רוב האנשים מקבלים את זה שהמפגשים הם חלק מהעבודה - אבל זה לא אומר שהם נהנים מהם. כפי שמראה אינפוגרפיקה זו, מנהלים מבלים בין 35-50% מזמנם בישיבות ועד ארבע שעות בשבוע רק על עדכוני סטטוס. ואותם הבוסים רואים 67% מהפגישות ככישלונות.
נסה ככל שאפשר לברוח מהם, הם גם חשובים להפליא לקריירה שלך. פגישות הן שלב מקצועי - זה המקום בו אחרים רואים את יכולת המנהיגות שלך. כיצד להעביר את נקודתך, להתמודד עם שאלות קשות ולהקל על דיון לדבר בכרכים על יכולתך. אנשים משתמשים בזמן הזה כדי להעריך אחרים ולשפוט אותם. גם אם אתה יושב בשקט ומקשיב, אתה שולח הודעה.
ללא קשר לסיבות לכך שהם נאבקים עם פגישות, אנשי מקצוע מנוסים יודעים שהם צריכים למצוא דרך להשתמש בהם כדי להשיג ולהרחיב את אמינותם. במקום לנסות להתחמק או להסתובב, הנה חמש דרכים להפיק את המרב מכל פגישה בה אתם נמצאים.
1. קבל את קולך בחדר מוקדם
הדינמיקה של המפגש נקבעת בשלב מוקדם על ידי הדוברים הקוליים ביותר. אז, שואף לדבר בחמש הדקות הראשונות כדי להפגין ביטחון ולבסס את קולך. לא רק שאתה נהנה מהעלאת הרעיונות שלך בזמן שכולם עדיין טריים ושמים לב, יש סיכוי שגם התייחסויותיך יופנו אליהם בהמשך, ויספקו לך פתחים אחרים להישמע.
2. לבנות על מחשבות של אחרים
דיאלוג בפגישות יכול להתקדם במהירות, כאשר רעיונות נזרקים במהירות. אם אנשים אחרים לוקחים את הנקודות שרצית לומר, אתה עלול להרגיש שאתה צריך לחכות למחשבה מקורית ויצירתית באמת שתדבר. אבל זה רף גבוה ויכול להשאיר אותך על הקווים (אולי לכל הפגישה).
במקום זאת, שימו לב למה שאחרים אומרים וחפשו חוטים נפוצים שיכולים לקדם את השיחה. זה יכול להיות פשוט כמו להגיד, "שמעתי שלושה אנשים שמזכירים שינויים במוצרים, איך זה יכול להיראות?" או "אם ניקח צעד אחורה, הנקודה היחידה שאנחנו נתקעים בה היא ציר הזמן." זה יכולה גם להיות דרך מועילה למנוע מאנשים לדבר אחד עם השני ולעודד אותם למצוא תחומי הסכמה.
3. שאל שאלות עוצמתיות
ביקורת אחת נפוצה על פגישות היא שיש להם יותר מדי דיבורים ולא מספיק הקשבה. כאשר אנשים מתמקדים יתר על המידה ביציאת מטח רעיונות, אתה יכול להבדיל את עצמך על ידי עידוד הקבוצה להקשיב זה לזה. זהו תפקיד שמיעט לעיתים רחוקות, אך נחוץ ומוערך - הוא מראה על ביטחון לגרום לכולם להשהות ולהרהר.
דרך אחת פשוטה לעשות זאת היא לשאול שאלות עוצמתיות. אלה שאלות "איך" ו"מה "ולא" מדוע ". מכיוון שהם לא מעמידים אנשים על ההגנה או מתעמקים במציאת עובדות, הם מעודדים אנשים להיפתח ולחשוב בצורה רחבה.
לדוגמה, אתה יכול לשאול:
- מה ההיבט החשוב ביותר בהחלטה זו?
- כיצד נמדוד את ההצלחה של זה?
- מה שונה בהצעה זו ממה שניסינו בעבר?
- מהם הנושאים שאתה רואה מתעוררים?
4. היו מוכנים (אך הישארו גמישים)
אם אתה מתכונן לפגישות, אתה נכנס מייד ממצב של כוח. פירוש הדבר יכול לקרוא את סדר היום, לעשות מחקר מקדים או לבוא עם רעיונות לפני כן.
רובנו יודעים שאם אנו רוצים לבנות אמינות, קיום המחשבות שלנו ביחד מראש יעזור לנו להופיע בביטחון. עם זאת, עלינו גם לקחת חלק בהשתנות המפגשים. לכל ההכנות שלנו, למעשה יש סבירות גבוהה יותר שהדברים לא יתנהלו בדיוק כמו שתוכנן עם כל כך הרבה אנשים וגורמים מעורבים (נגמר הזמן, הטכנולוגיה לא עובדת, שחקני מפתח לא מופיעים).
לכן, עליכם גם להתכונן לפגישה ולהתכונן להיות גמישים.
לדוגמה, אם נקבעו 15 דקות להציב, הכינו מצגת מלאה וגם מרוכזת למקרה שהזמן שלכם יילחץ. אם אתה מבצע מחקר רקע בנושא הפגישה, חקר גם נושאים משיקים שעלולים להתעורר. אם הנושא שאליו תרצה להתייחס נזרק מתחת לשולחן, שאל אם אתה יכול לפנות בנפרד למשתתפים כדי לדון בהמשך.
ההכנות מציגה את החשיבה האסטרטגית שלך, והגמישות מראה שאתה מהיר על הרגליים - שתי תכונות המפתח של מנהיג נהדר.
5. הדגש על השלבים הבאים
בעבודת האימון שלי, ללא ספק התלונה הגדולה ביותר שאני שומע על פגישות היא ששום דבר לא קורה מהם. בטח, כולם יודעים שעליהם להסתיים עם מתן האחריות, אך מעטים באמת עושים זאת. מכיוון שאנחנו רוצים שזמן הפגישה שלנו יהיה שימושי בפועל, מועיל כשמישהו לוקח את היוזמה לבקש את הצעדים והמשימות הבאים לפני שיסיים אותו.
אם אתה מנהל את הפגישה, הדבר פשוט לביצוע. אם אתה רק משתתף, זה יכול להרגיש קשה יותר.
אל תיתן לזה לעצור אותך. זה מראה מנהיגות למדינה, "אני לא ברור מה הצעדים הבאים לכל אחד מאיתנו; יהיה מועיל להבהיר לפני שנסיים. "אתה יכול אפילו להציע לעקוב אחר הצעדים הבאים עבור הקבוצה, במידת הצורך, מה שמאפשר לך הזדמנות דיבור נוספת לפגישה הבאה.
אמנם לעולם אינך מצפה לפגישה הקרובה, אך על ידי השימוש בהם כהזדמנות להיתקל יותר כמנהיג, הם יתחילו להרגיש יותר בעלי ערך (ופרודוקטיביים יותר).
