מזל טוב! עברתם את החלק הקשה: שכירת דוח ישיר חדש שיצטרף לשורותיכם. אני מקווה שהם יתחילו בקרוב ותוכלו להמשיך עם כל היעדים המרגשים שהצבתם להם בתפקידם החדש.
אבל לפני שהיום הראשון שלהם מגיע, ישנם כמה דברים שאתה כמנהל צריך לעשות כדי להתכונן לקבל את פניו של עובד חדש בזרועות פתוחות. חלקם לוגיסטיים יותר - כמו להבין היכן הוא יושב ועל מה הם עובדים בשבוע הראשון שלהם - בעוד שאחרים עוסקים להבטיח שהאדם מרגיש מוערך, כלול ונוח להיכנס לסביבת עבודה חדשה. למעשה, רבים מהטיפים הללו נובעים מדברים שאנחנו עושים כאן ב- Muse כאשר עובדים חדשים מצטרפים לצוות שלנו.
הנה מה שאתה צריך לעשות בשבוע לפני שהם מגיעים.
1. התחברו איתם בלינקדאין
אתם עומדים לעבוד יחד מקרוב, אז למה לא להכניס אותם לרשת המקצועית שלכם? אתה בוודאי לא רוצה שתצטרך לבקש אותם במבוכה לאחר חודשים שבילית לשבת לידם כל יום.
בנוסף, זו הזדמנות נהדרת לקבל אותם לפני שהם נכנסים אפילו למשרד. כשתבקש להתחבר, כלול פתק נחמד בקווי:
או
2. צור מסמך Onboarding
זה כנראה הצעד החשוב ביותר שיש לנקוט בכל פעם שאתה שוכר מישהו חדש. מסמך זה יהיה רפסודת החיים של האדם כאשר הוא ממוקם בתפקידו. זה צריך לכלול:
- היעדים שלך ל -30, 60 ו -90 הימים הראשונים של האדם
- מתווה של המשימות שאתה מצפה מהן להחזיק או להשתלט עליהן
- כל המסמכים, הקישורים, לוחות השנה הרלוונטיים או הכניסה הרלוונטיים הדרושים להם
- כל פגישות בהן הם צפויים להגיע בשבועות הראשונים או באופן קבוע
- שמות, פרטי קשר ורקע של חברי הצוות והקולגות עמם הם עובדים
בסופו של דבר, ככל שתתעדו יותר טוב - ככה אתם עונים באופן יזום על כל השאלות שיש להם.
במקרים רבים, יתכן ואף הגיוני שחברי הצוות הישירים של האדם יתרמו מידע על פרויקטים עליהם הם עובדים יחד או עליהם לדעת. זה נותן לשכירות החדשות שלך את השפל, ובמקביל מאפשר לדוחות הישירים האחרים שלך להרגיש מעורבים יותר באימוני חבר הצוות החדש שלהם.
מזל עבורך, יש לנו את התבנית המשולבת המושלמת עבורך שתוכל לעבוד עליה. נוצר על ידי המייסד והנשיא שלנו אלכס קוואוקוס, זוהי התבנית בה אנו משתמשים לעתים קרובות כדי לעזור לחברי הצוות החדשים ביותר להתמקם.
3. רשמו את השאלות הראשונות שלכם
הראש שלך כנראה שוחה ברעיונות, שאלות והזדמנויות לעובד חדש זה.
במקום לתת למחשבות האלה להתרחק, התחל מסמך לרשום כל מה שעולה בראש. יתכן שתגלה שלא תצטרך או תרצה לפנות אליו כאשר האדם מתחיל בפועל, אך אם יש לו את הכתב יגרום לך להרגיש בטוח שכיסת הכל.
4. תירה אותם בדוא"ל
הבוסים הטובים ביותר עושים זאת! למה? ובכן, כפי שמציין כותב ועורך המוזה סתיו זיו, העובד החדש שלך כנראה עבר סתם מתיש של מתן הודעה ומעבר לתפקידם האחרון. וכן, "כמנהל שרוצה שהאדם הזה יפגע באדמה בריצה, ברור שתשנא שעובדך החדש והמבריק יתחיל בנימה מלחיצה."
