אתה מהנהן כשכולם סביבך מדברים על איך הם משיגים אפס תיבת הדואר הנכנס. אבל למען האמת, אתה אף פעם לא מרגיש שאתה מגיע לשם.
ובהגנתך, זה מכיוון שאתה מקבל הודעות הדורשות תגובות ארוכות או מהורהרות. מישהו ביקש את דעתך והיית רוצה להקדיש זמן לנסח אותה. או שיש סקירה מצורפת של חמישה עמודים לסקירה שלך - ולכן תצטרך לבדוק אותה. או שאתה רוצה להגיד את תשובתך בדרך מסוימת ותרצה לחכות עד שאתה רענן.
הפתרונות הסטנדרטיים למצב זה כל היניקה. אתה יכול "לאשר את הקבלה", אבל זה נשמע סופר פורמלי, ואין לדעת מתי האדם האחר ידרוש לך פתק שמתרגם בערך, "וגם …?" אתה יכול להשאיר מגיב אוטומטי ב 24-7, אבל זה אולי לא הסגנון שלך - ואתה עדיין לא מספק תשובה ספציפית. לחלופין, אתה יכול פשוט לקחת את הזמן שלך, אבל אתה תשאיר את האדם האחר תוהה ומחכה.
יש טריק שנפלתי לאחרונה בו פתר לי את הבעיה. אני שואף להשיב תוך 24 שעות (אם לא הרבה יותר מוקדם), עם קו שקונה אותי קצת זמן. זה מספק את האדם האחר שאני בעניין, נותן לי זמן לעקוב אחרי שהוא עובד לפי לוח הזמנים שלי, ומקרב אותי הרבה יותר לאפס תיבת הדואר הנכנס. להלן שלוש האהובים עלי.
1. "אני אהיה בקשר בערך"
היה לי בוס לשעבר שתמיד הדגיש את החשיבות של ניהול ציפיות. מידע על אנשים בקצה הקדמי מאפשר לך לעקוף את הבלבול והתסכול. והדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא - במילים של האמרה הפופולרית - הבטחת-יתר, העברת-יתר.
אם אתה פשוט מחכה שבוע לחזור למישהו, הוא יניח שאתה מחשיב את זה בעדיפות נמוכה - וזה לא גורם לאף אחד להרגיש טוב. עם זאת, אם אתה כותב אותו מייד מייד ומבהיר מתי תהיה בקשר, נראה שזה היה ממש חשוב לך לספק ציר זמן בהקדם האפשרי מבחינה אנושית.
על ידי קביעת ציפייה למתי הוא יכול לצפות לתגובה יסודית, אתה חושב. ואם אתה מנצח את התאריך הזה, אתה כבר לא האדם שלקח חמישה ימים להגיב: אתה האדם שאמר שהיא תצטרך שבוע אבל השיבה יומיים מוקדם.
2. "אני דוחף אל תאריך יעד"
כשאתה דוחה בקשה, אנשים לרוב רוצים לדעת מדוע. חשבו על זה: אם מישהו יעצור ליד השולחן שלך כדי לעשות סיעור מוחות, היא בטח תושלך אם אתה אומר "לא" ואז תחזור למקלדת שלך. אבל פחות סביר שהיא תיעלב אם תגיד לה שאתה לא יכול כי אתה עסוק בהכנות לפגישה (או תירוץ אחר לגמרי בתוקף, כמו למשל לעטוף פרויקטים לפני החופשה).
תשובה זו באה בעקבות היגיון דומה. על ידי שיתוף מה בצלחת שלך, אתה מאפשר לחיבור שלך להזדהות עם עומס העבודה שלך. היא תדע שאתה לא מתעלם ממנה; במקום זאת אתה עסוק וזקוק לכמה ימים לפני שתוכל לתת לה למייל את תשומת הלב המלאה שלך.
ניסיתי גישה זו ומצאתי שאנשים מעריכים את זה שלקחתי אפילו את הזמן כדי להגיע אחורה במצב כה עמוס בזמן. במקום להתסכל או לשלוח לי אימייל שוב כעבור יום או יומיים לחפש תגובה, הם איחלו לי בהצלחה ואמרו לי להיכנס שוב כשזה יעבוד לי.
3. "הייתי רוצה לנהל את זה על ידי עמית שיצא מהמשרד"
זו שורה נוספת שמעדתי עליה פשוט על ידי אמירת האמת. רוב הצוות שלי לא היה במשרד כמה שבועות אחורה, ולכן נאלצתי לדחות את כל התגובות שדרשו משוב או אישור פנימיים.
במקום להגיב כאילו נתתי להם את ההתרוצצות, אנשים היו - שוב - מבינים מאוד. לכולנו היו ימי העבודה האלה כאשר הידיים שלנו קשורות, ומכיוון ששיתפת שאינך יכול לזרז את תשובתך, אין שום סיבה שהאדם האחר ילחץ אותך לחזור ולכתוב.
מענה להודעות דוא"ל בצורה מתוזמן כדאי לכל המעורבים. זה עוזר לך לפנות את תיבת הדואר הנכנס שלך, וזה עוזר לאדם האחר לקבל כל מידע שהוא או היא צריכים. ובעוד יתכן שלא תמיד ניתן לתת מענה מלא, כמעט תמיד ניתן לומר משהו. אז, דלג על תשובה חצי מהורהרת או ממהרת ובחר קו שיקנה לך זמן מה. זה יגרום למגע שלך להרגיש כאילו באמת אכפת לך, וזה יאפשר לך לקחת את הזמן שאתה צריך לעשות עבודה טובה.
