בין אם אתם עומדים לצאת לחופשה, משהו גדול קורה בעולם האמיתי, או שפשוט לא תוכלו להתמקד, לפעמים הייתם שמחים פשוט לגזור מוקדם בעבודה.
עם זאת, שיחות חובה - דו"ח זה אמור להיום, הודעות הדוא"ל הנמשכות בתיבת הדואר הנכנס שלך, כי הפגישה בארבע אחר הצהריים לא תיעלם.
אך האם ניתן לבצע את כל עבודותיך במחצית הזמן? אני לא מכשף, אבל הייתי רוצה לנסות (כי אני חושב שזה יהיה מדהים להיות שרביט).
אז איך אתה יכול להתחיל לצמצם את העבודה שלך כך שייקח לך, נניח, שלוש או ארבע שעות במקום שמונה?
1. הערך את המצב שלך
התבונן ברשימה של כל מה שאתה צריך כדי להסתיים היום. הדגישו כל דבר ש -100% צריכים להיעשות היום - אין שאלות. העבר את הפריטים האלה לרשימה חדשה בשם "לעשות היום". עיין כעת בכל השאר ושאל את עצמך את הדברים הבאים: האם זה בהחלט יכול לחכות למועד מאוחר יותר? כן? העבר אותה לרשימה אחרת בשם "לעשות מאוחר יותר השבוע."
עדיין מתלבט על כמה פריטים? קבל את ההחלטה על ידי קביעת הדברים הבאים:
- האם זה רצון לעשות לעומת חובה?
- האם מישהו אחר תלוי בכך שתשלים את זה היום?
- אתה יכול להתחיל היום, אולי לפרוש את הקרקע ולסיים מחר?
- האם קבעת לעצמך את המועד האחרון או עשית מישהו אחר?
2. העבר פגישות
מכיוון שרוב הסיכויים שאתה לא האדם היחיד שהוסחה היום, ייתכן שתוכל להסתובב בכמה פריטים שנקבעו בעבר - אני אמשיך ואומר שרוב האנשים מודים לך על כך. עם זאת, סביר להניח שתזמנתם אותם מסיבה כלשהי.
אז הנה כמה חלופות. אולי התחל את הדיון באמצעות אימייל ושאנשים יוסיפו שם את הרעיונות הראשוניים שלהם. לחלופין, יש מפגש קצר לפיצול המשימות והתארגנות מחדש בהמשך השבוע.
אך באופן כללי, אם אתה מציע לדחוף אותו למועד אחר, דאג לא רק להודיע לכל המעורבים, אלא גם לזרוק כמה זמנים טובים כדי שזה יתקיים. תחסוך לעצמך, ואת כולם, הרבה מתח בהמשך.
3. תקשרו עם הצוות שלכם
ודא שהצוות שלך יודע איפה אתה עומד על כל מה שהם ציפו לו באמצעות דוא"ל או הודעה מהירה. גם אם זה לא תאריך יעד קשה, עליכם לשמור על כולם בקצב - במיוחד אם זו משימה שאתם בדרך כלל משלימים באותו יום.
לדוגמה, אתה יכול לשלוח דוא"ל זה לקבלת דוח שתרצה לדחוף:
4. לשבור את המשימות שלך לחסימות זמן
כפי שקובע חוק פרקינסון, "העבודה מתרחבת כך שתמלא את הזמן העומד להשלמתה", כך שאם אתה רק נותן לעצמך 15 או 30 דקות לעבוד על משהו, זה כמה זמן ייקח לך (תאמין לי, זה עובד ).
אבל אל תאמר רק שתקדיש 30 דקות לעבוד על משימה. הגדר אזעקה או עדכון לוח שנה. לחלופין, שלחו לדוא"ל את הנמען שתחזור אליו בשעה האמורה - ברגע שזה בחוץ, מצפונך האשם (בתקווה) לא יאפשר לך להתאחר.
5. תאלץ את עצמך להתמקד
לבסוף, עליכם להתכוונן קצת. אנו אומרים זאת פעם אחר פעם, אך אתה תהיה העצמי היעיל ביותר שלך אם תאחסן את הטלפון שלך, תנתק מהדואר האלקטרוני ותעבור לנודניק צ'אט מיידי למשך מספר שעות. אני מבטיח, החדשות יהיו שם כשתסיימו - ואם תעביר קצת את המיקוד בלייזר, יהיה לך את שארית היום לספוג את זה.
אם תעקוב אחר חמשת העצות האלה, תשחרר נתח טוב מהיום שלך להיות, ובכן, מכוון לדברים אחרים. אבל מציאותית, אי אפשר לחתוך את העבודה שלך לשניים ולא לראות דברים נוספים צצים אחר כך (אמרתי לך שאני לא אשף). לכן, היו מוכנים ששאר השבוע עשוי להציג עבורך יותר עבודה ולהגדיר את לוח הזמנים ואת רשימת המטלות בהתאם.