שליחת דוא"ל לפני שהם יתחילו להעביר כמה שמחים שאתה מצטרף לצוות, תגרום להם להיות הרבה יותר נרגשים לקראת ההרפתקה הבאה שלהם. זה יכול לכסות גם כמה דברים חשובים. ברור שברצונך לברך אותם עם הצוות, אך אתה יכול גם להשתמש בפתק הזה - אם HR עדיין לא - כדי להתייחס לתאריך ושעת ההגעה הרשמית שלהם, לדון בקוד הלבוש או התרבות של החברה, לבקש כל מסמכים רלוונטיים כמו הדרכון או תעודת הזהות שלהם., או אפילו לספק מתווה של לוח הזמנים של היום הראשון שלהם.
כמובן שתמיד צריך להסתיים בכך שיידעו אתכם שאתם שמחים לענות על כל שאלה שיש להם לפני שהם מתחילים. כמי שהיה בצד השני, אני בטוח שאתה יודע כמה זה יכול להפחיד להתחיל עבודה חדשה עם אפס הקשר. אז הקלו עליהם ממש להרגיש בנוח ללכת בדלת באותו היום הראשון.
לגבי המראה של דוא"ל קבלת פנים (והשתמש בתבנית השימושית!).
5. קבל את סדר השולחן שלהם בסדר
זה עשוי לדרוש קצת עזרה בתחום ה- IT, אך וודא שהכל הטכני מרובע. ביצוע פעולה זו חוסך ממך לבזבז שלוש שעות ביום הראשון להבין כיצד להפעיל את המחשב הנייד שלהם.
האם יש מחשב מוכן אליהם והאם הוא טעון ומעודכן? האם יש להם חשבון דוא"ל? מה דעתך על הגדרת מערכת הצ'אט הפנימית שלך או תוכניות חשובות אחרות להן יצטרך גישה?
האם שטח השולחן שלהם נקי וריק? האם אתה בטוח שהעברת את כל מה ששייך לאדם האחרון שישב שם? האם יש ציוד אחר - מקלדת, עכבר, USB, צג נוסף, כבל מאריך או ארון תיוק - יתכן שתזדקק להם?
זו ככל הנראה התחנה הראשונה של העובד החדש שלך כשהם מגיעים, אז הפוך את זה למרחב מסביר פנים. לזרוק את החבורה של החברה כלשהי, את החטיף החביב עליהם, או אפילו כרטיס שנחתם על ידי הצוות אף פעם לא כואב!
6. שלח את כל המסמכים הרלוונטיים
אלה עשויים להיכלל בהודעת הדוא"ל שלך להשכרה החדשה, אך יתכן גם הגיוני לשתף את המסמכים שאתה רוצה שהם יבדקו לפני כן בדוא"ל נפרד. זה יכול להיות מדריך העובדים של החברה שלך וחבילות הטבות או מסמך האובייקטים של הצוות שלך.
בלי קשר, תן לאדם הקשר כדי שיידע מדוע אתה משתף את המסמכים האלה, מה המשמעות של תפקידם, מתי אתה מצפה שהוא יביט עליהם, ואם הוא צריך להכין משהו.
(אה, וכמובן, וודאו שכל המשאבים הללו עדכניים ומדויקים לפני ששכירתכם החדשה מתחברת אליהם.)
7. מצא "מנטור" במשרד
אולי לחברה שלך יש תוכנית חבר. ב- Muse, כל שכירה חדשה מקבלת "Muse Buddy" מצוות אחר שהם תופסים קפה בשבוע הראשון שלהם כדי לדבר על תרבות החברה שלנו ולהתערבב מחוץ למשרד.
