בעבודתי האחרונה, אחד מחברי הצוות הבכיר היה ידוע לשמצה בשליחת מיילים בכל שעות היום והלילה. לא היה לי יוצא דופן ללכת לישון בשעה 11 אחר הצהריים ולהתעורר עם תיבת דואר נכנס ריקה, למעט עבורה דוא"ל אחד, קצר ביותר ומעודכן. למרות שמעולם לא פנתה אליי בשמה, ולמעשה, לעיתים רחוקות שכללה ברכה כלשהי לפני שאלתה הישירה, היא איכשהו מעולם לא הצליחה להישמע גס רוח או תובענית.
יחד עם "תודה!" בעקבות כל מה שהיה צריך לענות עליה, היא תמיד חתמה את שמה ב- x. עכשיו, איקס, כפי שאתה ללא ספק יודע ממכתב האהבה שסגירת "xoxo" בדרך כלל מייצג נשיקה; עם זאת, בתרחיש במקום העבודה, זו פשוט מחווה ידידותית, פחות רשמית מאשר לסגור עם "הטוב ביותר" או "בברכה."
היה סמוך ובטוח כי חתימה פופולרית כרגע זו אינה הדרך היחידה להציל את ההודעות הקצרות שלך מלהישמע גס רוח; למעשה, יש לפחות חמש דרכים קלות לשמור על מיילים מנומסים, לא משנה כמה מילים או מעטים אתה כותב. לא תרצה להחיל את כל חמשת הרעיונות האלה בכל פעם, ושאתה משתמש בהם יהיה תלוי רבות בקהל שלך וביחסיך וברמת הנוחות שלך עם הקהל ההוא, אבל הם הנחיות טובות. והם בתקווה יחסכו לך המון זמן ואנרגיה כדי שתוכלו להתמקד בדברים חשובים יותר.
1. השתמש בנקודות קריאה
אבל לא יותר מדי. אני די כבוי כשכל שורה אחת מסתיימת בסימן הקריאה. אין לך רגשות חזקים באותה מידה בכל מה שאתה אומר. אל תתחילי אפילו לכלול שניים או שלושה לסגור משפט או רעיון אחד (אני שומר את הדברים לצורך שליחת הודעות עם החברים שלי, וגם את צריכה לעשות זאת). בחר את הכניסות שלך בנפח גבוה בחוכמה, ובבקשה, אנא התאמץ.
נסה את זה:
נשלח מהזיכרון החיצוני שלי.
לפני שאתה שולח משהו, שקול עם מי אתה מתקשר, וחשוב על דרכים לקצר אותו על סמך היכן אתה נמצא בדיון. זכור: ברגע שאתה הולך קדימה ואחורה, אתה יכול בדרך כלל להוריד את הברכה והחתימה לגמרי.
דבר אחד שכדאי להזכיר גם הוא החשיבות של תשומת לב למה שאתה משיב עליו. תגובות קצרות יכולות להיות גסות רוח אם אתה פשוט מגיב ב"שמע נשמע טוב! "
בשורה התחתונה: הכירו את הקהל שלכם, ובכל מקרה, שלחו פסקאות מפורטות אם המצב מצריך זאת, אך התמקדו במקרים הרבים שבהם הקצר יכול גם להיות מתוק.
