כמנהל, חיי היומיום שלך מלאים בתקשורת: הובלת פגישות, שליחת מיילים, עריכת מצגות ועצירה ליד שולחנות העובדים שלך לצ'אט.
אך ככל שתוכלו להרגיש עסוקים באינטראקציה ההיא, אתם לא ממש מתקשרים בצורה יעילה. למרות כל השיחות שקיימת במהלך היום, הצוות שלך עשוי להיות מבולבל ביחס לסדרי העדיפויות, היעדים והמשימות שלך - ועם שלהם. וזה יכול להוביל במהירות לציפיות שלא נענו ולבעיות ביצועים נתפסות.
אז כדי לוודא שהצוות שלך מסונכרן, היזהר מחמשת הסימנים האלה שהתקשורת של הצוות שלך כבויה, כך שתוכל לאפס את השיחה ולחזור למסלול.
1. כפילות של עבודה
כאשר העבודה אינה מועברת כראוי, בדרך כלל נוצר בלבול. דוגמא מושלמת: כאשר החברה שלי עברה מיזוג לאחרונה, היו שני צוותי תקשורת שהיו צריכים להתאגד - להשלים עם שני דירקטורים, דרגות מנהלים וצוותים של מקורבים. פתאום היינו אמורים להיות אחד.
אבל עם היעדר תקשורת אפקטיבית, זה היה להפך. איש לא ידע על מה כל אחד אחר אחראי, ולכן כל אחד מחברי הצוות המשיך לעשות את מה שהוא או היא תמיד עשו. הייתי עורך פיסת תוכן עבור הבוס שלי, בזמן ששותפי לעבודה ערך את אותו יצירה עבור הבוס שלה. בסופו של דבר היו לנו שני קטעים ערוכים בצורה שונה ולא היה לנו מושג מה לעשות איתם. שכפלנו מאמצים, והתוצאה הייתה הרבה עבודה קשה שלא ניתן היה להשתמש בהם בפועל - מכיוון שהיא כבר נעשתה.
2. … או שלא נעשה כלל
תקשורת ברורה היא המפתח כשאתה מקצה פרויקטים לחבר צוות. לאחרונה היה לי בוס שהיה לו דרך מאוד רחצה לדבר על פרויקטים. הוא היה כותב לי דוא"ל ארוך ומפותל, שישתמח על פרויקט פוטנציאלי. "אני תוהה אם עלינו לכתוב הודעה לעיתונות על זה?", הוא היה כותב. "אני לא בטוח אם נוכל לקבל הצעת מחיר של הלקוח שיעבוד."
מבחינתי זה אומר שהוא עדיין חושב על זה, כך שאוכל להמשיך עם הפרויקטים האחרים שלי. מבחינתו זה אומר שכן, עלי להתחיל לנסח את ההודעה לעיתונות ולברר את מצב הציטוט לבד. כשהוא בדק את ההתקדמות שלי, לא היה לי על מה לדווח - מכיוון שלדעתי הוא מעולם לא נתן לי את הדרך.
בסופו של דבר, העבודה לא הסתיימה, לא התקיימו מועדים, וההתקדמות נעצרה.
3. המוצר המוגמר אינו מה שציפית
אחד מחברי לעבודה לקח לאחרונה מתמחה. היא מעולם לא הצליחה לפני כן, כך שזה היה הטעם הראשון שלה מהאתגר לתקשר ציפיות עם עובד. היא התחילה עם מה שהיא חשבה כמשימות די פשוטות - אבל כשקיבלה את העבודה ממנו בחזרה, זה אפילו לא היה קרוב למה שחשבה שהיא ביקשה. בכל פעם היא הייתה פונה אלי ושואלת "האם אני משוגעת?"
המציאות הקשה הייתה, משהו בתקשורת היה כבוי. או שהיא, כמנהלת, לא הסבירה את מבוקשה במונחים ברורים, או שהעובד לא עשה את שלו בשאלות הבהרה כדי לקבוע מה הוא צריך לספק - או שילוב של שניהם.
כך או כך, באחריותה הייתה ליזום שינוי כך שתקשורתם ועבודתם יוכלו להשתפר.
4. יש שקט בקצה האחד
אחת הטעויות המספרות והנפוצות ביותר היא אם צד אחד שולט בשיחה.
לדוגמה, כמו בסיפור לעיל עם עובדי לעבודה, היא התנהלה בדרכיה כמנהלת חדשה, הקצתה פרויקטים, הדריכה את עובדתה ותקשרה יעדים. ומהצד של העובד? שתיקת רדיו.
זה נפוץ גם להפך. היה לי פעם בוס שבסיסו במדינה אחרת, והייתי הולך במשך שבועות (תרתי משמע, שבועות!) בלי לשמוע ממנו. הייתי ממשיכה בעבודתי הרגילה, מפטרת אליו כמה מיילים, מדי פעם מנסה להתקשר, וכלום. מלבד שיחה חד פעמית נדירה, השארתי את המכשירים שלי.
5. אין לך את אותן עדיפויות
כאשר העובדים שלך עובדים על מספר משימות בו זמנית (וזה כנראה תמיד), הם נדרשים לתעדף כמה על פני אחרים. אבל כשאתה לא ברור לגבי היעדים והסדרי העדיפויות שלך, התאמת היעדים שלך ורשימת המטלות שלהם היא הראשונה שתלך.
פתאום אתה זקוק למוצר המוגמר של המשימה שלך בראש סדר העדיפויות. אתה פונה לעובד המיועד, אך היא נותנת לך מבט תשאול. "עבדתי על הלקוח האחר בקצרה כל השבוע. חשבתי שזה מה שאתה צריך. "
פירושו של תקשורת טובה הוא שכולם בצוות שלכם - כולל אתם - נמצאים באותו דף כשמדובר באילו פרויקטים הם בראש רשימת העדיפות, ואילו יכולים לחכות עד מאוחר יותר.
כמנהל, יכול להיות קל להאשים נושאים אלה בגורמים אחרים: העובדים שלך הם בעלי ביצועים טובים יותר, הם לא מקשיבים, או שהם פשוט לא גזרו את התפקידים שהם נמצאים בהם.
אך למען האמת, אינך יכול להתחיל להצמיד את האשמה לנושאי ביצועים עד שתכבוש את הנושא הגדול יותר. ליבת הבעיה - והמקום שאתה צריך להתחיל לטפל בו - היא בתקשורת של הצוות שלך. וכמנהל, זה מתחיל בך. שאפו לתקן את הדרך בה אתם מתקשרים עם הצוות שלכם, ותגלו שרבים מהבעיות האחרות בהן אתם נתקלים בדרך כלל נפתרות גם כן.
