כמנהל חדש, תבינו די מהר שתירוצים הם כמו שעון - ברגע בו אמור להגיע פרויקט, דוח או משימה גדולים, הם יבואו לזרום: "לא היה לי זמן, " " כרגע יש לי יותר מדי דברים אחרים בצלחת שלי, "" מעולם לא למדתי איך לעשות את זה ", או - החביב האישי שלי -" איזה פרויקט? "
ובעוד שאדים ממש נשפכים לכם מהאוזניים בתירוצים החלשים הללו, קשה לדעת בדיוק איך להגיב. בין הצורך פשוט לבצע את העבודה במהירות האפשרית ולחוש צימוד של אהדה שאולי לעובד שלך באמת יש יותר מדי פרויקטים בצלחת שלה, אתה בטח מגיב בגרסה כלשהי של "זה בסדר. אני פשוט אדאג לזה. "
גם אני הייתי שם. ככל שהייתי רוצה לומר שתמיד הייתי בוס תקיף ומכובד - אודה בזה: הייתי פושובר. ולמדתי בדרך הקשה שכשאתה נוהג לקבל תירוצים כאלה, העובדים שלך ימהרו ללכת בכל רחביך ועל סמכותך.
למרבה המזל, מצאתי כמה דרכים לדחוף לאחור מפני תירוצים - אסטרטגיות שלא רק שהקלו על חיי, אלא סייעו ליצור תרבות כוללת של אחריות בקרב הצוות שלי. בפעם הבאה שהתירוצים האלה יתגלגלו, נסו זאת.
תפסיק להגיד "זה בסדר"
כאשר עובד נכנס למשרדי, כתפי כפופות ועיני כלבים של גור כלבים במלואם, לא יכולתי שלא להשאיל אוזן קשבת. לכן, כשהסבירה "הוצפתי כל כך מהעבודה האחרת שלי בזמן האחרון - פשוט לא היה לי זמן", לא יכולתי לגייס את החניכיים להגיב בשום דבר מלבד, "אה, זה בסדר."
אותו דבר קרה כשמישהו לא ידע למשוך את המספרים לדיווח מסוים, לא הצליח לגרום ללקוח להחזיר את השיחה שלה, או סתם היה משוגע מדי בלילה להיכנס למשרד בבוקר למחרת. הייתי נופלת באותה מלכודת וחוזרת עליה שוב: "זה בסדר" - למרות שהתירוצים האלה היו רחוקים מלהיות מקובלים.
אז, למדו מהטעות שלי וקחו את הצעד הראשון - והחשוב להפליא - לכדי דין וחשבון העובדים שלכם: הפסיקו לומר "זה בסדר". זה ביטוי קל להתפשט כתגובה אוהדת טבעית, אבל מה שאתה באמת מעביר זה שזה מקובל לחלוטין להגיש תירוצים להתנהגות רעה. האם זה באמת מה שאתה רוצה שהקבוצה שלך תחשוב?
במקום זאת, הביע אכזבה
כמובן, אתה גם לא צריך לקחת את זה לקיצוניות אחרת ולהשליך בצורה שוחקת. במקום זאת, ערכו את ילדותכם: כשעשיתם משהו לא בסדר, בהכרח לא חששתם מהעונש שלכם (למרות שהעיסוק במשך שבועיים היה גרירה רצינית) - יותר מזה חששתם מאותו משפט מבשר רעות: “אני כל כך מאוכזב מ אתה."
אינכם צריכים להשתמש במילים המדויקות הללו, אך עליכם להעביר תחושת אכזבה כאשר עובד מייצר תירוץ פסול. תסביר בדיוק מה היא עשתה (או לא עשתה) עלייך, על הצוות ועל החברה כולה: "ממש סמכתי שתסיים את הבוקר התקציב החודשי, מייגן. מכיוון שאין לנו את זה, שאר הצוות באמת יצטרך לטרוף כדי למשוך את המספרים האלה. "
כאשר העובד שלך מבין שהפיקוח שלה לא רק השפיע עליה - אלא גם על כל הצוות שלה - יש לה סיכוי גדול הרבה יותר לחבר את זה בפעם הבאה.
