כיצד להתמודד עם תרגילי אש מתמידים בעבודה - המוזה

זהו בוקר שישי של קיץ יפהפה, ואתם ממוקמים למילוט מוקדם מהמשרד. ואז אתה בודק את תיבת הדואר הנכנס שלך ומתכווץ. אולי נשבע. הנה זה - כותרת ההודעה באדום, סימן הקריאה המסמן אותה דחופה. החלום שלך לשעה שמחה של יום שישי שטוף בחוף הים נמס כשאתה קורא את הבקשה הדרושה עד 16:00 היום.

כולנו היינו שם. תרגיל האש האיום - ז'רגון משרדי להתפרצות הבלתי מתוכננת, הבלתי צפויה, האנרגטית העזה ליום שישי השלווה שלך. כי בואו נודה בזה, מקדחי אש לעולם אינם מתרחשים בשעה טובה, נכון?

מצבים דחופים אלה לא רק נכנסים לתוכניות שלך לצאת מוקדם אחר הצהריים של יום שישי - הם גם קורעים לרוב את שאר רשימת המטלות שלך לגזרים. פתאום בילית את כל היום על תרגיל שריפה אחד, בעוד שאר האחריות שלך נפלה בצד הדרך. איך אתה שומר את זה יחד ונשאר על המסלול כאשר הפצצות האלה צונחות על התפוקה שלך?

לא משנה היכן אתה עובד, חירום אלה ללא ספק יהיו חלק מחיי העבודה. השתמש בטיפים אלה כדי לגשת אליהם בפרספקטיבה חדשה, כך שתוכל לעבור דרכם ביעילות רבה יותר ולהתאושש מהר יותר - ובאופן אידיאלי להימנע מהם בעתיד.

הבהירו את המשימה

אין דבר גרוע יותר מאשר לקרוע מטלת תרגיל כיבוי אש ואז נאמר לי, "זה לא בדיוק מה שרציתי."

כשאתה עובר במהירות, אתה שוכח לעתים קרובות לשאול את השאלות שיספקו כוונה ברורה למה שאתה אמור לספק. וכאשר המנהל שלך נמצא בבהלה, יתכן שהוא או היא לא יהיו ברורים במאת האחוזים. שאלת שאלות טובות - כמו הדברים הבאים - יכולה לחסוך לשניכם זמן רב:

מה הבעיה שאנחנו מנסים לפתור? זה יעזור לך להבהיר מה צריכה להיות התוצאה הסופית. לפני שאתה צולל פנימה, אתה רוצה להיות בטוח שהעבודה שלך הולכת לטפל בנושא העומד בפניך.
מה המספק המדויק שאנחנו צריכים לספק? האם אתה צפוי להפיק שקופיות, גיליון אלקטרוני, סיפור או משהו אחר?
מה מניע את הצורך להשלים אותו עד 16:00? יתכן שהבוס שלך ירצה לראות את זה בשעה ארבע אחר הצהריים - למרות שזה לא אמור להגיע עד אמצע השבוע הבא - כדי שיהיה לו או היא זמן לפטור את זה. אם זה המקרה, זה עשוי לפתוח חלון לניהול משא ומתן מחדש על ציר הזמן.
אילו אפשרויות נוספות יש לנו? אולי כבר בוצעו עבודות שניתן לשנות מחדש ולעדכן אותה, במקום ליצור משהו מאפס.
איזה מידע נוסף אנו צריכים כדי לעשות זאת? ברגע שאתה מעלה את הראש בנוגע למשימה דחופה, חשוב על מי עוד תצטרך למשוך פנימה ואז העלה אותם למצב המתנה. התקשר למייגן בחשבונאות עם ראשים ראשיים שתצטרך מספרים, או התקשר לדורינדה בשירות לקוחות כדי ליידע אותה שהיא צריכה לתפוס את נתוני הסקר האחרונים.
מהי עלות ההזדמנות של העברת כולם למקדח האש הזה? תודיע למישהו מה ייפול מהצלחת שלך היום בגלל ההתפתחות הזו. זה יעזור לך לקבוע אם תרגיל האש אמור להיות בראש סדר העדיפויות שלך, או אם אחד הפרויקטים האחרים שלך צריך לשמור על תשומת לבך.

ניהול משא ומתן מחדש על ציר הזמן

עבדתי פעם אצל מנהל שהיה נחוש למסור יתר למנהלים. אם היו לה שלושה ימים להחליף משהו, היא הייתה דורשת שנפיל הכל ונעשה את זה בעוד כמה שעות. אמנם המהפך המהיר נועד פשוט להרשים עליונים, אך לרוע המזל פירושו תרגילי אש לכל אחד אחר.

