באיזו תדירות אתה מוצא את עצמך לא מצליח לעבור את רשימת המטלות שלך?
ולא, כולל "כתוב רשימת מטלות" רק כדי לתת לעצמך משהו לעבור מיד לא נחשב כניצחון.
כמובן, זו לא תמיד אשמתך - כל תרגיל כיבוי אש שצץ רק ממשיך להפוך את הרשימה ליותר וארוכה.
"אנחנו פשוט עסוקים מדי בחיים שלנו, מנסים לשמור על הכדורים באוויר וראשינו מעל המים: האם יש דרך טובה יותר לעשות זאת?", אומר מאורה תומאס, מייסד RegainYourTime.com ומחבר הספר האישי. סודות פרודוקטיביות .
מתברר, יש - אם תיקח טיפ מדווייט ד אייזנהאואר.
פופולרי על ידי סטיבן קובי, אך מבוסס על עקרונות הפריון של הנשיא לשעבר, אייזנהאואר מטריקס עוזר לך לקטלג את התפקידים שלך לפי רמת החשיבות והדחיפות שלהם, כך שתוכל להחליט היכן למקד את האנרגיה שלך.
על ידי מיון המשימות שלך לאחת מארבע קטגוריות המוגדרות בבירור, אייזנהאואר מטריקס מכריח אותך להעריך מה באמת ראוי לזמנך - ומה ניתן להאציל או אפילו לשלב לחלוטין.
להלן, אנו מציעים דוגמאות לסוגי הפעילויות הנכללות בכל קטגוריה. ראה כיצד היית מחלק את רשימת המטלות שלך; ואז עקוב אחר עצתו של תומאס כיצד להתמודד עם כל סוג, כך שתוכלו להשיג יותר בפחות זמן.
קטגוריה מספר 1: חשוב ודחוף
העוזר שלך מודיע לה - והיום האחרון שלה הוא מחר. בקשת לקוח למהר זורקת מפתח ברגים בפרויקט שעבר בצורה חלקה. משימות אלה נחשבות למשבר או שיש להן מועדים קריטיים שעליך לעמוד בהם.
כיצד להתמודד איתם
מכיוון שאתה לא יכול לחזות מתי צצים משברים, נניח שהם יקרה וישאירו להם מקום בלוח הזמנים שלך.
"רוב האנשים מחליפים על עצמם, אבל אם משהו ישתבש, כל התוכניות שלך נופלות כמו דומינו, " אומר תומאס. הפתרון? אל תמלא יותר מ -60% מזמן הייצור שלך.
לדוגמה, אם אתה עובד משמונה בבוקר עד שש בערב, השאר כארבע שעות בלוח השנה ריק כדי לאפשר חירום. אם אין מקרי חירום באותו יום, אתה במזל ויכול להתקדם במשימות שלמחרת.
קטגוריה מס '2: חשוב אך לא דחוף
זימון ארוחת צהריים ברשת עם מנהל שכירות. להרים רגל על תכנון החופשה המשפחתית. סיעור מוחות יעדים ארוכי טווח עבור הצוות שלך. משימות אלה משפיעות על יעדי התמונה הגדולה שלך, אך אין בהכרח תאריך יעד בוער.
כיצד להתמודד איתם
מרבית הפריטים הללו יהיו פרויקטים גדולים ולא כל-כך יומיומיים, לכן יש לפרוס כל אחד למועדים בגודל נשיכה כדי לעזור לכם להתחיל, אומר תומאס.
עבור כל פריט שלא תוכל לפרק, קבע פרק זמן מוגדר שתוכל לעבוד עליהם שירגיש לך קצר, כך שהמשימה עצמה תרגיש פחות מהמם.
תומאס מציע גם לכלול רק שלוש משימות חשובות אך לא דחופות ברשימת המטלות היומית שלך כך שתשאיר זמן להודעות דוא"ל, פגישות ומשברים - ובכל מקרה אפשרי, עבד עליהן בשעות היום שאתה מרגיש הכי מלא אנרגיה.
קטגוריה מס '3: לא חשוב אבל דחוף
אימיילים, שיחות טלפון, שאלות של עמיתים לעבודה - אלה הדברים שעליך לטפל בהם מייד, גם אם הם לא עוזרים לך ביעדים הגדולים שלך.
כיצד להתמודד איתם
"הדרך הקלה ביותר לשלוט על הסחות הדעת שלך היא לשלוט בטכנולוגיה שלך, " אומר תומאס.
ראשית, בדוק את הדוא"ל שלך בקבוצות כמה פעמים ביום - נניח, כל שלוש שעות, או אחרי שתשלים משימה חשובה יותר. כדי להבטיח שתתמיד בזה, צא מהדוא"ל שלך לחלוטין כדי שלא תתפתה לבדוק התראות.
הדבר נכון גם לטלפון שלך: השתק אותו לחלוטין - ואז הניח אותו במגירה או עם הפנים כלפי מטה על השולחן שלך כדי שלא תראה את ההתראות.
ואם אתה מקבל יותר מדי שיחות או שאילתות מעמיתים לעבודה מחוץ לתקופת הזמן שהקצבת להם, פשוט סגור את דלת המשרד שלך, הנח אוזניות או הצב על שלט "אל תפריע" קיר כיסא או תא.
קטגוריה 4: לא חשובה ולא דחופה
בין אם זה רישום דוחות הוצאות, יצירת חוזים או הגשת ניירות, "אלה המשימות שלא ישפיעו רבות על העבודה שלנו ברגע שאנחנו עושים אותן, ובכל זאת הן לא נעלמות", אומר תומאס.
כיצד להתמודד איתם
הוצא את מיקומם של כמה שיותר משימות אלה על ידי האצלתם לעובד זוטר או, לצורך עבודות אישיות, עוזר וירטואלי, מציע תומאס.
אפילו אם אתה צריך לשלם עבור עזרה מבחוץ, השעות שתחזור להשגת מטרה חשובה יותר - כמו סוף סוף להתקדם למסע הקריירה הגדול הבא - יכולות לעזור לך לצאת כלכלית לטווח הרחוק.
קשור: 6 אנשים, 6 מעשי איזון: האק-חיי העבודה המבריק שמציל את שפיותי
