוח שיש לך המון סיבות לכך שאתה עומד לצד התוכנית שלך - וזה הגיוני להישאר בזה, במיוחד אם אתה בעמדת אנליסטים בתחום האוצר או האנליסט ומשתמש באלפי תאים בשווי של נתונים שגיליונות פשוט לא יכולים להתמודד איתם.
אבל עבור חלקנו פשוט לא הגיוני להשתמש בתוכנית מבוססת שולחן עבודה בסביבה שמשתפת פעולה יותר ויותר. זה עשוי להקל על העבודה שלך קצת יותר קל - ומי לא רוצה את זה?