אם אתה מרגיש שזה יכול לקרות, שוחח עם הבוס שלך. בדוק אם אתה יכול לנהל משא ומתן מחדש על ציר הזמן כך שלא יהיה התמוטטות פריון מוחלטת, אך עדיין נעשה בצורה שתגרום לו או לה להראות כמו כוכב רוק. אם אתה יכול לקנות לעצמך אפילו רק 24 שעות נוספות, זה הופך את הקידוח לנסבל יותר, ובכל זאת נותן לך זמן לדאוג לעבודה שתוכננה במקור.

אל תירה בשלמות אם "המעבר הראשון" יעשה

בקריירה המוקדמת שלי, תרגילי אש היו רוצח מכיוון שהייתי אובססיבית לגבי העבודה כדי להבטיח שהיא תהיה מושלמת לחלוטין. ואז - אחרי שביליתי כמה סיבובים בשנית על זה - הבנתי שמקדחי אש לעיתים קרובות רק מחייבים "מעבר ראשון", או טיוטה ראשונית גסה.

לפני שתתחיל לעבוד על תרגיל כיבוי, בדוק היכן העבודה תסתיים כשתסיים עם זה. אם זה לא מיועד למנהל או ללקוח (עדיין), אל תישא באובססיביות עליו לנסות להפוך אותו למושלם. תרגילי אש מאפשרים לעיתים לעבור ראשון למשהו שניתן לשנותו ולשלמותו במועד מאוחר יותר.

התאושש במהירות

תרגילי כיבוי יכולים לזרוק אתכם מהמסלול ממה שעבדתם עליו, גם לאחר שתסיימו להתמודד עם מצב החירום. כדי לחזור למסלול במהירות, שמור תמיד על רשימת מטלות גלויה בזמן אמת. תלוי איך אתה עובד הכי טוב ואיזה סוג טאבלט או סמארטפון אתה משתמש, בדוק אפליקציות כמו טודואיסט, Google Keep, Any.do, Wunderlist או HabitRPG כדי לעקוב אחר המשימות הבולטות שלך.

כשאתה מתמודד עם תרגילי אש, הזז פריטים למעלה או למטה ברשימה שלך תלוי במה שעדיין יש לך זמן להשיג. זה יעזור לכם להרגיש פרודוקטיביים למרות הפסדת זמן.

כמו כן, מועיל להחזיק בכיס האחורי כמה פריצות פרודוקטיביות ומנוסות בכיס האחורי כדי לעזור לך להחזיר את המומנטום במהירות. לדוגמה, אולי אתה משתמש בשיטת Pomodoro כדי להגדיר טיימר למשך 25 דקות ואז אחוז את כל המשימות שלך (חיוניות) הקשורות לדוא"ל. ואז עשה את אותו הדבר לשיחות טלפון, ואז אותו דבר לקראת ההכנות לפגישות שיש לך בשבוע הבא. על ידי איסוף וחרוש באמצעות משימות דומות, תקבל מחדש את תחושתך לעשות דברים למרות תרגילי האש.

ערוך סקירה לאחר הפעולה

לאחר שהעשן הפיגורטיבי התפזר, בעוד הזיכרון של כולם טרי, צ'ט עם הצוות שלך על מה שקרה ומדוע. האם יש לצוות נקודה עיוורת? האם זה היה תכנון לקוי שהפך למצב החירום של כולם? האם זה היה אפשר להימנע?

כדי להימנע מקידומי אש בעתיד, הצוות שלך צריך להתוודע למה שקרה ולברר מה אתה יכול לעשות כדי למנוע את זה בעתיד.

ניהלו שיחה עם הבוס שלכם

אם יש דפוס עקבי של תרגילי אש במשרד שלך, הגיע הזמן לשיחה מסוג אחר. שקול לעודד את הבוס שלך לבחון את התבנית ולראות מה הוא או היא יכולים לעשות כדי להוריד את התדירות.

היה עובדתי וישיר: "כרמן, בשלושת השבועות האחרונים עשינו שבעה תרגילי אש שהורידו את הצוות מסדרי העדיפויות העיקריים. כתוצאה מכך המספקים שלנו בפרויקט ABC חלקו וזה לא נראה טוב בשבילנו או בשבילך. מה אנחנו יכולים לעשות כדי להפחית את התלות הזו בתהליכי חירום ולבנות חלק מהעבודה הזו בתוכנית הרגילה שלנו? "

על ידי הצבעה על התדירות והעלות של תרגילים אלו, יתכן שתוכלו ליצור רמת מודעות חדשה. ובאמצעות אסטרטגיית התאוששות מהירה, לא תרגיש שאתה בילית את כל היום בלחץ על מה שלא עשית לעשות.