האם אי פעם מרגיש שאתה צועק לתוך חור שחור כשאתה שולח דוא"ל או משאיר תא קולי למישהו? אתה מוציא את בקשתך ליקום - ואז יושב ליד שולחן העבודה שלך עם האצבעות שלובות, בתקווה לתגובה בזמן.
הודות לתפקידי בעולם יחסי הציבור ראיתי הכל כשמדובר בהודעות שלא נענו. ניהלתי התכתבויות עם לקוחות מנכ"לים (המכירים גם את העסקים התמידית), את המנהלים והצוותים המשפטיים של לקוחות הלקוחות שלי (גם הם אלה שחושבים שאני לא חשוב), והתקשורת (גם הם אלה שלא רוצים להתמודד עם אנשי יחסי ציבור). ולאורך הדרך למדתי המון כיצד לקבל תשובות כשאתה זקוק להן.
לא משנה הגורם לעיכוב, הנה כמה טיפים להעסיק את המגיבים האיטיים (וכן, המעצבנים) לשים לב.
צור את החיבור
בראש ובראשונה, כשאתה מתחבר לאדם אחר, עליך לתת לו או לה סיבה לרצות לעזור לך.
התחל על ידי הימנעות מטעויות המנותקות מיד את המקלט. איות השם שלו או בשמה הוא דוגמה טובה: אני יודע שזה בסיסי, אבל אני לא יכול להגיד לך כמה דוא"ל אני מקבלת לאשלי או לאשלי - וכשאני כן, אני מוצא את עצמי מעוצבן באופן מיידי ופחות סביר להגיב במהירות. כמו כן, נסו לא להישמע כמו מגרש מכירות (למשל, "הייתי רוצה לדבר איתך על …") - אף אחד לא רוצה להתמודד עם זה.
במקום זאת, תפוס את תשומת ליבו של איש הקשר שלך על ידי ביצוע כל מה שרלוונטי לו או לה. אני רוצה לומר את כל מה שאתה יכול ל"אתה "- למשל, במקום לומר" אני צריך שתסתכל על הטפסים האלה ", תגיד" הלקוח שלך צריך אישור בטפסים אלה. "זה טריק פשוט אך יעיל.
אתה יכול גם לפנות לאנשים על ידי משחק באישיותם או בכפתורים החמים. לדוגמה, מישהו שיש לו קצת אגו סביר להניח שיגיב בצורה הטובה ביותר להכרה בחשיבותו של חשיבותו (או למשל, "אני מבין את חשיבות זמנך, אז אני מציע שנתחיל לשיחה של 10 דקות כדי לדון מקרה המחקר. ").
הקל על תשובה מהירה
גם אם איש הקשר שלך מעוניין לעזור, למישהו שעסוק לא יהיה זמן לעשב באמצעות דוא"ל מפותל או להאזין לתא קולי ארוך ומטלטל. לכן, וודאו שתייעלו את ההודעה שלכם והקלו עליו או עליה להגיב במהירות באמצעות הטקטיקות הבאות.
יש קו נושא אינפורמטיבי
השתמש בשורת הנושא שלך כדי לציין מיד את הצורך שלך ועזור למקבל לתעדף את בקשתך. התחל במשהו כמו "לבדיקה", "דורש משוב" או "השב בבקשה עד יום שלישי", הוא דרך מהירה להבהיר את הציפיות שלך מההתחלה.
קבל ישר לנקודה
אל תבזבזו הרבה זמן בהודעה שלכם עם מידע שאינו רלוונטי או חינניות. היה מנומס במהירות, "התקווה שהבוקר מטפלת בך טוב", ואז צלול אל ההקדמה והסיבה לסיפוק המקלט. שמור גם על זה פשוט (למשל, "הלקוח שלך X ואני עובדים יחד על Y, והודיעו לי שאתה איש הקשר הטוב ביותר עבור Z").