אם אין מערכת רשמית, שקול להתאים את שכירת העבודה החדשה שלך עם "מנטור" מחוץ לצוות שלך - זה יכול להיות מישהו שהוא לא יכול לעבוד איתו ישירות או מישהו במחלקה אחרת לגמרי.
זה עוזר לשכירות החדשות להכיר מייד אחרים בחברה, וזה גם נותן להם פורקן נוסף לשאילת שאלות שהם עשויים לפחד להעלות עם מנהל שהם בקושי מכירים. יצירת קשר של צד שלישי יכולה להקל על חלק מהדאגות שלהם ולאפשר להם להיות יותר פתוחים וסקרנים לגבי תרבות החברה וזרימת העבודה שלהם.
רק וודא שמי שתבחר זמין ושתוקק להיות מנטור - אין דבר גרוע יותר מאשר לחבר את ההשכרה החדשה שלך למישהו שמיד רוחות אותו.
8. חסום זמן בלוח השנה שלך וקבע פגישות חשובות
בדיוק כמו שאתה צריך להכין את ההשכרה החדשה שלך לטיפוס על גבי הסיפון, כך אתה גם צריך להכין את עצמך לביצוע ההטמעה.
הכשרת עובד חדש גוזלת זמן - זמן שאתה בדרך כלל מבלה על האחריות היומיומית שלך. לכן חכם להפריש באופן יזום משבצות כשאתם עובדים בצמוד עם אדם זה כדי שתוכלו להעריך כיצד תוכלו לבצע את שאר העבודות שלכם.
לא רק שאתה צריך לתזמן לפחות פגישה אחת על אחד בכל יום בשבוע הראשון שלהם כדי לבדוק את התקדמותם, אלא גם לפנות זמן לכל אימונים שהם יצטרכו להשתתף בהם תצטרף.
פעולה זו מאפשרת לך להזמין חדרי ישיבות או משאבים אחרים שתצטרך. אם אתה עובד על עובד מרוחק, למשל, תרצה לוודא שהווידיאו צ'אט שלך עובד ולשניכם יש מקום לדבר באופן פרטי. לחלופין, אם אתה צריך לרתק חבר צוות שלישי (או כמה), עליך לבדוק ולראות אם הם זמינים להיפגש באותו יום.
9. קבעו ארוחת צהריים צוות / קפה / שתייה
עדיפות לפגוע בריצה באדמה, אך כך גם להכיר את העובד שלך כאדם (עם חיים מחוץ לעבודה!) - ולתת גם לשאר הצוות שלך להכיר אותם.
קבעו לקבוצה שלכם טיול (או שניים) כדי לאכול ארוחת צהריים, קפה או שתייה יחד כך שהוא יופיע בלוח השנה של כולם לפני הזמן. אתה יכול לשמור על אינטימיות רק עם הצוות הישיר שלך, אבל אם זו חברה קטנה יותר אתה יכול לשקול להזמין מחלקות אחרות שאתה עובד איתן להצטרף גם כן.
זה לא קשור לחשיפת הכישרון הכי חדש שלך, אלא לספק לעובד החדש שלך הזדמנות להתקשר עם עמיתיהם מחוץ למשרד. ולהיות מסוג הבוס שמעריך אחווה וכיף כמו עבודה קשה. המשך את השיחה לנושאים שאינם קשורים לעבודה (אך שמור על כך שהוא מתאים). אם אתה זקוק לכמה מתחילי שיחה, בדוק את השאלות הנפלאות להכרות.
כשהתחלתי לראשונה, כל מערכת העורכים יצאה לארוחת צהריים נחמדה, ואנחנו עשינו את אותו הדבר עבור חברי צוות חדשים אחרים מאז. לא רק שזה היה פינוק לזלוג בכרטיס החברה, אלא שהוא גם ניפץ מייד את כל הסרבול שהרגשנו זה כלפי זה.
בדוק את כל הדברים האלה מהרשימה שלך, והעובד החדש שלך יתחיל בתווית הטובה ביותר האפשרית - וכך גם אתה!