אל תפחד לשאול שאלות
לאחר תרגול רב, למדתי שאני לא יכול לאפשר לשיחה להיפסק לאחר ששמעתי והודעתי בתירוץ של עובד. במקום זאת, עליך להשתמש בכל תירוץ כהזדמנות להתחפר, לשאול שאלות ולקבוע את שורש הבעיה.
אם עובד מתעקש שלא הספיק לעשות פרויקט, שאל "מתי התחלת בפרויקט זה?" "מתי הוקצה לך פרויקט זה?" ו"איך תעדפת את הזמן שלך? "או, מתי עובד אומר, "אף אחד ממחלקת הכספים לא היה שולח לי דוא"ל בחזרה, " אומר, "ניסית להתקשר?" או "האם אתה מתקשר את הנושא אלי או למנהל אחר?"
אם תשאל את השאלות הנכונות, לרוב תוכלי להוכיח - מבלי לומר זאת במפורש - כי תירוצים רבים אינם ניתנים להצדקה של 100% (כלומר, אם העובד שלך היה מתחיל את הפרויקט כשקצית אותו לראשונה, היה לו הרבה זמן). אך יותר מכך, שאלת השאלות הללו תעביר לעובדיך שאתה לא סתם מתכוון לשבת ולקבל תירוצים בלי לומר מילה.
זה בסדר להביע דאגה, יותר מדי
תלוי בתשובות שתקבלו מהשאלות הללו, יש גם סיכוי שתיתקלו בכמה סוגיות לגיטימיות שיש לטפל בהן. זה יכול להיות מסובך להפריד עובד שבאמת אין לו את המשאבים הנכונים להשלמת פרויקט מעובד שפשוט לא יעשה את המאמץ לבקש עזרה - אבל זה תלוי בך, כמנהל, לחפור פנימה ולברר.
לדוגמה, כאשר אחד העובדים שלי המשיך לעשות את התירוץ, "אני פשוט כל כך עמוסה בעבודה", התפתיתי לפטור את זה כניהול זמן גרוע - אך החלטתי לבדוק מקרוב את עומס העבודה שלו. עברתי על תחומי האחריות שלו ובדקתי את מספר הפרויקטים שהיו לו בצלחתו, והבנתי שיש לו, למעשה, יותר עבודה משאר הצוות. כתוצאה מכך הצלחתי להפיץ מחדש חלק מיצירותיו ו - voilà! - התירוצים נפסקו.
למרות שחשוב לשמור על עצמך מפני הפיכת מכס חלחלה - אם אתה רואה בכל תירוץ עובד עצלן שמנסה לצאת מביצוע עבודתו, יתכן שאתה מתעלם מכמה סוגיות לגיטימיות.
הגדר ציפיות לפעם הבאה
לאחר שעשיתם הסברים, מניעים וסוגיות עמוקות יותר, קבעו ציפיות ברורות לעתיד.
אם העובד שלך מתקשה לארגן את זמנו, לדוגמה, הצבע על כמה אסטרטגיות ניהול זמן טוב ופעל תוך מספר שבועות כדי לוודא שהוא עדיין על המסלול. אם העובדת שלך "פשוט לא ידעה איך" להשלים משימה, ודא שהיא מודעת למשאבים העומדים לרשותה במחלקות אחרות בחברה - ושהיא מבינה שהיא צפויה לקחת יוזמה למעקב אחר המשאבים הללו, במקום זאת לחכות למועד האחרון שיעבור רק כדי להעביר את האשמה.
בכל פעם שעובד בא אליך עם תירוץ, אל תנפנף רק ותקווה שזה לא יקרה שוב. התחפר, שאל את השאלות הקשות והראה לעובדים שלך שאתה רציני בעבודתם ובהצלחתם. עם הזמן תעביר שאתה לא תסתפק בפחות מהטוב ביותר - והעובדים שלך יבינו שאין מקום לתירוצים.
