יש שם מגיפה - מגיפה של מיילים רעים.
הבנתי את זה לאחר בערך בפעם החמישית שהבוס שלי העיר על אימייל ששלחתי לה לבדוק: "זה אימייל ממש טוב!" לא חשבתי שזה משהו מיוחד, עד שהתחלתי לשים לב יותר לדוא"ל. קיבלתי. היו שגיאות דקדוק איומות, שגיאות כתיב מביכות, שמות לא נכונים, סמלי הבעה, חוסר ברכות או נעימות נאות וכתיבה גרועה ורגילה. יכולתי להמשיך עוד ועוד.
זה לא שאנחנו לא מסוגלים, אנשים. אנחנו פשוט לא מכניסים את הטיפול לדוא"ל שלנו שרבים מהם ראויים. הטיפול, נניח, עורך עשוי לתת מאמר.
לכן, כדי לעזור לכולנו לשפר את התקשורת במקום העבודה שלנו, הנה מדריך העורך לכתיבת מיילים שיזכה אתכם בכבוד (ותגובות). קח בחשבון את הרעיונות האלה בפעם הבאה שתעבור לתיבת הדואר הנכנס שלך - ותראה איזו השפעה יש לכמה שינויים קטנים.
האט
אני יודע שכולנו במירוץ להגיע לאפס תיבת הדואר הנכנס. ובטוח, במקרים מסוימים, ניתוק דוא"ל מהיר הגיוני: כשאתה נמצא באמצע שרשור ארוך של תקשורת עם עמית קרוב, כשאתה פשוט מסיר מסמך לבוס שלך וכדומה.
אך לרוב, תקשורת אפקטיבית (וכתיבה טובה) אורכת זמן. לוקח זמן לנסח את מחשבותיך, להבין מה אתה בעצם מנסה לומר ולכתוב את המסר שלך בצורה ברורה. ובסופו של דבר, זה מה שמייל - סוג של תקשורת. לא משימה.
אז בפעם הבאה שתצטרך לכתוב דוא"ל מעמיק יותר למישהו, תן לו את הזמן שמגיע לו. חסום אותו בלוח השנה שלך אם אתה צריך. ואני לא מדבר חמש דקות במייל - זה לא יוצא דופן שאני מבלה 15 דקות על אימייל טוב, במיוחד אם זו התקשורת הראשונה שלי עם מישהו שאני רוצה להרשים. תן לעצמך לזמן הזה, ואל תרגישי שאתה איטי או לא פרודוקטיבי. מרגיש שאתה עושה את זה נכון.
ודא שיש לזה התחלה, אמצע וסוף
רק בגלל שאנחנו חיים בעולם בן 140 תווים, אין פירושו שהמיילים שלך צריכים להיות כאלה. לאמיתו של דבר, כאן יהיה לנו קצת נסיגה לאנגלית בתיכון ולמאמר בסגנון ההמבורגר הקלאסי; כלומר, כל חיבור צריך מבוא, גוף ומסקנה.
עליכם לחשוב על האימיילים שלכם בעלי אותו מבנה. כל קטע לא צריך להיות ארוך, אבל במיוחד בתקשורת ראשונית, הוא צריך להיות שם. אז מה כל חלק צריך לכלול?
מבוא
התחל תמיד בברכה - זה אולי מרגיש ארכאי, אבל זה באמת משנה. ואז, תלוי באופי מערכת היחסים שלכם, פסקת הפתיחה היא מקום נהדר לברכה ידידותית ( "אני מקווה שחיפוש העבודה שלך מתנהל כשורה!" ), תזכורת להקשר של השיחה שלך ( "היה כל כך נחמד לקבל לשוחח איתך בשבוע שעבר. " ), או הקדמה מדוע אתה מושיט יד ( " רציתי לגעת בבסיס בערך … " ).
גוף
כאן אתה מגיע לעיקר הדוא"ל שלך. הדבר החשוב ביותר שיש לזכור כאן הוא לתת למקבלים שלכם את כל המידע הדרוש להם לנקוט בכל פעולה שתבקשו מהם. זה כולל מתן כל מידע קונטקסטואלי, פרטים או נתונים הדרושים, והצגתו בצורה הגיונית ומגובשת. אם הדוא"ל נשלח להעברת מידע או החלטה (במקום לבקש טובה), דאג לכלול נימוקים או הסברים.