תן מועדים למשימות
כדי למנוע מכניסת הדוא"ל או הדואר הקולי שלך לערימה של "בכל פעם שאני מגיע אליו", שאל שאלות ספציפיות או מסר פריטי פעולה וספק ציר זמן למועד שאתה מעדיף תגובה. עם פרויקטים ולקוחות מסוימים מצאתי הצלחה בהצהרה, "אנא ספק משוב עד יום שישי. באותה עת אעדכן ואשלח את המסמך הזה לשאר הצוות לבדיקה. "זו דרך נחמדה לרמוז, " אם לא תגיע לזה בזמן, איבדת את אמרתך בעניין . "
ספק המלצה
אם אתה מחפש תשובה לשאלה או פתרון לבעיה, ספק תמיד כמה אפשרויות שונות והמלצתך. בכך, האדם שאתה פונה עליו לחשוב על זה פחות ויכול להגיב במהירות "כן, ההמלצה שלך בסדר" או "בוא נלך עם אפשרות מספר 1".
מעקב חכם
אז הקלת על הנמען להגיב, ועדיין אינך מקבל תשובה. עכשיו מה? הגיע הזמן למעקב. זה יכול להיות מסובך לאזן בין מועיל ולהיות מעצבן בשלב זה, אבל זה אפשרי על ידי ביצוע קו התקשורת הנכון.
לאחר הדוא"ל הראשוני שלך, הזמן למעקב מהיר הגיוני בהתאם למועד האחרון שלך. כתובת דוא"ל זו צריכה לכלול את הדוא"ל המקורי שלך עם משפט קצר בראש, להזכיר לאיש הקשר שלך את הבקשה ואת המועד האחרון. כמו כן, הקפידו לחבר מחדש את כל החומרים הנדרשים.
דוא"ל שני ואתה עדיין לא מקבל תגובה? זמן לשיחת טלפון. (המתן לפחות 24 שעות לאחר שליחת דוא"ל המעקב, אלא אם כן אתה זקוק לחלוטין למשהו מוקדם יותר.) בין אם אתה מביא את האדם לטלפון או משאיר הודעה קולית, היה קצר. הזכר לו או לה את הדוא"ל המקורי, מי אתה ומה אתה צריך.
בלי קשר לאופן המעקב, עזוב תמיד כשהצעד הבא יהיה בידך - "אני אעקוב שוב מחר, " או "אם אני לא אשמע ממך בסוף היום, אני אהיה שילוב שאר המשוב של הצוות ושליחתו ללקוח. "
והקפידו לעקוב אחר כל הניסיונות ליצור קשר עם האדם - הפנייתו יכולה לעזור לכם להצביע על דחיפותכם ויכולה להועיל אם תיאלצו להביא גיבוי שיעזור לכם.
לשלוף את האקדחים הגדולים
בנימה זו, אם ניסית ליצור קשר עם מישהו מספר פעמים ללא הועיל, נסה להעתיק גורמים אחרים לבקשותיך. השב לדוא"ל המקורי שלך (שוב), הוסף "רק רציתי לעשות צ'ק-אין בדוא"ל שלהלן. היה לך סיכוי …? "ולהעתיק את הבוס שלך, את הלקוח, או את מי שאתה חושב שיעודד אותו או אותה. זה לא הדבר האהוב עלי לעשות, ואתה עלול להרגיז מעט את השפופרת, אבל זה בהחלט יביא לך תגובה בצביטה.
האפשרות הסופית שלך היא למצוא איש קשר אחר שיכול לענות על שאלתך או לדחוף את המקלט המקורי להגיב. זה יכול להיות קשר פנימי איתו יש לך קשר טוב או מישהו שיש לו יותר כוח. אזהרה: כשאתה מושיט יד במצב זה, אתה אף פעם לא רוצה להאשים את הקשר המקורי. במקום זאת, פשוט מסגרת אותו כ"אני צריך להשיג זאת בהקדם האפשרי - אתה יכול לעזור לי? "
מי ידע שדוא"ל או דואר קולי יכולים להיות כל כך מסובכים? לא משנה באיזה ענף אתה נמצא, התכתבות עם אחרים היא כמעט תמיד הכרח ולמרבה הצער, תמיד יש פרצות איטיות. אבל עם טיפים אלה, אתה אמור להיות מסוגל לקבל את התגובות שאתה צריך בצורה מתוזמנת (או לפחות, בשלב מסוים). עכשיו צאו לשם וקבלו כמה תשובות!
