למרבה הצער, רשימות המטלות שלך לא יהיו עד לאפס עד ליום מותך. אז אם חשבתם שתגיעו רק לפרודוקטיביות נירוונה כאשר הרשימות ריקות והלוח שלכם הוא בד פתוח, ובכן, זה לא צפוי לקרות - לפחות כל עוד יש לכם עבודה, משפחה, חברים, וחיים לניהול.
אם אתה כמו רוב האנשים, יש לך רשימות די עבודות של דברים לעשות, יחד עם שיטפון כמעט קבוע של מטלות חדשות ותחושה מדהימה שהכל צריך לעשות עכשיו .
אנשים רבים מנסים להתמודד עם הר המשימות האישיות שלהם על ידי מיון לפי עדיפות והתחלה בראש. נראה הגיוני - אבל הם באמת הפכו את זה לאחור. במציאות, לפני שאתה חושב על סדרי עדיפויות, ישנם שלושה גורמים שאתה צריך לקחת בחשבון, מכיוון שהם כל אחד למעשה מגביל את הבחירות שלך לגבי מה שאתה צריך (ואפילו יכול לעשות) הלאה.
אז אם אתם חשים המום ולא בטוחים מאיפה להתחיל - הניחו את רשימות “העדיפות העליונה” שלכם בצד, קחו בחשבון את שלושת הגורמים הללו והשתמשו בהם כדי לעזור לכם למיין את עודפי האפשרויות שלכם לסט מנוהל יותר של בחירות.
מגבלה מס '1: הקשר
אם אינך במקום הנכון, אין לך את הכלי המתאים, או שאתה לא מול האדם הנכון הנדרש לנקוט בפעולה, אינך יכול לנקוט בפעולה זו. תחשוב על זה - אי פעם היה בעבודה, בפגישה, ופתאום אתה זוכר שאתה צריך לקנות שמפו? אלא אם כן תעזוב את אותה פגישה, "קנה שמפו" לא קורה באותו הרגע. זה שייך ברשימה שנקראת "סידורים" כשאתה בחוץ. (אלא אם כן אתה כמו בעלי שחושב שאפשר להאריך את חיי השמפו לנצח על ידי ירי לתוכו ולדלל אותו כשהוא קרוב לריק.)
הקשר תמיד יהיה המגבלה הראשונה שלך. אתה בהחלט יכול לשנות את ההקשר שלך, כדי להגיע למקום, לכלי או לאדם הנכון לנקוט בפעולה שרק עברה בראשך. אך אלא אם כן כן, הבחירות שלך מוגבלות קודם כל על ידי גורם זה.
שיטת Getting Things Done של דייוויד אלן מציעה שתמיין בראש ובראשונה את רשימת המטלות שלך לפי הקשר, כמו @Computer, @Home, @Errands. זה חוסך זמן בכך שאתה מונע ממך לעבור על בחירות שאתה אפילו לא יכול לעשות - מכיוון שאתה לא נמצא בהקשר הנכון.
מגבלה מס '2: זמן זמין
הגורם השני שנכנס לשחק הוא כמה זמן יש לך. אם יש לך פרויקט גדול לעבוד עליו, אבל אתה צריך להקפיץ לפגישה הבאה שלך או לאסוף את ילדיך תוך 10 דקות, כנראה שזה לא מועיל למאמץ שלך להתחיל בזה. זה עשוי לקחת זמן כה רב רק כדי להיכנס לקצב שלו לפני שתצטרך להתנתק.
לכן כאשר הזמן הוא גורם, חפש אפשרויות שמתאימות לזמן העומד לרשותך. אולי בעשר הדקות האלה, הדבר הטוב ביותר הוא שלא תצטרך לבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך ולקרוא חצי קבוצה של מיילים שתצטרך לקרוא מחדש בכל מקרה. אולי במקום זאת, תרוויח יותר מלהסתובב בחוץ ולשאוף אוויר צח, או לבצע את השיחה המהירה במקום שאתה יודע שתקבל את הדואר הקולי של מישהו.
מגבלה מס '3: משאבים
הגורם השלישי שיש לקחת בחשבון הוא איך האנרגיה שלך נראית. אני לא יודע מה איתכם, אבל יום שישי אחר הצהריים אחרי שבוע עבודה עמוס וארוך הוא לא הזמן לצלול למשהו שידרוש רוחב פס נפשי רב. במקום זאת, אני עושה אפשרויות שתואמות את האנרגיה הנפשית והפיזית שלי. שלא לומר שאין זמנים שאני צריך פשוט "להתחמק" ולהיכנס לשם בכל מקרה, אבל אני רוצה להיות מודע למה שאני בוחר ולהתאים לזה כשאני חושב שאביא את עצמי הטוב ביותר, בכל פעם אני יכול.
משיכת סדרי עדיפויות
אמרנו בהתחלה להפריש "עדיפות" - אבל עכשיו, כאן זה חוזר. בעוד שהקשר, זמינות זמן ומשאבים יגבילו את הבחירות שלכם לגבי המיקוד שעליכם להתמודד בהמשך, אך בדרך כלל הם עדיין לא מספיקים כדי לעזור לכם להחליט מי יביא לכם את הערך הרב ביותר. כאן מאיר העדיפות - היא הופכת לאסטרטגיה שלך.
אם אתה חושב שכדי להחליט על סמך עדיפות פירושו שאתה צריך שהחיים והעבודה שלך "יתפסו הכל", אני יקל עליך. אתה רק צריך לדעת למה התחייבת - לגמרי. ראשית, ללכוד לרשימות כל מה שעשיתם הסכם, היית יכול, או צריך או צריך, באופן אישי ומקצועי, כך שתבטחו שאתה מקבל החלטה כנגד המלאי המלא של מה שהתחייבת אליו.
לאחר מכן, שאל את שתי שאלות העדיפות הפשוטות הללו:
לעתים קרובות תבינו שמחצית מהפרויקטים והמשימות שלקחתם על עצמכם לא תוכלו לבצע באופן מציאותי בזמן שיש לכם, וגם אין שום ערך לקחת אותם עכשיו, או סיכון מועט לחנייתם בעתיד. דברים כאלה נראים בשבילי ברשימה "יום אחד אולי". לא ויתרתי על הרעיון - אני רק אומר, "לא עכשיו."
נסה לשאול את שתי השאלות האלה בהודעת הדוא"ל הבאה שאתה מקבל ומבקש ממך לעשות משהו. או את הספר הבא שאתה אומר לעצמך שאתה צריך לקרוא. או לפגישה הבאה שתתבקש להשתתף בה. זה יכול רק לעזור לך לדפדף בבחירות שלך בקלות רבה יותר במוח, בידיעה שאתה יכול לעשות כל כך הרבה וכי אתה עושה את הבחירות הטובות ביותר שאתה יכול.