סיכום
מסקנת מיילים מעט שונה מסיכום מאמרים. במקום לסכם את מה שכבר דיברת עליו, אתה אמור לעטוף את זה בצעדים של פעולה. אם אתה מבקש להיפגש לקפה, הצע תאריך ושעה. אם אתה מקבל תשומות לפרויקט, הזכר לעמיתך בדיוק מה אתה צריך ומתי. ואם אתה רק נותן מידע, הזכר לאיש הקשר שלך שהוא או היא מוזמנים לבוא אליך בכל שאלה. לבסוף, לפחות במייל הראשוני שלך, סגור תמיד עם ברכה וחתימה מלאה.
זה אולי נראה כמו המון, אבל כאמור, זה לא צריך להיות ארוך. לדוגמה, זה אימייל שאולי אשלח למישהו שאני רוצה לתפוס קפה איתו:
היי דייב!
כל כך נחמד להכיר אותך! היה כל כך נהדר לשוחח עם אלכס, וכשהיא הזכירה שהיא מכירה אותך קפצתי על זה.
אני אוהב את מה שאתם עושים בחברה שלכם, וזה יהיה מדהים לשוחח אתכם על האופן בו אתם חושבים על פרסום מקוון, על העיצוב המחודש שלכם ועל דברים אחרים על העבודה ששנינו מעבירים את חיינו.
אתה חושב שיהיה לך קצת זמן בשבועות הקרובים להיפגש? אשמח להתנדנד במשרדיך או לתפוס קפה - כל מה שהכי נוח לך!
יום שני הכי טוב ושמח.
ארין
כל כך הרבה יותר טוב מ, "היי דייב, רוצה לתפוס קפה מתישהו?" ימין?
הגהה ובדיקת עובדות
לאחר שתסיים להקליד את הדוא"ל שלך, אתה לא צריך פשוט לשלוח אותו לעולם. קרא תמיד את הדוא"ל שלך, לפחות פעם אחת. מלבד סתם לבדוק בדיקות שגיאות כתיב ודקדוק בסיסיות, אתה גם בודק עובדות כמו איות שמות, אירועים אליהם אתה מתייחס או תאריכים שאתה מציין. פנייה לאימייל "היי ג'ון", כאשר זה אמור להיות "היי ג'ון", אולי נראה כמו דבר קטן, אך איש הקשר שלך ישים לב - וההתרשמות הראשונות עשו שינוי גדול.
זו גם נקודה טובה לחשוב על נימת הדוא"ל שלך. זה נשמע כמו עסקי מדי כשאתה רק מנסה להיות ידידותי? האם אתה מתלהב מדי מנקודות הקריאה והרגשות על חשבון המקצועיות? נסה לחזור לאחור ולשקול כיצד מישהו שקורא את הדוא"ל בפעם הראשונה יגיב אליו - ולהתאים אותו בהתאם. להודעות דוא"ל חשובות במיוחד, אני גם מבקש ממישהו אחר שיסתכל על זה עבורי - סט נוסף של עיני מערכת מעולם לא פגע באף אחד.
חשוב איך היית מרגיש אם זה היה פומבי
לבסוף, לפני שאתה מכה בשליחה, חשוב על איך היית מרגיש אם דוא"ל זה נקרא על ידי מישהו מלבד האדם שאליו אתה שולח. מה אם איכשהו זה נחת בתיבת הדואר הנכנס של הבוס שלך? מה אם זה יתפרסם באינטרנט? (היי, זה קורה.) זה בדיקת בטן סופית נהדרת בכדי לוודא שהמיילים שלכם נשמעים מכבדים ומקצועיים ובסופו של דבר מייצגים את הדרך בה אתם רוצים להציג את עצמכם לעולם.
אני יודע, זה נשמע כמו הרבה עבודה להכניס אימייל אחד. אבל עם מספר המיילים הרעים שכולנו מקבלים כל יום, אנשים באמת יבחינו בהבדל כאשר טוב נוחת בתיבת הדואר הנכנס שלהם. וזה יכול להיות ההבדל בין להתעלם ולקבל מה שאתה רוצה.
