בעולם המיילים, אפילו השינוי הזעיר ביותר יכול להפוך את המסר בסדר שלך לפנטסטי. הפיכת הכתיבה שלך מעט מעט יכולה להיות ההבדל בין חיבור חשוב ללחיצה על סמל האשפה או לחיצה על “תגובה”.
כמי שמנהל ארגון וירטואלי לחלוטין עם יותר מ -120 אנשי צוות, ראיתי יותר מהנתח ההוגן שלי בהודעות דוא"ל מדהימות - וסובייקים לחלוטין - ושמתי לב כי פעמים רבות, המקצועיות של המסר (או חוסר זה) גורם לי להחליט אם לעזור לשולח לצאת או לא.
אז, מה הם השינויים הזעירים האלה שיכולים להפוך את המיילים שלך למקצועיים יותר (ולכן הרבה יותר סביר שישיג לך את מה שאתה רוצה)? להלן תשעה דברים עיקריים שצריך לזכור.
1. ערוך שורת נושא תכליתית
לא משנה למי אתה שולח בדוא"ל, לעולם אל תשאיר את שורת הנושא שלך ריקה או מעורפלת (אני מסתכל עליך, "שאלה" או "הודעה חשובה"). החוכמה היא להיות ספציפית ככל האפשר, אבל גם לשמור על הקו שלך סביב ארבע עד תשע מילים. פחות זה יותר, אבל אם יש משהו שם מלכתחילה הוא חיוני - זה יפתה את הקורא ללחוץ על הדוא"ל שלך ולעזור לשניכם למצוא אותו בתיבת הדואר הנכנס שלך בהמשך.
שורת הנושא שלך יכולה להיות גם מקום נהדר להבהיר מהם השלבים הבאים. נסה להוסיף (צריך עד יום שלישי) אם יש תאריך יעד, (לא דחוף) אם הוא לא רגיש לזמן, או (אין צורך בתגובה) אם מדובר בדוא"ל של ה- FYI שאינך צריך תגובה אליו.
2. כתוב את הדוא"ל שלך לאחור
אתה בטח יודע שלכל אימייל צריך להיות קריאה לפעולה. בין אם זה לשלוח לך דוא"ל בחזרה בזמן מסוים או לקבוע פגישה, אתה רוצה להקל על הקורא שלך לדעת מה הוא או היא צריכים לעשות הלאה.
אבל אנשים רבים מדביקים זאת במשפט האחרון של ההודעה. במקום זאת, כדי להקל על העיכול של הדוא"ל שלך, הכניסו את הבקשה הספציפית שלך למשפט הראשון ואז הוסף את כל המידע הדרוש לגיבוי בפסקאות הבאות.
3. תן הקשר
כשאתה נותן את קריאתך לפעולה, הקפד לכלול משפט כלשהו שקובע את ההקשר של הדוא"ל ("זה הדו"ח עליו דנו בפגישה האחרונה" או "זה אני במעקב מהאירוע שלנו ביום שני האחרון").
4. השתמש בריווח
זה בהחלט נראה כבלתי מוח, אבל זה ממש לא נדיר לקבל אימיילים ללא הפסקה בין פסקאות שונות או מחשבות חדשות. שום דבר לא מעיק יותר מאשר קבלת דוא"ל שנראה כמו קיר טקסט בו הכותב אפילו לא טרח לפרק משפטים לפסקאות קטנות ויותר לניהול. הקל על הקורא: תן לדוא"ל שלך התחלה, אמצע (קצר) וסוף.
5. דבק בגופן בודד
השימוש ב- neon Comic Sans במייל לא יהפוך אתכם לבלתי נשכחים, זה פשוט יגרום לכם להיות מוזרים. במילים אחרות, שמור תמיד על גופן וצבע הדוא"ל המוגדרים כברירת מחדל. כמו כן, אל תשתמש בגופנים מרובים בדוא"ל שלך. זה קורה לעתים קרובות במקרה כאשר אנשים מעתיקים ומדביקים מידע מאתרים אחרים, מכיוון שלקוחות דואר אלקטרוני כמו Gmail אינם מפשלים את העיצוב. כדי להימנע מכך, לחץ על "shift + command + v" במקום רק "command + v", מה שיגרום לטקסט להתאים לעיצוב בהודעת הדוא"ל.
6. נועז או קו תחתון - אך רק כשנדרש באמת
אם כתובת הדוא"ל שלך מכילה יותר מנקודה או שאלה חשובה מאוד אחת, השתמש מודגש או קו תחתון כדי לגרום לאותם חלקים מההודעה שלך להתבלט. רק היזהר מהצפת מעבר לגבולות עם עיצוב גופן - אתה לא רוצה דוא"ל שכולו נטוי, מודגש ומודגש, אחרי הכל.
7. הגהה הכל
כולם יודעים לבדוק שגיאות כתיב ודקדוק בהודעות דוא"ל, אך האם בדקת לוודא שתאריכים, כותרות אירועים, מועדים ושמות מאויתים נכון? במקרה שלי, אני תמיד מרוגז מעט כשאנשים מכניסים את ה"לי "הנוסף ל"לילי" כדי להפוך את זה לילי.
8. שמור על חתימה פשוטה
נחמד שתהיה חתימה שהיא יותר מסתם שמך, אך היא לא אמורה לקחת מחצית מהדוא"ל. השמיט ציטוטים ארוכים, פסקאות עם סיפור חייך, המשך קטעי טקסט, אתה מבין. רק השם שלך, המיקום הנוכחי שלך ודרך אחת או שתיים ליצור איתך קשר (כמו כתובת דוא"ל וטיפול בטוויטר עם היפר-קישורים) הם שפע.
הערה צדדית נוספת: ראיתי שמספר מפתיע של אנשי מקצוע מפרסמים ציטוטים דתיים בסוף חתימות הדוא"ל שלהם, וזה בהחלט משהו שצריך לחשוב עליו היטב. זכור, סביר להניח שאתה לא מכיר את מערכות האמונה של רוב האנשים שאתה שולח בדוא"ל, ואתה לא רוצה שמישהו ידחה בגלל משהו ששולט לחלוטין שלך.
9. השתמש ב- BCC כשנדרש
במקום לשמור על מישהו שכבר לא חלק מהשיחה על חוט, העביר את אותו אדם ל- BCC (וודא שאתה מודיע לו או לה מתי אתה עושה את זה!). די "מעבר ל- BCC" בתחילת הדוא"ל אמור להספיק כדי לוודא שכולם נמצאים באותו דף.
שליחת אימיילים נהדרים עוסקת בשליטה על הדקויות הקטנות שאולי הקורא שלך לא יבחין בהן אך יעריכו זאת באופן מודע. חמושים ברשימה זו, אתה צעד אחד קרוב יותר להיות אדון לתיבת הדואר הנכנס.
